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電子メールフィルターを設定するか、会話をフォルダーに整理することは、電子メールの受信トレイを管理するための効率的な方法です。たとえば、ニュースレターをより重要なメッセージから分離するためのフィルターを設定できます。また、特定の電子メールを自動的にゴミ箱に移動したり、スパムとしてマークしたりするための優れた方法でもあります。
Gmail、Yahooメール、Outlookでメールを自動的に並べ替えるメールフィルターを設定する方法を紹介します。
Gmailでメールをフィルタリングする方法
Gmailフィルタの編集を開始すると、Gmailが実際の「フォルダ」を使用していないことに気付く場合があります。 Gmailはこれらを呼び出します ラベル 、ただし、名前が異なることを除けば、機能的には同じです。
Gmailフィルタの作成を開始するには、 Gmailの受信トレイ 、上部の検索バーの右側にある小さな矢印アイコンをクリックします。これにより、詳細検索ボックスが開き、フィルターの属性を指定できます。
これらの仕組みは次のとおりです。
- にメールアドレスを入力してください から そのアドレスからのメッセージにフィルターを適用するフィールド。
- NS * 文字はワイルドカードなので、入力できます * @ domain.com 特定のドメインからのすべてのメッセージをフィルタリングします。
- NS に 分野 Gmailのエイリアスとうまくペアリング 。メールアドレスを入力する場所ならどこでも、 もっと（+） その後、無制限の代替アドレスを作成し、すべてが受信トレイに直接送信されます。
- たとえば、LinkedInにサインアップした場合 John+LinkedIn@gmail.com LinkedInからのメッセージを受信トレイに入れたくない場合は、そのアドレスに送信されたメッセージをフィルタリングできます。
- NS 主題 フィールドを使用すると、件名に特定の単語を含むメッセージをフィルタリングできます。
- 言葉があります と 持っていない メールをスキャンして、好きな単語を探すことができます。ここでは、ANDやORなどのGmailの検索演算子を使用して、複数の単語を検索できます。
- たとえば、単語を含むすべてのメッセージにフィルターを作成するとします。 退会 、ただし、銀行のメールは含めたくありません。あなたが入ることができます 登録を解除する の中に 言葉があります フィールド、次に アメリカ銀行 の 持っていない これらの単語を含む結果を除外します。
- 必要に応じて、 サイズ メッセージが大きいか小さいか。
- 使用する 内の日付 特定の日付の近くに受信したメッセージでフィルタリングします。
- 添付ファイル付きのメールのみを検索する場合は、 アタッチメントあり 箱。また、Gmailでハングアウトと頻繁にチャットする場合は、確認することをお勧めします チャットは含まれません それらからのノイズを削減します。
- 最後に、 検索 ボックスオン すべてのメール 特定の既存のラベルからのみフィルタリングする場合を除きます。
完了したら、をクリックします フィルタを作成する ウィンドウの右下隅にあるボタン。フィルタが正しいことを確認する場合は、をクリックします 検索 最初にそれに一致するメールを表示します。
フィルタアクションのカスタマイズ
次に、このフィルターにヒットした電子メールがどうなるかを決定する必要があります。
受信トレイをクリーンに保とうとしている場合は、 受信トレイをスキップ（アーカイブ） 良い第一歩です。これと組み合わせて、スターを追加したり、後でそのメッセージをどう処理するかがわかるようにラベルを付けたり、重要としてマークしたりできます。
ここには追加のオプションがあり、設定しているフィルターによっては便利な場合があります。 スパムに送信しないでください Gmailが正当なメッセージを送信している場合に便利です。
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完了したら、確認してください X一致する会話にもフィルターを適用します このフィルターを既存のメールと将来のメッセージに適用する場合。クリックする フィルタを作成する プロセスを完了します。
既存のフィルターはいつでも確認または編集できます。クリック 設定 右上の歯車アイコン、続いて すべての設定を表示 。選ぶ フィルタとブロックされたアドレス 上部にあるすべてを表示し、必要に応じて削除または変更します。 Gmailにはエクスポート機能も用意されているため、フィルタをファイルに入れて共有することができます。
良いフィルターのアイデアを考えるのに問題がありますか？ Gmailが役に立ちます。
受信トレイのメッセージの横にあるチェックボックスをオンにしてから、 3ドットメニュー>次のようなメッセージのフィルタリング 。これにより、以前と同じようにフィルターウィンドウが起動しますが、選択したメッセージに基づいて一部のフィールドが事前に入力されています。
詳細については、フィルターを使用して解決できる厄介なメールの問題をご覧ください。
Yahooメールフィルターの設定方法
Yahooメールでフィルターを設定するには、 Yahooメールの受信トレイ 、次に右上の歯車アイコンをクリックして、 その他の設定 。を選択 フィルタ 左側のタブを選択し、 新しいフィルターを追加する 1つを開始します。
YahooはGmailほど多くのフィルター機能を提供していません。カスタマイズするフィールドは4つあります。 から 、 To / CC 、 主題 、 と 体 。フィルタに名前を付けることができます。これにより、メインでフィルタをすばやく確認できます。 フィルタ 詳細を確認せずにタブ。
カテゴリは自明です。それぞれについて、あなたはその電子メールをフィルタリングすることを選択できます 含まれています 、 含まれていません 、 で始まる 、 また で終わる 選択した単語。また、大文字と小文字を区別する機能もあります。これは、すべて大文字の頭字語をフィルタリングする場合に便利です。
必要に応じてフィルター基準を完了したら、一致するメッセージを移動するフォルダーを選択できます。
フィルタは上から下の順序で適用されることに注意してください。したがって、リストを確認するときは、最も重要なフィルターが一番上にあることを確認してください。メッセージが複数のフィルターに該当する場合は、これが優先されます。このページから既存のフィルターを編集または削除することもできます。
Yahooフィルタリングについて知っておく必要があるのはこれだけです。その他のヒントについては、を参照してください。 Yahooアカウントを安全にする方法 。
Outlookで電子メールをフィルタリングする方法
電子メールにOutlook.comを使用している場合、メッセージをフィルタリングする方法は次のとおりです。
あなたの Outlookの受信トレイ をクリックします 装備 右上のアイコン、続いて すべてのOutlook設定 このリストの一番下にあります。確実に 郵便 左側のタブでが選択されている場合は、 ルール 次のリストに。最後に、をクリックします 新しいルールを追加する 新しいフィルターを作るために。
フィルタに名前を付ける必要があります。次に、下のボックスを開きます 条件を追加する 利用可能なオプションを確認します。
それらの多くがあり、Outlookはそれらをグループに分けます。たとえば、1つのカテゴリは 私の名前は 、ここで選択できます 私はToラインにいます 、 私はCCラインにいます 、 私はToラインにいません 、および同様。複数必要な場合は、 別の条件を追加する 最初のボックスの下。
ここにすべてを網羅するには多すぎますが、最も役立つものには次のものがあります。
- 私の名前は> To行にありません CCまたは大量の電子メールが送信された電子メールをキャッチします。
- >でマーク 重要性 また 感度 Outlookに固有の感度または優先度レベルを使用してメッセージをキャッチします。
- 受け取った >> 前 また 後 日付でメッセージをフィルタリングします。
条件を設定したら、下に少なくとも1つの項目を指定する必要があります アクションを追加する 。メッセージをフォルダに移動またはコピーするか、削除するかを選択できます。適切な選択は、メッセージを固定することです。これにより、レビューのためにメッセージが受信トレイの一番上に表示されます。メッセージに特定の重要度をマークしたり、別のアドレスに転送したりすることは、他の便利なアクションです。
また、Outlookでは、以前の条件のいずれかを使用して例外を追加できます。したがって、特定の人からのメッセージ、または重要としてマークされたメッセージを除外するフィルターを設定できます。
を確認してください その他のルールの処理を停止します このフィルターを通過するメッセージが他の人の影響を受けないようにする場合は、ボックスをクリックします。たとえば、1つのフィルターがすべての重要なメッセージを固定し、2番目のフィルターが添付ファイルのあるすべてのメッセージを削除する場合、Outlookが添付ファイルのある重要なメッセージを削除しないように、このチェックボックスをオンにします。
Outlookフィルターを作成するために必要なのはこれだけです。さらに必要な場合は、上記を繰り返します。
メールフィルターが簡単に
電子メールフィルターは、受信トレイ内のメッセージの洪水を減らすために使用できる強力なツールです。これらを使用してメールワークフローを改善できると確信しています。特に、より多くのオプションを提供するGmailとOutlookで。
さらにヘルプが必要な場合は、メールの受信トレイを整理および管理するための追加の方法を確認してください。さらに、その他のメールのヒントについては、カスタムの返信先メールアドレスを使用する方法をご覧ください。
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ベンは、MakeUseOfの副編集長およびオンボーディングマネージャーです。彼は2016年にフルタイムで執筆するためにITの仕事を辞め、振り返ることはありませんでした。彼は7年以上にわたり、プロのライターとして技術チュートリアルやビデオゲームの推奨事項などを扱ってきました。
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