プロジェクト評価の方法 (ツールを使用)

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを評価して、プロジェクトが会社とチームの目標と目的を満たしているかどうかを確認します。完了後にプロジェクトを評価すると、影響をよりよく理解し、改善が必要な領域を特定するのに役立ちます。

プロジェクト評価は、将来のプロジェクトに洞察と教訓を提供できるため、どのプロジェクトにも不可欠です。プロジェクトの評価プロセスが完了したら、調査結果を関係者やチームメンバーと共有することが不可欠です。プロジェクトを評価するには多くの方法がありますが、選択した方法に関係なく実行する必要がある基本的な手順を次に示します。

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1. 評価計画の作成

プロジェクトを作成するときは、達成したい目的と目標を検討し、それらをチームと共有して、前進するための明確な道筋を提供する必要があります。決定した目標と目的は、使用するプロジェクト評価方法を選択するのに役立ちます。

たとえば、プロジェクトの目標がチームの生産性を向上させることである場合、生産性を評価するためのツールとして、タスクの完了に関するデータを確認することができます。学習に興味があるかもしれません生産性向上のためにプロジェクトのマイルストーンを設定する方法 .

2. 評価のソースの選択と実装の準備

最初のステップは、評価用のデータを収集する方法を選択することです。インタビュー、フォーカスグループ、調査、ケーススタディ、観察のいずれを使用するかを決定できます。情報を取得しようとしている人に適した評価ツールを選択します。つまり、含めたい人を特定します。

人々へのインタビューや調査を計画している場合でも、事前に質問を準備する必要があります。フォーカスグループを使用する場合は、招待状を送信し、日付を選択し、質問を一覧表示する必要があります。

評価のソースを選択し、実装の準備ができたら、詳細なスケジュールを共有し、職務を委任して、チームが次のステップに備える必要があります。誰が何をしているのかはっきりしない場合は、チームの役割と責任を定義するための最良のヒント .

3. プロジェクト評価の実施

プロジェクトの進行中は、すべての要素を監視して、プロジェクトが予算内に収まり、スケジュールどおりに実行されていることを確認することが重要です。チームと共有するステータスレポートを作成すると、全員がプロジェクトのステータスを明確に把握できるようになります。

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実装プロセスは、選択した評価ツールと方法によって異なります。以下に焦点を当てると役立ちます。

プロジェクト前の評価 : ここでは、プロジェクトの実行可能性を判断するために使用するプロジェクトの目標と目的を作成します。
継続評価 : 予算、作業の質、スケジュールなどの詳細を監視します。
プロジェクト後の評価 : 成果と影響に基づいてプロジェクトの成功を測定します。

4. データを確認する

評価用のデータを収集したら、弱点、強み、傾向を分析します。また、プロジェクトが開始時に設定された目的と目標の達成に近づいたかどうかを確認する機会でもあります。チームの目的と目標を使用して、受け取ったデータを次のステップに変換できます。

5. チームのレポートを作成する

データ分析が完了したら、評価結果を要約する必要があります。利害関係者やチームメンバーである読者のニーズを満たす形式を選択する必要があります。

すべてのプロジェクトを完了した後、プロジェクトの評価に関するレポートを提供することは、貴重な習慣です。改善が必要な領域に注意を向け、意図的および意図的でない影響を特徴付け、チームが目標と目的を達成したかどうかを判断できます。レポートを書く前に、知っておくべき最高のタイプのプロジェクト管理レポート .

6. 次のステップについて話し合う

プロジェクト評価プロセスの最後のステップは、調査結果に基づいて次のステップについて話し合うことです。評価の結果についての議論を開始することが不可欠です。

ディスカッションは、チームを改善し、コミュニケーションを強化し、将来のプロジェクトを改善するための提案を促すための革新的なアイデアを刺激することができます。レポートを利害関係者に目立たせ、チームの注目を集めたい場合は、プロジェクトレポートを目立たせるためのヒント .

プロジェクト評価に使用できるツール

以下は、プロジェクトの評価に使用できるツールです。他のものよりもプロジェクトに適しているものがあるかもしれません。

1.調査

調査は、プロジェクトの開始前に人々のグループがどのように感じているかを判断し、後で調査できる評価ツールです。この評価プロセスは、自尊心、好み、業績、態度など、さまざまなことを測定できます。

ターゲットオーディエンスのメンバーを調査した場合に最適です.プロジェクトの完了後に人々の気持ちがポジティブに変化したかどうかを確認でき、それがプロジェクトの目標であった場合、それを達成したことがわかります。電話、紙、電子など、さまざまな方法で調査できます。

2.観察

観察により、観察者が見たり聞いたりしたことを文書化しながら、状況やプロセスを評価または監視できます。自然な文脈で行動や行動を見ることで、評価しているオブジェクトについての洞察と理解を得ることができます。観察を使用する場合、データを収集するときに一貫した体系的なアプローチを使用することが重要です。

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3. ケーススタディ

ケーススタディは、他の評価ツールよりも詳細を提供できます。ケーススタディを行うときは、コミュニティ、村、人、またはより広いグループのサブセット内の特定のグループに焦点を当てます。ケーススタディを使用して傾向を説明したり、明確な違いを示したりできます。

ケーススタディ分析では、重要なテーマと結果を引き出して、将来の傾向を予測したり、隠れた問題を強調したり、本質的な問題をより明確に理解できるようにする必要があります。

4. インタビュー

インタビューは、使い方次第で定性的にも定量的な評価ツールにもなります。このプロセスには、インタビュアーと質問に答える人との間の会話が含まれます。

インタビューを使用して物語の情報とデータを収集し、回答者の独自の世界観、視点、および意見をよりよく理解することができます。インタビューのテクニックとアプローチには、次のようなさまざまな種類があります。

構造化インタビュー : これらは定量的な調査であり、多くの場合、アンケート形式で標準化された質問を使用する調査ベースの調査です。応答は通常、複数選択リストの構造であり、制限のないものではありません。
半構造化 : 名前が示すように、これは、一般的なテーマと、インタビューセッションのコンテキストに適応できる事前に確立された質問の混合フレームワークです。インタビュアーは自由に質問を省略し、質問の順序をいじることができ、質問はさまざまなオープンエンドとクローズエンドです。
非構造化 : この形式は非公式または会話形式で、すべての質問が自由回答形式です。

5. フォーカスグループ

フォーカスグループは、特定の主題に対する人々の態度を調査するために設計するグループインタビューです。情報が限られている場合に、グループやコミュニティの最も一般的な問題を発見する優れた方法です。

フォーカスグループを行うには、有能なファシリテーターがいて、適切に計画されていることを確認する必要があります。フォーカスグループは、コミュニティまたは特定の人口統計に関係する問題に関する詳細な情報を提供できます。

次のプロジェクト評価の準備はできていますか?

評価はあらゆるプロジェクトの重要な部分であり、プロジェクトの目標と目的を達成したかどうかを確認するのに役立ち、将来のプロジェクトのベストプラクティスを確立するのに役立ちます。プロジェクトごとに何が機能し、何が機能していないかを確認しないと、コストのかかる間違いを繰り返す可能性があります。

今後のプロジェクトを合理化する方法を探している場合は、プロジェクト管理ソフトウェアをまだ使用していない場合は、使用を検討してください。新しいソフトウェアを試すのが難しい場合は、開始方法に関する情報を読むことをお勧めします。