Home-theater-designers
Microsoft 365サブスクリプションを使用すると、多くの生産性向上ツールにアクセスできます。最も直感的でインテリジェントでカスタマイズ可能なものはSharePointです。さまざまな規模の20万を超える組織の驚異的な1億9千万人がSharePointを使用しています。
SharePointは、複数のタスクやプロジェクト管理アプリが不要になるため、時間を簡単に節約できます。最終的には、プロとしてのキャリア、フリーランスのクライアント、またはサイドハッスルを成長させるためにより多くの時間を投資することができます。
Microsoft SharePointとは何ですか？
SharePointはオンラインコンテンツ管理ツールです。共有や共同作業のためにファイルをクラウドに保存できます。さまざまなチームや個人のタスクを整理するためのサイトやサブサイトを作成するのに役立ちます。
SharePointを使用すると、ユーザー、共同編集者、およびフリーランスのクライアントがファイルまたはドキュメントを安全に操作できるイントラネットを作成できます。一元管理者がアクセスを制御して、各ユーザーがファイルをシームレスに開いたり、編集したり、保存したりできるようにします。
SharePointには、あなたやあなたのチームが専門的および個人的な作業を管理するのに役立つ多くの高度な機能があります。以下は、最も頻繁に使用されるアクションの一部です。
- 内部および外部ユーザーとのファイル共有。
- 画像、記事、ソースコード、ビデオなどのプロジェクトコンテンツを管理します。
- チームとタスクを整理するためのサイトとサブサイト。
- コミュニケーションサイトを通じて協力者と連絡を取り合いましょう。
- モバイルアプリを使用すると、ユーザーはスマートフォンからチームやコミュニケーションサイトにアクセスできます。
- プロジェクトとタスクを自動化するためのワークフローとリマインダーを作成します。
- 検索機能を使用して、リソース、タスク、またはファイルを検索します。
SharePointを使用する必要があるのは誰か
SharePointは、アプリコード、グラフィックデザイン、オーディオクリップ、ビデオ、Webサイトの記事、請求書など、すべてのクリエイティブファイルの安全な避難所として機能します。SharePointは、データ分析、Webサイトテンプレート、ナレッジベーステンプレート、プロジェクト管理ワークフローなどの他のツールを提供します。
したがって、その使用範囲は、個々のコンテンツ作成者から大企業にまで及びます。多くのフリーランスの専門家やクリエイティブな個人の小グループは、ソフトウェア、モバイルアプリ、Webサイト、またはコンテンツ開発プロジェクトのさまざまな段階でSharePointを使用しています。
生産性ツールとしてのSharePointの機能
Microsoft 365サブスクリプションに付属するWebベースのSharePointツールは、堅牢でありながらシンプルな生産性ツールです。最高のタスクおよびプロジェクト管理ツールの1つにする広く使用されている機能は次のとおりです。
1.共同作業
SharePointは非常に柔軟でスケーラブルです 内部または外部のリソースとのコラボレーションのためのプラットフォーム 。中央管理者ユーザーは、チームサイトの個々のユーザーにさまざまなレベルのアクセス許可を割り当てることができます。
あなたとあなたのチームは、待ち時間に直面することなく、リアルタイムのシナリオで単一のファイルを処理できます。したがって、多くのクリエイティブ開発者やコンテンツクリエーターは、あらゆるプロジェクトでチームを組むためにSharePointを好みます。
SharePointコラボレーションの重要な機能は、サイトとサブサイト全体に整頓された情報を流し続けることです。これにより、個人は、複数の電子メール、チャットの失敗、ビデオ通話などを行わずに、プロジェクトに関する最新情報を入手できます。
2.コンテンツ管理
コンテンツ管理は、より良い生産性を提供したい個人または専門家のグループにとって大きな課題です。 SharePointを使用すると、複雑なプログラミングを行うことなく、この課題を乗り越えることができます。
コンテンツマネージャーは、SharePointで複数のプロジェクトを同時に簡単に処理できます。 SharePointを使用すると、イベント、ニュース、ブログ、プレゼンテーションスタック、画像カルーセルなどのWebサイトコンテンツの公開または更新が簡単になります。
すべてのコンテンツ管理プロジェクトを最初から開始する必要はありません。すぐに使用できるプロフェッショナルなテンプレートがあります。コンテンツとは別に、バージョンを完全に管理できます。 SharePointは、ユーザーまたはチームが作業するファイルの複数のバージョンを作成して保存します。
必要に応じて、以前のバージョンを呼び出したり、SharePointからファイルシステムエラーを修正したりできます。ファイルのバックアップ、復元、修正をサードパーティのツールに依存する必要はありません。
3.プロジェクト管理
SharePointには、タスクおよびプロジェクト管理に活用できるさまざまな機能があります。最も明白な機能は、ツールがすべてのプロジェクト関連ドキュメントと成果物ファイルの集中ストレージとして機能することです。
関連：オンラインタスク管理ガイド：適切なアプリを選択するためのヒント
SharePointサイトをさまざまな方法でカスタマイズすることもできます。これらのオーダーメイドのサイトは、毎日のプランナー、毎週のタスクスケジューラ、およびタスクのFAQとして役立ちます。さらに、プロジェクトの文書化とパフォーマンスレビューの目的で、以下に説明するように時間ログ機能をアクティブ化できます。
- タスクのアクティビティと変更をログに記録します。
- リソースが報告する問題をログに記録します。
- タスクのタイミングを追跡します。
- 追跡データを変更します。
SharePointを使用すると、タスクの引き継ぎ、プロジェクトの成果物のサインオフ、承認、デモの提示、クライアントのフィードバックなどのタスクを合理化するワークフローを作成することもできます。
4.ハイブリッドソリューション
SharePointはほとんどのMicrosoft365アプリと統合され、プロジェクト管理のためのシームレスなユーザーインターフェイスを提供します。 SharePointはプロジェクトデータの中央リポジトリとして機能しますが、他のMicrosoft365アプリではタスクとリソースを簡単に管理できます。
SharePointを、To-Do、タスク、Planner、Project Onlineなどのツールと同期して、特殊なアプローチをとることができます。レポートを生成して、プロジェクトの洞察をフリーランスのクライアントに提示できます。
SharePointはOutlookおよびカレンダープロファイルと同期してタスクとスケジュールを整理し、作業に優先順位を付けることができます。同様に、SharePointチームサイトをTeamsアプリで公開して、Teamsから連絡先、ファイル、タスクなどにアクセスします。
プロビジョニングされていないSIMカードmm＃2
SharePointには、PowerPoint、ビデオ、ストリーム、OneDriveを統合して、SharePointサイトまたはサブサイト内のファイルとドキュメントをプレビューする機能もあります。 SharePointからファイルをダウンロードしてPowerPointスライドを作成するなどのありふれたタスクを回避することで、時間を節約できます。
SharePointの利点
SharePointは、プロジェクトまたはコンテンツ管理のための他の生産性向上ツールと比較すると、多くの利点を提供します。その利点のいくつかは次のとおりです。
1.お金を節約する
すでにMicrosoft365サブスクリプションを通じて料金を支払っている可能性があります。 SharePointを専門的または個人的なニーズの主要な生産性ツールとして使用することにより、アプリやツールへの不必要な支出を回避します。
2.データセキュリティ
政府や大規模な組織は、機密データでSharePointエコシステムを信頼しています。そのため、知的財産の盗難を恐れることなく、共同作業のためにクリエイティブな作業をSharePointに保存できます。
関連：Microsoft 365は実際にセキュリティリスクですか？
3.スケーラビリティ
ツールのスケーラビリティにより、生産性ツールに向けてコストを予算化できます。異なるクライアントからのプロジェクトの流入が多すぎる場合は、サブスクリプションを変更して、より多くのリソースとプロジェクトに対応できます。プロジェクトが落ち着いたら、低賃金のプランに切り替えることができます。
4.多目的使用
より高いレベルの柔軟性と多目的ユーティリティは、役割や創造的なスキルを変え続けながら、SharePointを主要な生産性ツールとして使い続けることができることを意味します。 1つのプロジェクトが終了したときにテンプレートを使用でき、別のプロジェクトを開始する必要があります。複数のアプリの購入を回避することで、予算を最小限に抑えることができます。
ファイル、タスク、アプリの乱雑さを解消する
SharePointの機能により、SharePointは、ファイル共有とストレージのための単純なクラウドソリューションではなく、複雑なプロジェクト管理ツールになっています。 SharePointやその他のMicrosoft365アプリを使用して、専門的または個人的なタスクを管理することにより、生産性が向上するドミノ効果を生み出します。
共有 共有 つぶやき Eメール Office365がMicrosoft365になりました：あなたとあなたの家族にとっての意味Office365はMicrosoft365になりました。Microsoft365がサブスクライバーとその家族に提供するものは次のとおりです。
次を読む 関連トピック- 生産性
- MicrosoftOfficeのヒント
- コラボレーションツール
- タスク管理
TamalはMakeUseOfのフリーランスライターです。 ITコンサルティング会社での前職でテクノロジー、財務、ビジネスプロセスの豊富な経験を積んだ後、3年前にフルタイムの職業として執筆を採用しました。生産性や最新の技術ニュースについては書いていませんが、彼はスプリンターセルをプレイしたり、Netflix / PrimeVideoを一気見したりするのが大好きです。
タマルダスからもっとニュースレターを購読する
ニュースレターに参加して、技術的なヒント、レビュー、無料の電子書籍、限定セールを入手してください。
購読するにはここをクリックしてください