Excel で効果的な会議メモを取るための 3 つのステップ

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メモを取ることは、すべての会議の重要な部分です。メモを取る最も効果的な方法を見つけるのが難しい場合があります。

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メモを取るアプリはたくさんありますが、デバイスにアプリが多すぎると不便な場合があります。これは、メモを共有したいが、同僚が同じメモ作成アプリを使用しているかどうかわからない場合に特に当てはまります。

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幸いなことに、Microsoft Excel を使用すると、会議の議事録を簡単に作成して並べ替えることができます。ほとんどの人がメモを開いて読むことができるようにしながら、会議のメモを整理するのに役立ちます。その方法は次のとおりです。

1. 議題を設定する

会議の議事録を開始するには、まず会議の議題を確認します。会議の議題が事前に設定されていない場合は、会議で取り上げられる可能性のあるトピックのリストを作成して、次のステップに使用します。

議題項目を一覧表示したら、各項目を各役割または列内の個別のセルに追加します。行または列のどちらを選択しても問題ありませんが、リストされているすべての項目が一直線になるように、1 つの形式のみを選択するようにする必要があります。

次に、すべての会議出席者のリストを作成します。その出席者のリストを取得し、各名前を行または列の各セルに追加します。

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行と列のどちらを使用するかは、前の手順で選択した内容によって異なります。議題項目に列を使用することを選択した場合は、名前に行を使用します。同様に、議題項目の行を選択した場合は、名前の列を使用します。

会議中に、関連する各セルにメモを追加します。たとえば、出席者 2 が議題項目 3 についてコメントした場合、対応するセルにメモを追加します。

会議中ずっとメモを追加し続けます。書くときは必ず効果的なメモ取りテクニックを活用する .会議が終了したら、メモを整理します。メモをコピーして別のドキュメントに貼り付けてメモを並べ替えることができますが、Excel 内で並べ替える方がはるかに簡単です。

ミーティング後にメモを整理するには、メモ用に色分けされたファイリングシステムを用意します。たとえば、アクション可能なアイテムに変えることができるメモには緑を使用することができます。

メモを整理するシステムを開発するときは、セルを色分けするプロセスを開始します。これを行うには、メモのあるセルを選択し、ペイントバケツを選択して、目的の色を選択します。

メモを色分けしたら、さらに並べ替えることができます。そのためには、 Excel の条件付き書式ノートを色別に並べ替えます。これにより、類似したメモをまとめて並べ替えることができます。すべてのメモが整理されると、次のステップを決定しやすくなります。

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会議メモを取る方法はたくさんあります。メモを取る最も効果的な方法の 1 つは、Excel を使用してメモを作成することです。この方法は、関連するアジェンダアイテムとアイデアの提示者に基づいてメモを追跡する必要がある場合に特に便利です。

このメモ取りのスタイルは、会議後のメモの整理にも役立ちます。ただし、どの方法を選択する場合でも、ミーティングで得たアイデアをフォローアップするようにしてください。