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メールをアーカイブすることは、受信トレイを整理するための最良の方法の1つです。 Outlookでこれを実行したい場合は、幸運です。 Outlook forWebとOutlookfor Desktopはどちらも、電子メールを簡単にアーカイブできます。
このガイドでは、コンピューター上のMicrosoftOutlookで電子メールをアーカイブするためのすべての最良の方法について説明します。
Outlookのアーカイブとは何ですか？
Outlookとメールのコンテキストでは、アーカイブは基本的に、メインの受信トレイとは別に保持するために選択したすべてのメールです。
Outlook for Webでは、電子メールをアーカイブするということは、電子メールをメインの受信トレイフォルダーからアーカイブフォルダーに移動することを意味します。
Outlook for Desktopでは、電子メールのアーカイブとは、基本的に、電子メールをメインのOutlookPSTファイルから新しいPSTファイルに移動することを意味します。このPSTファイル内を移動して、アーカイブされたすべての電子メールにいつでもアクセスできます。
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Outlookを使い始めたばかりの場合は、 Outlook forWebとデスクトップを比較する どちらがニーズに合っているかを確認してください。
すべての電子メールアカウントにOutlookアーカイブを使用できますか？
Outlookでアーカイブ機能を使用できない場合が2つあります。
まず、Exchange Serverの電子メールアカウントを持っていて、組織でMicrosoft Exchange Server Online Archiveを使用している場合、ネイティブのOutlookアーカイブ機能を使用することはできません。
次に、ネットワーク管理者がアーカイブ機能を無効にしている場合は、メールをアーカイブすることもできません。
どちらの場合も、組織のネットワーク管理者に相談してください。
Outlook forWebで電子メールをアーカイブする方法
Outlook for Webでの電子メールのアーカイブは、デスクトップアプリで行うよりも簡単です。いくつかのオプションをクリックするだけで、選択したメールがアーカイブされます。
方法は次のとおりです。
- に向かいます Outlook.com メールアカウントにログインします。
- メールが保存されている左側のフォルダをクリックします。
- 右ペインからアーカイブするメールを選択します。
- と言うオプションをクリックします アーカイブ 上部のメニューバーにあります。
- 誤ってメールをアーカイブした場合は、 元に戻す あなたの行動を逆転させるために下部に。
クリックすると、アーカイブされたすべてのメールを表示できます アーカイブ 左に。
アーカイブされたメールをメインフォルダに戻したい場合は、 アーカイブ フォルダ、メールをクリック、クリック へ引っ越す 上部で、メールを移動する場所を選択します。
関連している： Gmailですべての古いメールをアーカイブし、受信トレイをゼロにする方法
Outlookで電子メールを自動的にアーカイブする方法
Outlook for Desktopでは、電子メールを自動または手動でアーカイブできます。このセクションでは、Outlook forDesktopで自動アーカイブ機能を使用する方法について説明します。
AutoArchiveは、Outlookアプリでメールを自動的にアーカイブするのに役立つ機能の名前です。この機能は、事前定義された時間が経過した後、メインフォルダからアーカイブに電子メールを送信します。
この機能ではさまざまなオプションを構成できます。次の手順では、その方法について説明します。
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- 開ける 見通し お使いのコンピュータで。
- クリック ファイル 上部にあるを選択し、 オプション 左側のサイドバーから。
- クリック 高度 左側のオプション。
- 探す AutoArchive 右側のペインで、 自動アーカイブ設定 ボタン。
- ダニ AutoArchiveを毎回実行する 上部のオプションを選択し、Outlookで機能を実行するタイミングを指定します。
- の中に アーカイブ用のデフォルトのフォルダ設定 セクションで、アイテムをアーカイブするタイミングを選択します。基本的に、Outlookコンテンツの年齢を指定します。
- クリック ブラウズ アーカイブファイルの保存先フォルダを選択します。これを行う必要があるのは、デフォルトのOutlookPSTディレクトリが気に入らない場合のみです。
- 最後に、ヒット わかった 下部に変更を保存します。
Outlookによる電子メールの自動アーカイブを停止したい場合は、自動アーカイブ機能を無効にすることができます。
これをする：
- 開ける 見通し お使いのコンピュータで。
- クリック ファイル 上部で選択します オプション 左に。
- クリック 高度 左側のオプション。
- クリック 自動アーカイブ設定 右側のペイン。
- チェックを外します AutoArchiveを毎回実行する 上部のオプション。
- クリック わかった 底に。
Outlookで電子メールを手動でアーカイブする方法
電子メールのアーカイブをより細かく制御するために、実際にはOutlookで手動で電子メールをアーカイブできます。これにより、必要に応じてメインのメールをアーカイブに送信できます。
この方法を使用するには：
- 開ける 見通し お使いのコンピュータで。
- クリック ファイル 左上隅にあります。
- を選択 情報 左側のタブ。
- 下矢印アイコンをクリックして ツール 選択します 古いアイテムをクリーンアップする 。
- 手動の電子メールアーカイブを構成するためのダイアログボックスが表示されます。
- 上部には、アーカイブに何を含めるかを決定できる2つのオプションがあります。使用したいものを選択してください。
- アーカイブに追加するフォルダを選択します。
- カレンダーオプションを使用して、アイテムの年齢を選択します。
- クリック ブラウズ Outlookアーカイブファイルを保存するフォルダを選択します。
- 打つ わかった Outlookでメールアーカイブの作成を開始するには、下部にあります。
アーカイブが作成されると、結果のPSTファイルを任意の場所に移動できます。
Outlookでアーカイブされた電子メールを表示する方法
Outlook for Desktopでアーカイブされた電子メールにアクセスするのは、Outlook forWebでアクセスするのと同じくらい簡単です。アーカイブファイルをOutlookにロードするだけで、アーカイブされたすべての電子メールが表示されます。
PST電子メールアーカイブファイルをコンピューターのOutlookにインポートする方法は次のとおりです。
- 発売 見通し 。
- クリック ファイル 上部のメニュー。
- 選択する オープン＆エクスポート 左側のサイドバーにあります。
- 右側のペインで、 Outlookデータファイルを開く PSTデータファイルをプログラムにインポートしているとき。
- アーカイブファイルが置かれているフォルダに移動し、ファイルをクリックして、 開ける 底に。
- ファイルがプログラムに読み込まれ、アーカイブされたすべての電子メールを表示できるようになります。
あなたはできる OutlookPSTファイルをマージします 複数のファイルがある場合。
メールをアーカイブしてOutlookを整理する
受信トレイ内のメールの数を見るだけで圧倒されたと感じた場合は、それらのメールをアーカイブして削除するときが来ました。上記の方法を使用して、重要度の低いメールをアーカイブに移動します。これにより、すぐに注意が必要なメールに取り組むことができます。
メールの問題は、プロであってもメールの管理が簡単ではないということです。ただし、電子メールの管理の負担を大幅に軽減する方法を学ぶためのヒントとコツがいくつかあります。
共有 共有 つぶやき Eメール 受信トレイを征服する方法：メールの生産性とセキュリティに関する60以上のヒント受信トレイに圧倒されないでください。メールを完全に征服するために知っておくべきことはすべてここにあります。
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Maheshは、MakeUseOfのテクニカルライターです。彼は約8年間、技術ハウツーガイドを執筆しており、多くのトピックを扱ってきました。彼は、デバイスを最大限に活用する方法を人々に教えるのが大好きです。
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