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スプレッドシートに入力する場合、Excelの自動入力機能が時間を節約するための最も効率的な方法です。ほとんどの人は、Excelで手動で行う多くのことを自動化できることに気づいていません。
たとえば、下にドラッグして自動入力するときに、2行目または3行ごとにのみ数式を適用したい場合があります。または、シートのすべての空白を埋めたい場合もあります。この記事では、カラムの充填を自動化するための最も効果的な5つの方法を紹介します。
1.Excelで1つおきのセルを自動入力
しばらくExcelを使用したことがある人なら誰でも、自動入力機能を使用して別のセルに基づいてExcelセルを自動入力する方法を知っています。
セルの右下隅でマウスをクリックしたまま下にドラッグするだけで、そのセルの数式がその下のすべてのセルに適用されます（ Excelで数式をコピーする ）。
最初のセルが数式ではなく単なる数値である場合、Excelは1つ上にカウントすることによってセルを自動的に入力します。
ただし、Excelの自動入力数式をその下のすべてのセルに適用したくない場合はどうなりますか？たとえば、他のすべてのセルに名前と名前を自動入力して連結するだけで、アドレス行はそのままにしておきたい場合はどうでしょうか。
Excelで1つおきのセルに自動入力する方法
これは、オートフィル手順を少し変更することで実行できます。最初のセルをクリックして右下隅から下にドラッグする代わりに、最初の2つのセルを強調表示します。次に、カーソルが 'に変わるまで、2つのセルの右下隅にマウスを置きます。 + '。
次に、通常どおりにそれを押したままドラッグします。
Excelは、最初のセルに基づいてすべてのセルを自動的に塗りつぶすのではなく、すべてのブロックの2つおきのセルのみを塗りつぶすようになりました。
他のセルの処理方法
それらの2番目のセルが空白でない場合はどうなりますか？その場合、Excelは、強調表示した最初のブロックの2番目のセルの同じルールを他のすべてのセルにも適用します。
たとえば、2番目のセルに「1」が含まれている場合、Excelは1ずつカウントアップして1つおきのセルを自動入力します。
この柔軟性により、シートにデータを自動的に入力する効率が大幅に向上することは想像に難くありません。これは、Excelが大量のデータを処理しながら時間を節約するのに役立つ多くの方法の1つです。
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2. MicrosoftExcelでデータの終わりに自動入力する
企業環境でExcelワークシートを操作するときによく遭遇することの1つは、大量のワークシートを扱うことです。
その列を自動入力するには、100〜200行のセットの上から下にマウスカーソルをドラッグするのは簡単です。しかし、スプレッドシートに実際に10,000行または20,000行がある場合はどうなるでしょうか。マウスカーソルを20,000行にわたって下にドラッグすると、長い時間がかかります。
これをより効率的にするための簡単なトリックがあります。 Excelで広い領域を自動入力する方法は次のとおりです。列を最後までドラッグする代わりに、キーボードのShiftキーを押したままにします。
セルの右下隅にマウスを置くと、プラスアイコンではなく、2本の水平で平行な線が付いたアイコンになります。
今、あなたがしなければならないのは ダブルクリック そのアイコンを押すと、Excelは列全体を自動的に自動入力しますが、隣接する列に実際にデータがある場所までしか自動入力されません。
この1つのトリックにより、マウスを数百または数千の行にドラッグして無駄にする時間を節約できます。
3.空欄に記入します
あなたがExcelスプレッドシートのクリーンアップを任されていて、上司があなたにそうしてほしいと言っていると想像してみてください。 特定の式を適用する 列内のすべての空白セルに。
予測可能なパターンは表示されないため、上記の「他のすべてのx」オートフィルトリックを使用することはできません。さらに、そのアプローチでは、列内の既存のデータがすべて消去されます。あなたは何ができますか？
さて、あなたがだけ記入するために使用できる別のトリックがあります 空白のセル あなたが好きなもので。
上のシートで、上司は空白のセルに文字列「N / A」を入力するように求めています。数行しかないシートでは、これは簡単な手動プロセスになります。しかし、何千行ものシートでは、丸一日かかります。
したがって、手動で実行しないでください。列のすべてのデータを選択するだけです。次に、 家 メニューから、 検索と選択 アイコン、選択 スペシャルに行く 。
次のウィンドウで、 ブランク 。
次のウィンドウで、最初の空白のセルに数式を入力できます。この場合、入力するだけです 該当なし 次にを押します Ctrl + Enter 同じことが見つかったすべての空白セルに適用されるようにします。
必要に応じて、「N / A」の代わりに、最初の空白のセルに数式を入力できます（または、前の値をクリックして、空白のセルのすぐ上のセルの数式を使用します）。
を押すと Ctrl + Enter 、他のすべての空白セルに同じ数式を適用します。この機能を使用すると、乱雑なスプレッドシートのクリーンアップを非常にすばやく簡単に行うことができます。
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4.前の値のマクロで埋める
その最後のトリックは実際にはいくつかのステップを踏みます。たくさんのメニュー項目をクリックする必要があります。クリックを減らすことが、より効率的になることですよね？
それでは、最後のトリックをさらに一歩進めましょう。マクロで自動化しましょう。次のマクロは基本的に列を検索し、空白のセルをチェックします。空白の場合、その上のセルから値または数式がコピーされます。
マクロを作成するには、をクリックします デベロッパー メニュー項目をクリックし、 マクロ アイコン。
マクロに名前を付けてから、 マクロを作成する ボタン。これにより、コードエディタウィンドウが開きます。次のコードを新しい関数に貼り付けます。
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
上記のスクリプトのアプローチは、柔軟性を持たせることです。そのため、シートのユーザーは、どの列と行から開始するかを指定できます。だから今、あなたがこのようなシートを持っているとき：
空白のセルにその上のセルと同じ数式を入力したら、マクロを実行して列Gのギャップを埋めることができます。
列と行を開始するためのプロンプトに答えると、既存のデータに触れることなく、その列のすべてのギャップが埋められます。
これは基本的に、既存のデータをそのままにして、列を自動入力します。これは、マウスを列の下にドラッグするだけでは簡単ではありませんが、上記のメニュー方式のアプローチまたはこのセクションで概説したマクロアプローチのいずれかを使用することで可能です。
5.反復計算マクロ
反復計算は、前の行の結果に基づいています。たとえば、翌月の会社の利益は前月の利益に依存する場合があります。
その場合、シートまたはワークブック全体からのデータを組み込む計算に前のセルの値を含める必要があります。これを実行すると、セルをコピーして貼り付けるだけでなく、セル内の実際の結果に基づいて計算を実行できます。
前のセルの結果に基づいて新しい計算を実行するように、前のマクロを変更してみましょう。
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
このスクリプトでは、ユーザーは最初と最後の両方の行番号を指定します。列の残りの部分にはデータがないため、スクリプトはどこから開始すればよいかわかりません。スクリプトに範囲が指定されると、スクリプトは前の値を使用してインタラクティブな計算を実行し、列全体に新しいデータを入力します。
これは反復計算の代替アプローチにすぎないことに注意してください。次の空のセルに数式を直接入力して同じことを行い、前のセルを数式に含めることができます。次に、その列を自動入力すると、同じ方法で前の値が組み込まれます。
マクロを使用する利点は、必要に応じて、単純なセル数式内では実行できない高度なロジックをインタラクティブな計算に追加できることです。
あなたはについてもっと学ぶことができます ここでExcelマクロを作成するときに避けるべきエラー 。
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Excelの列の自動入力は簡単です
ご覧のとおり、列の自動入力時に選択するアプローチにより、ワークロードを大幅に削減できます。何千もの列または行を持つスプレッドシートを扱う場合は特に重要です。少しの忍耐と練習の後、Excelで数式を簡単に自動入力できるようになります。
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ライアンは電気工学の理学士号を取得しています。彼は自動化エンジニアリングで13年間、ITで5年間働いており、現在はアプリエンジニアです。 MakeUseOfの元編集長であり、データの視覚化に関する全国会議で講演され、全国のテレビやラジオで取り上げられました。
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