Home-theater-designers
同僚に助けを求めたり、課題を送ったりしなければならない立場にいるのに、少し気まずい思いをしているかもしれません。あるいは、電話やメールのやり取りが気にならないだけかもしれません。プロジェクトリクエストボードを作成しませんか?
ClickUp や Asana などのプロジェクト管理ツールにサインアップして同僚を参加させることもできますが、Google スプレッドシートというシンプルで無料のソリューションに既にアクセスしている可能性があります。この記事に従って、この一般的なスプレッドシート ツールを使用してプロジェクト リクエスト ボードを作成する方法を学習してください。
Google スプレッドシートでプロジェクト リクエスト ボード レイアウトを作成する
プロジェクト リクエスト ボードを作成する目的は 2 つあります。これは、タスクの委任によって生じる摩擦を克服する方法として役立ちます。さらに、やり取りのやり取りが減り、時間を節約できます。
基本的に、ボードに課題を追加するたびに、同僚がそれを完了するために知る必要があるすべてのことを計画します。そのため、一貫性を保ち、重要な詳細を毎回追加するよう促すレイアウトを作成する必要があります。詳細は次のとおりです。
- 期日。
- 優先順位。
- 説明。
- 誰が責任を負っていますか。
- 誰が割り当てているのか。
職場はそれぞれ異なるため、チームのニーズに合わせて調整するために含めることができる追加の詳細がいくつかある場合があります.したがって、始める前に、少し時間を取って、それについて熟考してください。今考えられない場合は、後で追加できますが、少ないほど良いことを忘れないでください。不要な手順を追加したくないでしょう。
サムスンの携帯電話からコンピューターに写真をダウンロードするにはどうすればよいですか？
プロジェクト リクエスト ボードの使用を開始するには、Google スプレッドシートで空白のドキュメントを開きます。スプレッドシートの上部に、次のタイトルとその他の追加情報を記入してください。
- タスク —ここでは、課題に一意のタイトルを付けます。
- 説明 —このタイトルの下に、彼らが何をする必要があるかの簡単な要約を書きます.物事を整理するには、使用します クリップ あなたの テキストの折り返し 次のセルの下にテキストを押し込む設定。
- 譲受人 —ここで、タスクを引き渡す同僚にタグを付けます。
- 優先順位 —ここでは、緊急度を表示できます。
- 期限 —これにより、タスクの期限が通知されます。
- 状態 — チームはこの列を使用して進捗状況を共有します。
- によって作成された —委任者は自分の名前をここに入力して、担当者がタスクと情報が誰から来ているかを知ることができます。
タイトルを太字にし、行に背景色を追加して、タイトルを目立たせます。あなたもすることができます Google スプレッドシートの一番上の行を固定する それを強調表示してに行くことによって 意見 トップメニューで、 氷結 、 その後 1行 .
Google スプレッドシートにステータス ボタンを追加する
プロジェクト リクエスト ボードにステータス ボタンを追加すると、同僚と簡単に進捗状況を共有できます。また、全員のワークロードの概要を簡単に把握し、誰かが追加のハンドを使用できるかどうかを特定するための優れた方法でもあります。使用できるステータスの例を次に示します。
- やること。
- やってます。
- 終わり。
- 立ち往生。
- 保留。
- レビュー用。
シートにドロップダウン メニューを追加することで、ClickUp や Asana などのプロジェクト管理ソフトウェアに見られるような作業ステータス ボタンを作成できます。これをする：
- ステータス列をハイライトします。所有 CTRL また CMD タイトル セルをクリックして選択を解除します。
- に行く データ トップメニューにあります。
- クリック データ検証 となり、サイドバーが開きます。
- 下 基準 、あなたが持っていることを確認してください 落ちる 選択されました。
- 以下のテキスト フィールドにオプションを入力します。 別のアイテムを追加 ボタンをクリックして、追加のスポットを作成します。
- それぞれに好きな色を割り当てます。
- 打つ 終わり .
これで、チームがタスクのステータスを表示するために使用できるメニューができました。リストの下部に編集ボタンがありますが、それは選択したセルに対してのみ機能します。すべてのステータス ボタンを変更するには、データ検証メニューに戻り、編集するルールをサイドバーから選択します。
これらの手順を繰り返して、クイック オプションを 優先順位 、 譲受人 、 と によって作成された 必要に応じて列。
Windows10用の無料サウンドイコライザー
コメントを使用して Google スプレッドシートでタスクを割り当て、議論する
シートで誰かにタグを付けたりメンションしたりするだけでは、Google は通知を送信しません。誰かをプロジェクトに割り当てるときは、次の手順に従って注意を喚起できます。
- 引き継ぎたいタスクの名前を選択します。
- 右クリックして選択 コメント または、ツールバーの吹き出しアイコンに移動します。
- @ の後に名前またはメール アドレスを入力します。必要に応じて、ここにメッセージを含めることもできます。
- クリック 割当 .
これで、同僚が質問をした場合、同じスレッドにコメントとして追加できるようになりました。タスクに関するすべてのコミュニケーションを割り当てた同じ場所に保管することで、後で誰かが復習を必要とする場合に、どこで会話を見つければよいかを正確に知ることができます。
Google スプレッドシートでバージョン履歴を使用する
複数の人がシートを使用するため、誰かが誤って重要な情報を削除または上書きした場合に備えて、バックアップを取っておくとよいでしょう。シートの上部に、最新の編集が行われたことを示すハイパーリンクがあります。これをクリックすると、以前の作業セッションのバックアップと行われた変更が表示されます。
Google スプレッドシートでバージョン履歴を使用する は、過去のプロジェクトやメモが必要な場合に参照できるので便利です。ただし、シートが何らかの形で台無しになった場合は、以前のバージョンに戻すこともできます。
ノート : 完了した課題のより直接的な記録が必要な場合は、画面の左下にあるプラス記号を使用してドキュメントに別のシートを追加し、ステータスが 終わり .
Google スプレッドシートとのコラボレーション
Google スプレッドシートでプロジェクト リクエスト ボードを作成すると、割り当てを委任したり共同作業したりするときに時間を節約できる優れた方法です。行き来が少なくなるだけでなく、誰もがタスクの情報を見つける場所を把握できるようになり、すべてが 1 か所にまとめられます。
また、助けを求めたり、仕事を片付けたりするときに感じるぎこちなさの一部を回避するのにも役立ちます.行くにつれて、より快適になります。