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誰もが時々台無しになります。できる限り試してみてください。完璧な人は誰もいません。他人を傷つけるような間違いをしたときは、謝罪するのが適切です。
多くの場合、直接謝罪する必要がありますが、メールで申し訳ないことを好む場合や、言わなければならない場合もあります。この状況を最大限に活用するために、メールで専門的に謝罪する方法を見てみましょう。
適切な謝罪メールの3つの要素
画像クレジット：sandphin / Flickr
普遍的なパターンはありませんが、一般的に受け入れられている謝罪の基準には、次の3つの部分があります。
- 認める あなたが何か間違ったことをしたこと。
- 痛恨を感じる あなたの行動と存在のために 共感的 彼らが他の人をどのように傷つけたかを理解するために。
- 返還 、状況を正しくする場所。
メールで申し訳ありませんと言う方法を説明しながら、これら3つの要素のそれぞれを見ていきます。
謝罪メールを開く方法
あなたが実際の謝罪を作り始める前に、あなたはあなたが書いている人に話しかける必要があります。これは、人との関係によって大きく異なります。
あなたが職業上の状況で間違いを犯したので、上司に謝罪の電子メールを送る必要があると仮定しましょう。例として、重要なタスクを時間どおりに完了できなかったために、他のすべての人のプロジェクトが遅れたと言います。
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この場合、適切な挨拶は「Dear [Name]、」になります。友達に謝罪する場合は、「こんにちは[名前]」や「こんにちは[名前]」のようなものが適しています。
謝罪メールの件名も忘れないでください。あなたが誰かを不当に扱った後、あなたからの電子メールが届くのを彼らは喜んで見ないかもしれません。
件名に「謝罪を受け入れてください」や「心から申し訳ありません」などを入力すると、メッセージの目的を最初から明確にすることができます。電子メールの頭字語を使用して賢くしようとしないでください。あなたのメッセージに何が含まれているのかを彼らが知っているように、それをわかりやすくしてください。
あなたの間違いを認める
画像クレジット：stevanovicigor / ✓
オープニングが完了したので、謝罪の最初の重要な部分の時間です。ここでは、発生した問題を明確に特定する必要があります。あなたがしたことを自分のものにします。他人のせいをそらしたり、起こったことの言い訳をしたりしないでください。
これがの例です してはいけないこと お詫びのメールで：
重要な締め切りに間に合わなかったことは知っていますが、それは私のせいではありません。私はこのプロジェクトでポールと一緒に仕事をしていましたが、彼は私に無関係な質問をたくさんしてくれて、私の時間を無駄にしすぎていました。私のコンピューターも1週間を通してフリーズし、IT部門はまだそれを見ることができませんでした。だから、これは私のせいではありません。
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上記がすべて当てはまるとしても、それは良い謝罪にはなりません。この部分は、失敗におけるあなたの責任を認める必要があります。
このようなものははるかに優れています：
重要な締め切りに間に合わなかったことに気づきました。このプロジェクトは私たちの部門にとって非常に重要であり、あなたは私がタイムリーにプロジェクトを完了することを信頼してくれました。このタスクを時間どおりに完了できなかったために、プロジェクトの完了が遅れたことを知っています。これは私たちのチームにはあまり反映されていません。申し訳ありません。
ここでは、軽視したり偏向させたりすることなく、間違ったことを明確に示しています。これは、今日見落とされがちな謝罪の一部です。
あなたがしたことに対する痛恨を表現する
エラーを明確に説明したので、何が起こったのかについての悔恨を示す必要があります。あなたがしたことは、少なくとも、他の人に痛み、欲求不満、および他の否定的な感情を引き起こしたことを覚えておいてください。専門的な環境では、時間やお金を浪費したり、上司とトラブルを起こしたりする可能性もあります。
あなたが状況について悔恨を感じていることを明らかにしてください。彼らの立場になって、あなたの行動が彼らにどのように感じさせたかを理解するようにしてください。ここであなたの行動について説明したり、あなたがしたことについて「彼らがそのように感じてすみません」と言ったりしないでください。
謝罪のポイントは、骨折した関係を修復することであり、あなたがずっと正しかったことを証明することではありません。
謝罪のこの部分を組み立てる方法の例を次に示します。
私は義務を果たせなかったことを心からお詫びし、あなたが私に任せた仕事を時間通りに完了したいと思います。この失敗の言い訳はありません。私は自分のチームを失望させたことを知りたくありません。そして、これがクライアントと会うときにあなたが恥ずかしい思いをさせたことをひどく感じます。
共感を表明することはあなたの謝罪に信憑性を与えます。それはあなたが少しの間あなたの視点を忘れて、他の誰かが何を扱っているかを見るのを助けます。
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あなたの間違いを正しくする
言葉は重要ですが、行動ははるかに重要です。あなたが言ったことを意味していることを示すために、償いをすることが重要です。行動を起こすことは、状況を正しくするか（可能であれば）、同じ間違いを二度としないように最善を尽くすことを示します。
期限を逃した例を続けると、次のようなものが謝罪メールの返還部分として役立つ可能性があります。
将来的には、締め切りを逃さないように、時間通りに間に合わないことが心配な場合は、事前にご相談させていただきます。重要なプロジェクトにどれだけの時間がかかるかをよりよく認識し、プロジェクトが確実に完了するように、オフィスの外に余分な時間を費やすことをいとわないでしょう。これは二度と起こりません。
状況によっては、自分の行動を補うために何を提供すればよいかわからない場合があります。その場合は、「これを正しくするために何ができますか？」と尋ねることができます。
最も重要なことは、同じ問題が再発しないように、将来どのように異なる行動を取るかを示すことです。
謝罪メールを閉じる方法
これで、メッセージをまとめる必要があります。これはかなり簡単ですが、適切なトーンを保つようにしてください。あなたはあなたの謝罪メッセージを読んでくれた受信者に感謝し、彼らが元気になることを願うべきです。
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あなたが言ったことをさらに話し合うように彼らを招待するのも良い考えです。これは、あなたが誠実であり、追加のダイアログを開いていることを示しています。
専門的な謝罪メールを閉じる1つの方法は次のとおりです。
これを読んでいただきありがとうございます。さらに話し合いたいことがあれば、私に連絡してください。
よろしくお願いいたします。[あなたの名前]
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「誠実に」を使用したくない場合は、「よろしく」などの他の正式な締めくくりも機能します。メール全体を適切に謝罪しているので、「謝罪あり」などと言う必要はありません。
電子メールは謝罪の適切な媒体ですか？
メールで専門的に謝罪する方法を説明しました。ただし、メッセージを書き始める前に、電子メールが謝罪の適切な媒体であるかどうかを検討する必要があります。
謝罪に関しては、電子メールには確かに利点があります。時間の制約がないので、明確で直接的な方法であなたの考えを構成することができます。迅速な謝罪が必要な場合、直接会うことができない場合は、電子メールで短時間で連絡することができます。そして、直接の謝罪とは異なり、あなたは自発的に他の人の言うことに反応する必要はありません。
しかし、それはすべて良いわけではありません。電子メールは、直接の（または電話での）謝罪よりも個人的なものではありません。会社の設定によっては、直接出頭することが可能であれば、メールの送信は臆病なものとなる可能性があります。何かを謝罪する必要があるときは、画面の後ろに隠れないでください。
間違いを直すために謝罪を電子メールで送る
適切に謝罪することは貴重なライフスキルです。誰もがそれを行う方法を知っているわけではなく、悪い謝罪は他の人を以前よりもさらにいらいらさせてしまう可能性があります。メールで申し訳ありませんと言う方法については、この基本的なガイドを使用してください。そうすれば、修復された関係に向かうことができます。
謝罪の最終的な目標は、壊れた信頼を再構築することであることに留意してください。あなたは何か間違ったことをしました、そして上記の3つの主要なステップは、あなたがそれをどのように所有し、それを修正するかです。あなたについて謝罪しないでください。
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