Excelで避けるべき5つのこと

Excelはデータを処理するための優れたツールですが、制限があります。数式が複雑すぎる場合、またはExcelファイルを開くときにコンピューターがクラッシュする場合は、別のファイル形式の使用を検討する必要があります。

では、さまざまなソフトウェアを検討する必要があるユースケースは何ですか？別のアプリを使用する必要があるいくつかの状況を次に示します。

1.大規模なデータベース

コンピュータに精通していない場合は、Excel（またはGoogleスプレッドシート）がデータを保存する唯一の方法であると考えるかもしれません。結局のところ、Excelの最新バージョンには16,384列と1,048,576行があり、合計でなんと17,179,869,184セルになります。

これは多くの情報ですが、コンピュータがすべてを一度にロードすることに注意する必要があります。したがって、多くのセルを使用している場合は、PCの動作が遅くなることが予想されます。百、あるいは千の行があっても問題にはなりません。

ただし、何年にもわたってデータをコンパイルし続ける場合、または複数のユーザーが1つのファイルに情報を追加する場合、強力なコンピューターでさえデータの読み込みに苦労します。これは、Microsoftがファイルを開くときにすべてのデータをロードするためです。

これは短期間のデータの分析には役立ちますが、特定の情報のみを分析する必要がある場合は、計算能力を浪費します。たとえば、顧客のメールアドレスが必要な場合、残りのクライアントデータベースをすべて読み込む必要はありません。

データを保存するための良い代替手段は、専用のデータベースソフトウェアまたはサービスを使用することです。データ分析など、Excelと同じ機能を提供しますが、さらに多くの機能を備えています。 Microsoft Suiteのファンであれば、MicrosoftAccessを使用できます。他の選択肢には、LibreOfficeBaseが含まれますその他。

2.複雑なデータ分析

Microsoft Excelには、多数の利用可能な数式があります。これは、次のような複雑な関数に最も単純な合計式を提供します。 正味現在価値 （お金の時間価値を計算します）そして天気（将来の値を計算するために使用されます）。

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ただし、複数の複雑な機能を作成していることに気付いた場合は、他のソリューションを検討する時期が来ています。数式の変数がすべて生データに基づいている場合、Excelは優れたツールです。ただし、関数がそれ自体が数式であるセルに基づいていることがわかった場合は、専用の分析ソフトウェアの使用を検討してください。

スプレッドシートが複数の数式に依存している場合、複雑さが増すため、エラーが検出されなくなりやすくなります。また、エラーを見つけたとしても、数式の長さが3行であれば、エラーを追跡するのは簡単ではありません。

複雑なシナリオでExcelを使用する代わりに、Pythonなどのプログラミング言語を学習してみてください。理解しやすく、あなたが始めるためのいくつかの無料のリソースその上に。また、プログラミングを勉強したくない場合は、はるかに使いやすい専用のデータ分析ツールを使用することもできます。

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3.プロジェクト管理

AsanaやTrelloなどの専用プロジェクト管理ツールが登場する前は、多くの専門家がMicrosoftExcelを使用していました。結局のところ、設定は簡単です。あなたが始めるのを助けるためにあなたがダウンロードできるテンプレートさえあります。

しかし、チームが成長するか、またはプロジェクトを増やし始めるとすぐに、事態は複雑になります。オンラインバージョンのExcelを使用していない限り、チームはプロジェクト管理ファイルを同時に使用することはできません。また、タスクとサブタスクをさらに追加すると、1つのシートに含まれる情報が多すぎる可能性があります。

さらに、より多くの人がファイルにアクセスできるようになると、意図しない取り違えが発生する可能性が高くなります。誤って数式を変更したり、重要な情報を削除したりする可能性があります。プロジェクトの依存関係の作成と割り当ても混乱を招く可能性があります。

そのため、チームを管理するための専用のタスク管理アプリを入手するのが最善です。専用アプリを使用すると、あなたとあなたのチームは、実行する必要のあるすべてのことを明確に把握できます。特定のメンバーにタスクを割り当てて、見落とされないようにすることもできます。

また、予算が限られている場合は、無料のプロジェクト管理ツールをオンラインで見つけることができます。これで、ダイムを費やすことなく、全員を同じページに保つことができます。

4.フォーム

入手が容易なため、Excelはフォームとしてよく使用されます。イベントや集会でゲスト登録にラップトップやExcelファイルを使用する例は数多くあります。

主催者はデータを直接分析できるため、Excel（または任意のスプレッドシート）をフォームとして使用すると便利です。ただし、これにはいくつかの欠点があります。

まず、データ入力を制御することはできません。誰もが間違った情報を入力する可能性があり、あなたは賢明ではありません。データの標準化もありません。ある人は州の下でニューヨークに入力でき、別の人はニューヨークと書くことができます。これは、データ分析中に問題があります。
次に、複数の登録サイトがある場合、統合が必要な個別のデータセットがあります。これには時間がかかり、データにエラーが発生する可能性があります。これは、ユーザーがデータを2回入力する可能性があるため、作業の重複につながる可能性もあります。
第三に、データのプライバシーはありません。スプレッドシートを使用すると、誰でもエントリをスクロールしてデータを収集できます。それらは既存の情報を変更する可能性さえあり、それはあなたのデータを歪めるでしょう。 Excelの登録を通じてデータ漏えいが発生した場合、お客様は責任を問われる可能性があります。
最後に、オンライン登録にExcelを使用する場合は、すでに述べたように、大規模なデータベースには適していません。

5.財務データ分析

Excelを使用して財務データを追跡している場合、複数のソースにリンクする必要がある可能性があります。これらのソースは、他のExcelファイル、オンラインデータベース、さらには金融Webサイトである可能性があります。ただし、これらを追加すると、エラーが発生したり、古い情報を取得したりする可能性が高くなります。

さえありましたインシデント 2012年のJPモルガンでは、リスクを計算するときに、数式が平均ではなく価格の合計を誤って使用していました。これにより、実際の値よりも約2桁低い結果が得られ、銀行は60億ドルの取引を失いました。

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他の問題が関係している間、この誤って書かれた式は、この大規模な損失につながったエラーのカスケードの一部です。

専用ソフトウェアを使用する

MicrosoftExcelは優れたスプレッドシートです。小さなデータセットや、概念実証として試してみる場合に最適です。ただし、作業を拡張する場合は、専用のソフトウェアを検討する必要があります。

あなたの目的のために特別に開発されたソフトウェアを使用すると、より良い機能を提供し、より速く作業し、より効率的に物事を成し遂げることができます。それらのいくつかはセットアップに時間またはお金（あるいはその両方）がかかりますが、長期的にはお金を節約できます。

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著者について Jowiのモラル（77件の記事が公開されました）

Jowiはライター、キャリアコーチ、パイロットです。彼は5歳のときに父親がデスクトップコンピュータを購入して以来、あらゆるPCへの愛情を育んでいました。それ以来、彼は人生のあらゆる面でテクノロジーを使用し、最大限に活用してきました。

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