PDF ファイルを管理するために必要な 10 の基本スキル

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PDF は、履歴書や公式フォームから電子書籍に至るまで、ドキュメントのファイル形式として最も広く使用されています。とはいえ、PDF を扱うための基本的なスキルを身につけておくことが不可欠です。以下で重要なもののいくつかを説明します。

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1. PDF 内のテキストを変更する

PDF を使用するときに最もイライラすることの 1 つは、PDF を編集または更新する必要があるときです。これは、Excel、Word、PowerPoint のファイルを送信する前に PDF に変換した場合に発生することがあります。

デフォルトでは、元のファイルが変更可能な形式であり、PDF に再変換する前にそこで編集しない限り、PDF を変更することはできません。元のファイルがない場合は、作業が難しくなります。

幸いなことに、このイライラする制限を克服するための回避策がいくつかあります。 Adobe が PDF を作成したのですから、それを編集するツールがあるのは当然のことです。ただし、PDF を編集するには、Adobe Acrobat のフルバージョンが必要です。 PDF をお持ちの場合は、次の手順で PDF を編集できます。

打ち上げ アクロバット そしてファイルを開きます。
クリック PDFの編集 右ペインのツール。
Acrobat 編集ツールを使用して、テキストのフォントの変更など、テキストを追加および編集します。
完了したら、クリックします保存。

Adobe Acrobat にアクセスできない場合は、次を使用できます。 Adobe の無料オンライン PDF エディター。機能が制限されている場合は、次のような他のソフトウェアを試すこともできます。 PDF要素。もう 1 つの方法は、PDF を Word 文書などの編集可能な形式に変換することです。必要な編集を行った後、PDF に再変換します。

2. 特定のページを保存する

ほとんどの PDF ファイルには多くのページが含まれています。ファイルから数ページだけが必要な場合は、それらを抽出して新しい PDF として保存できます。 Mac を使用している場合は、次のことができますプレビューを使用して PDF ファイルからページを追加、削除、または抽出する。これをする：

PDFをプレビューで開きます。サイドバーが存在することを確認してください。これを行うには、 ビュー >チェック サイドバーを常に表示する 。
抽出したいページを選択します。 Control キーを押しながらクリックして選択します 名前を付けてエクスポート コンテキストメニューで。
ファイル名と保存場所を入力します。クリック保存。

Windows ユーザーの場合:

ファイルを開きます。選択する ファイル > 印刷する 。
ページを入力して保存したいページを選択します。ページが連続していない場合は、ページをカンマで区切ります (例: 2、5、7 ）。
クリック PDF > 選択 PDFとして保存 ドロップダウンメニューから。
選ぶ保存。

3. PDF ファイルを変換する

PDF ファイルを TXT、HTML、DOCX などの形式に変換したり、PNG や JPG などの画像ファイルタイプに変換したりできます。デスクトップでこれを行う方法はたくさんあります。たとえば、Mac でプレビューを使用して、PDF をさまざまな種類の画像ファイルに変換できます。

PDFファイルをプレビューで開きます。
選択する ファイル > 輸出。横のドロップダウンメニューから希望の形式を選択します フォーマット 。押すことができます オプション をクリックすると、その他のファイル形式オプションが表示されます。

Windows にはプレビューに相当するものが存在しないため、回避策としては次の方法があります。 Adobe の無料 PDF コンバーターまたはサードパーティのアプリ。あなたもすることができます Google ドライブを使用して PDF を Word に変換する。

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4. WebページをPDFファイルとして保存する

Web ページを PDF ファイルとして保存すると、インターネット接続がなくても特定の Web ページにアクセスする必要がある場合に便利です。ありがたいことに、ほとんどのブラウザでは Web ページを PDF ファイルとして保存できます。

Google Chromeを使用している場合は、を押してください Ctrl + P Windows または Cmd + P マックで。必ず選択してください PDFとして保存 として 行き先 そして押します保存。

一方、あるのは、 Safari で Web ページを PDF ファイルとして保存するいくつかの方法あなたの好みに応じて。 Safari で Web ページを PDF として保存する最も簡単な方法は、次の方法を使用することです。

外出先でのUSBとは

Safariで保存したいWebページを開きます。
クリック ファイル メニュー。
選択する PDF としてエクスポート...
ダイアログボックスで、PDF ファイルの名前を入力し、保存する場所を選択します。
クリック保存ボタン。

に保存することもできます リーダービュー 不要な Web の煩雑さを排除したり、ブラウザ上で表示されるとおりに保存したりできます。

5. PDF ポートフォリオを作成する

PDF ファイルは幅広いファイルタイプをサポートしているため、PDF ポートフォリオを作成して、さまざまなファイルタイプを 1 つの統合された PDF ユニットに結合できます。 PDF ポートフォリオを使用すると、ファイルは個々のアイデンティティを保持しながら、単一の PDF ファイルに収集されます。

PDF ポートフォリオでは、ポートフォリオ内の他のファイルとは独立して、各コンポーネントファイルを開いたり、フォーマットしたり、編集したりできます。 PDF 以外のファイルを編集すると、スプレッドシートなどのファイルが PDF ポートフォリオ内からネイティブアプリケーションで開きます。その後、ポートフォリオ内に加えた変更が保存されます。

注意点は、これは Adobe Acrobat でのみ実行できるということです。他の同様のツールには次のものがあります。 Nitro PDF エディターそして PDF要素。デスクトップに Adobe Acrobat がある場合、PDF ポートフォリオを作成する方法は次のとおりです。

開ける アクロバット > ファイル > 作成する 。
選択する PDFポートフォリオ 。
ファイルをダイアログボックスにドラッグするか、 追加ファイル 利用可能なオプションから選択します。
クリック 作成する 。
左側のペインでファイルのサムネイルを移動して、ファイルを並べ替えたり削除したりできます。

6. PDF を結合する

すべてのファイルを PDF に変換することに問題がない場合は、Adobe Acrobat を使用できます。 ファイルを結合する 道具。これにより、他のすべてのファイルタイプが PDF に変換され、結合されます。 Adobe Acrobat をお持ちでない場合は、回避策があります。 Mac 上の画像と PDF ファイルを 1 つの PDF に結合できます。

これを行うには、項目を選択し、ダブルクリックしてコンテキストメニューを表示し、 クイックアクション > PDFの作成 。ただし、Word ドキュメントやスプレッドシートを追加した場合、これは機能しません。これらのファイルタイプを追加する場合は、結合する前にまず PDF に変換する必要があります。

も使用できます Adobe の無料 PDF 結合ツール。

7. PDF ページの回転とトリミング

場合によっては、特定のビュー (縦または横) が PDF ドキュメント内のテキストにより適していることがあります。テキストの表示を変更する簡単な方法は、ページまたは文書全体を回転することです。ありがたいことに、ほとんどの PDF リーダーにはこの機能があります。リーダーで文書を開いて、回転オプション。

Adobe Acrobat を使用している場合は、 Shift + Ctrl + プラス (+) 時計回りに回転させ、 Shift + Ctrl + マイナス (-) 反時計回りに回転します。あるいは、試してみることもできます Adobe の無料 PDF 回転ツール。

Mac では、プレビューを使用して PDF ファイルのページを回転できます。 PDF ファイルをプレビューで開き、サイドバーから特定のページまたはすべてのページを選択して、 回転ツール ツールバーで。

8. 機密情報を編集する

文書の一部の機密情報 (ライセンス番号や連絡先詳細など) を保護しようとするときに多くの人が犯す間違いの 1 つは、マークアップツールを使用して、その上を塗りつぶした黒い四角形を描画することです。

この情報をカバーする最良の方法は、ほとんどの PDF ソフトウェアに組み込まれている墨消しツールを使用することです。テキストや画像を隠すのではなく、墨消し塗りを使用して選択した領域をピクセルごとに置き換えます。

9. PDF をパスワードで保護する

PDF を使用すると共有がはるかに簡単になりますが、悪者の手に渡ってしまう危険性があります。 PDF をパスワードで保護すると、ドキュメントの内容が暗号化され、受信者はアクセスする前にパスワードを入力する必要があります。

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上記のほとんどの機能と同様、ほとんどの PDF リーダーでは文書にパスワードを追加できます。 PDF リーダーをお持ちでない場合は、以下を使用できます Adobe の無料 PDF パスワード保護ツールまたは Wordでパスワードで保護されたPDFを作成する。

10. 透かしを追加する

PDF に透かしを追加するのは、知的財産を保護する最も簡単な方法です。また、文書がオリジナルなのかコピーなのかを人々に知らせます。追加することで「スタンプ」としても機能し、ブランドの認知度を高めることができます。

ほとんどの PDF リーダーでは、この機能を利用するにはある程度の費用が必要です。幸いなことに、オンラインで PDF に透かしを追加する無料の方法。

PDF をマスターする

編集から保護まで、適切なツールとテクニックを使用すると、PDF ドキュメントを簡単に操作して最適化できます。これらのスキルを活用すると、デジタルドキュメント管理の効率と生産性が向上します。