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Googleドライブでドキュメントを共有することは、もはや目新しいことではありません。そして、リモートワークが地球の隅々にまで及ぶにつれて、それはさらに良くなりました。シンプルなGoogleドライブの共有フォルダは、さまざまなドメインにまたがる非常に多くのコラボレーションアイデアを開くので、私たちにとって朗報です。
あなたはまだそれのコツをつかんでいますか？これらの10のヒントは、共有ファイルを今日から少しだけうまく管理するのに役立つはずです。
Googleドライブ共有の基本
任意のファイルまたはフォルダーを共有できます。ただし、共有している相手と、Googleドライブで許可する共有権限のレベルに注意を払う必要があります。
2分間のビデオでプロセスを要約します。
所有者は、他のユーザーにファイルの完全な所有権、またはある程度の表示と編集のアクセス権を与えることができます。
- 編集することができます： チームで作業している共同スプレッドシート。
- コメントできます： あなたが書いている本の草稿。他の人はファイルを表示してコメントを追加できますが、編集することはできません。フォルダにはコメントがありません。
- 表示できます： プレゼンテーションで作成した週末のパーティの招待状。
閲覧者、コメント投稿者、編集者、または所有者のアクセスを比較したグラフは次のとおりです。
ソース： Googleサポート
1.共有ファイルのコピー、ダウンロード、および印刷を無効にする方法は？
共有ファイルのダウンロード、印刷、およびコピーを禁止できます。高度な情報権利管理機能により、ビューアのメニューからこれらのオプションが削除されます。これは、ドキュメントを制御するもう1つのレイヤーです。
Googleドライブを開きます。共有ファイルを選択し、をクリックします 共有 右上のアイコン。
に 人やグループと共有する ダイアログボックスに、共同編集者の名前を追加します。名前フィールドの横にあるドロップダウンから、共同編集者の権限レベルを設定します。 Googleドライブの共有権限は 編集者 、 ビューア 、 コメント 。
通知と個人的なメッセージの送信はオプションです。ここで、共有ファイルのダウンロード、印刷、またはコピーを無効にすることができます。歯車アイコンをクリックして、ドキュメントのプライバシーを強化するためにオフにできる2つの権限を表示します。
矢印をクリックして前のダイアログに戻り、ファイルを共同編集者に送信します。
視聴者は エクスポートオプションが無効になっています [ファイル]メニューと[編集]メニューの上部にある通知。コピーを作成する、印刷する、およびダウンロードするオプションも、特定のドキュメント、スプレッドシート、およびプレゼンテーションに対してグレー表示されます。
この設定がオンになっている場合でも、「編集」権限を持つユーザーはファイルをダウンロード、印刷、およびコピーできることに注意してください。
2.Google以外のユーザーとフォルダを共有する
友だちや同僚は、Googleドライブのフォルダやドキュメントを表示するのにGoogleアカウントは必要ありません。あなたは彼らのメールアドレスに招待状を送ることができます。または、共有可能なリンクを使用します。
Googleアカウント以外のユーザーと共同編集者は、設定した権限に関係なく、ファイルを表示することしかできません。
パブリックリンクを介した共有は、リンクを知っている人なら誰でもファイルにアクセスできるため、機密文書のセキュリティリスクになります。したがって、ドキュメントを誰でも表示できる場合にのみ、パブリックチャット、電子メール、またはソーシャルメディアで使用してください。
3.共有Googleドライブフォルダをダウンロードします
Googleドライブでは、共有フォルダのコンテンツ全体をZIPアーカイブとしてダウンロードできます。これは、共有ドキュメントのローカルコピーを保存するのに役立ちます。サブフォルダーを含むフォルダー構造は、アーカイブに保持されます。
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に移動 私と共有 Googleドライブ上。フォルダを右クリックして、 ダウンロード 。
また、使用することができます トリプルドットアイコン ツールバーでフォルダをダウンロードします。
Googleドキュメント、シート、またはスライドをダウンロードすると、Officeドキュメントとしてダウンロードされます。他のすべてのファイルは、ネイティブ形式でダウンロードされます。
4.ファイルの所有権を他の誰かに譲渡する
ドキュメントの所有権を他の人に譲渡する理由はたくさんあります。多分誰か他の人がプロジェクトを引き継いでいます。多分誰かがあなたを解雇した。さらに良いことに、あなたは休暇に出かけ、共有ドキュメントの責任を引き継ぎたいだけです。 Googleドライブのドキュメントとフォルダをデジタルで「渡す」プロセスは簡単です。
Googleドライブを開きます。ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで共有フォルダまたはファイルを選択し、[ 共有 右上のアイコン。推定所有者が共有アクセス権を持っていない場合…[人とグループと共有]フィールドにメールアドレスを入力して招待します。それで 保存する 。
I / Oデバイスエラーハードドライブ
ファイルまたはフォルダを所有する人の名前の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。選択する 所有者にする 。
所有権を譲渡した後、あなたの役割は所有者から編集者に交換されます。メッセージポップアップが警告します。 '新しい所有者に通知され、あなたを削除する可能性があります。また、共有設定を変更する機能が失われる可能性があります。
注： 同期またはアップロードされたファイル（PDFや画像ファイルなど）の所有権を譲渡することはできません。
5.共有ファイルへのアクセスをリクエストするにはどうすればよいですか？
共有リンクを介してファイルにアクセスしようとすると、「アクセスが必要です」というメッセージが表示される場合があります。
所有者は、権限を設定する前にリンクを共有する場合があります。また、別のGoogleIDでファイルを開くこともできます。ワンクリックで簡単にアクセスをリクエストできます。
デスクトップ上：
- ファイルへのリンクを開きます。
- [アクセスをリクエスト]をクリックします。
モバイルの場合：
Drive for AndroidまたはiOSアプリを使用すると、「ドキュメントにアクセスできません」というメッセージが表示されたときに、シングルタップでアクセスをリクエストできます。許可をリクエストすると、アプリ内から所有者にメールが送信されます。ファイルの所有者は、AndroidとiOSですぐに通知を受け取ります。
ダウンロード： Googleドライブ アンドロイド | ios （無料）
6.共同編集者を検索する
10人のメンバーとドキュメントを共有するのは簡単です。それを50と共有すると、さらに計画を立てることができます。共有ファイルの管理は、どの共同編集者がどのドキュメントで作業しているかを追跡することも意味します。
に移動 詳細を見る （ツールバーの「I」アイコンをクリックします）。閲覧する アクティビティ タブをクリックすると、最近共有したファイルをすばやく確認できます。
クリック 私と共有 Googleドライブの左側のサイドバーにあります。アクセスを共有するすべてのドキュメントのリストが表示されます。
Googleドライブ検索とその高度なフィルタを使用します。 Gmailフィルタに精通している人にとって、生産性のメリットは驚くことではありません。
Googleドライブの上部にある検索ボックスを使用します。 Googleドライブの検索では、ドキュメントの本文で検索する単語も検索されます。
アップロードしたテキストドキュメントまたはテキストベースのPDFの最初の100ページを検索できます。画像PDFの最初の10ページにあるテキストを検索することもできます。フォルダを掘り下げる代わりに、この強力な機能を使用してファイルにすばやくアクセスします。
Googleドライブにいる間に、 スラッシュキー 検索ボックスにカーソルを置きます。検索ボックスの小さなドロップダウン矢印をクリックして、基本的な検索フィルターを表示します。いくつかの手動パラメータを学ぶことで時間を節約できます。
例：誰かと共有したドキュメントを見つけるには、
to:bob@gmail.comを使用します。
Googleヘルプ 「Googleドライブの高度な検索」セクションの下に完全なリストがあります。
7.連絡先グループを作成して共有を簡素化する
メールの連絡先を使用すると、チームメンバーに個別のドキュメント権限を設定する必要はありません。特定のメールグループの連絡先のコレクションであるラベルを作成するだけです。
ログインする Googleコンタクト 。左側のサイドバーで、 ラベルを作成する 。
チームプロジェクトに応じて、わかりやすい名前を付けます。またはそれらを覚えやすくする他の何か。あなたはできる 権限による名前ラベル それらを覚えやすくするために。すべての連絡先は、複数のラベルの一部にすることができます。
例：Project.viewまたはProject.edit
Googleドライブのファイルまたはフォルダの共有設定フィールドにラベルを入力します。
8.共有ドキュメントのビューカウントを参照してください
Googleはバージョン履歴を保持していますが、共有ドキュメントが何回表示されたかを確認する方法はありません。私は古いものからこの質問への答えを得ました スタック交換 議論。
ドキュメントのリンクをに送信します http：//goo.glURL短縮サービス そのURLのみを共有します。このサービスは、そのリンクがクリックされた回数に関する情報を提供します。これは、ドキュメントがアクセスされた回数を現在知ることができるのとほぼ同じです。
Googleは独自のURL短縮サービスのサポートを終了しました。あなたが使用することができます Bitly 代わりは。これは、ドキュメントを公開して共有し、応答を確認する場合に役立ちます。公開ドキュメントとファイルが検索結果に表示されることに注意してください。
公に共有するためのいくつかのアイデア：
- 電子書籍をアップロードして共有します。
- クリエイティブな製品に対する最初の反応をテストします。
- スライドプレゼンテーションを公開して公開します（SlideShareなど）。
- オープンエデュケーションコンテンツを検索します。
ヒント： 簡単なGoogleサイト検索を使用して、公開ドキュメントを検索できます。例えば。キーワードサイト：drive.google.com
9.Slackと共有する
Slackをまだ使用していない場合は、Slackをチームに紹介します。お気に入りのサービスをSlackで機能させる方法はたくさんあります。 Googleドライブの統合は人気のあるものの1つです。
Slackを使用すると、Googleドライブファイルをインポートして、Slack経由で共有できます。インポートされたすべてのGoogleドライブファイルも、簡単に検索して参照できるようにSlackによってインデックスが作成されます。ファイルはSlackに保存されません---ファイルは引き続きGoogleドライブフォルダに残ります。 Slackは導管として機能します。
小さな例：SlackチャットルームにGoogleドキュメントへのリンクを貼り付けます。 Slackは、統合されると、リンクの下にあるファイルのコンテンツのスニペットを表示します。これは、ブラインドリンクを共有するよりも便利です。
Slackヘルプセンター は、2つの簡単な方法でGoogleドライブをSlackに接続する方法を示しています。
10. MicrosoftOfficeからGoogleドキュメントを共有する
GoogleドライブとMicrosoftWord 2つのオフィススイートの毎日の試合かもしれませんが、2つの大国はついに素晴らしいプレーをしています。 Word、Excel、PowerPointファイルをGoogleドライブにアップロードして、他のGoogleドライブ共有ファイルと同じようにクラウドで作業できます。
すべての更新は、元の形式でファイルに保存されます。ドライブに保存されているOfficeドキュメントもバージョン管理されています。以前のバージョンのOfficeファイルを追跡することも、古いバージョンに戻すこともできます。
プログラムウィンドウを強制的に閉じる10
アドオンや翻訳などの特定のGoogleドライブツールを使用する場合は、MicrosoftファイルをGoogleドキュメントに変換するだけです。それ以外の場合は、1つの形式を別の形式に変更する必要はありません。
Googleドライブでファイルを共有するのは簡単です
また、よりシンプルになりました。他にもいくつかあります 変更できるGoogleドライブの設定 ワークフローをスムーズにします。チームワークの調和はそれに依存しているので、Googleドライブのコラボレーション機能を使って時間を過ごしてください。
コラボレーションの架け橋として、Googleドライブはホームオフィスや世界中のどこにいてもリモートワークのセットアップの一部である必要があります。
画像クレジット： ジグソーパズル Shutterstock経由のRidoによる
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次を読む 関連トピック- 生産性
- Googleドキュメント
- コラボレーションツール
- ファイル管理
- ファイル共有
- グーグルドライブ
- クラウドストレージ
Saikat Basuは、インターネット、Windows、および生産性の副編集長です。 MBAの汚れを取り除き、10年間のマーケティングキャリアを積んだ後、彼は現在、他の人がストーリーテリングスキルを向上させるのを支援することに情熱を注いでいます。彼は欠落しているオックスフォードコンマを探し、悪いスクリーンショットを嫌っています。しかし、写真、Photoshop、および生産性のアイデアは彼の魂を落ち着かせます。
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