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1971年、最初の電子メールが1台のコンピューターから別のコンピューターに送信されました。今、 2690億通のメール 毎日送信されます。
これらの電子メールのどれだけが不要であるかを想像することは不可能です。どれだけの数が、より多くの混乱を引き起こすためだけに役立ちます。受信者の注意と忍耐をさらに燃やすため。
しかし、確かなことが1つあります。より多くの人が効果的にメールに返信し始めれば、私たち全員が受信トレイに縛られなくなり、メールの不安が少し減ります。
ここで最も明白な解決策は、「インライン返信」だけでなく、インライン返信です。 ちゃんと 。インライン返信とは、独自のメールを最初から作成するのではなく、メールの本文内で返信することです。
インライン返信は、私たちのほとんどがすでに時々行っていることです。ただし、インラインで返信する必要があります 遠い より頻繁に。そして、これらの複雑な電子メールスレッドを整理し、わかりやすくするために、いくつかのルールを念頭に置いてこれを行う必要があります。
間違ったメールに返信しています
インライン返信の反対は、しばしば「トップ投稿」と呼ばれるものです。ここで、メールへの返信を押して、テキストボックスの上部から入力を開始します。これが、今日の電子メールの大部分が構成されている方法です。ただし、非常に単純な電子メールの会話を扱っている場合を除いて、上位の投稿はあらゆる種類の問題を引き起こす可能性があります。
まず、トップ投稿の場合、元のメールを参照することは非常に面倒になります。これには、メールを次々と調べて、探しているものを見つけることが含まれます。次に、作成している電子メールまでスクロールして戻って、見つけたものを文脈から外して言い換える必要があります。多くの場合、重要なポイントが欠落しています。
受信者がまったく新しいメールスレッドでメールに返信する場合があります。これは、会話が2つ以上の別々のスレッドで行われていることを意味します。
グループで会話していると、事態はさらに厄介になります。誰が何に、いつ、何に返信したかを追跡する それらの 返信はほとんど不可能な偉業になります。
インライン返信が解決策です
上位の投稿ではなく、返信する必要があります 列をなして -つまり、元の電子メールメッセージの本文内。 OutlookとAppleMailでは、返信を押すとすぐに元のメッセージが表示されます。 Gmailでは、作成画面の下部にある3つのドットを押すだけで、会話が表示されます。
ヒント： Gmailの返信から縦の「引用」行を削除するには、メール全体を強調表示してから、[ インデントを少なくする ボタン。
インライン返信は、元の電子メールがその会話で受信する最新のメッセージに含まれ、検索可能であるため、大量のメッセージをスクロールする必要があるという問題を解決します。これは、すべてがコンテキスト内に保持されることを意味します。
さらに、他の人の返信を要約したり、自分の返信を意味のあるものにするためだけにメールのスニペットをコピーして貼り付けたりするのに時間を無駄にする必要はありません。インライン返信を使用すると、誰もがいつでも参照できるようになります。
また、複数の人が関与するスレッドの場合、誰が何を言ったか、誰に返信するかを区別するのは簡単です（適切に行われた場合）。
インラインで適切に返信する
ほとんどの人がインラインで返信するときは、返信したいテキストと一緒に返信を書くだけで、これを太字または赤にします。
これは理想からは程遠いです。誰かがプレーンテキストで電子メールを開くとすぐに、このフォーマットは表示されません。そして、スレッドに2人以上の人がいるとすぐに、物事はすぐに混乱する可能性があります。
だから、ここにクイックガイドがあります ちゃんと スケーラブルで混乱を最小限に抑えるインライン返信。
1.フォーマットに依存しないでください
前述のように、場合によっては、受信者はあなたが電子メールに含めたフォーマットを見ることができないかもしれません（例えば、彼らはプレーンテキストを好むかもしれません）。誰かが色覚異常の場合、複数の色を含むスレッドをたどるのが難しいと感じるかもしれません。
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必ず、フォーマットを使用して、電子メールをスキャンするときに返信を見つけやすくします。しかし、頼らないでください 単独で その上に。
2.序文はあなたの名前で返信します
書式設定に頼るのではなく、すべての返信の前に自分の名前を付け、特に整理する必要がある場合は日付を付ける習慣を身に付けてください。すべての受信者に同じことをするように依頼します。
現在、Gmailでは、名前を手動で入力する以外に選択肢はありません。当たり障りのないAppleMailアプリについても同じことが言えます。
ただし、Outlookを使用している場合は、返信の前に自分の名前を自動的に付ける機能があります。これを行うには、 ファイル>オプション>メール 。次に、 返信と転送 、確認してください 序文コメント ボックスに入力し、テキストボックスに名前を入力します。メールの本文で返信すると、名前が角かっこで囲まれて自動的に表示されます。
Mailbird デフォルトでこのオプションもあります。
3.改行を使用してください
インライン返信を残す場合は常に、文の途中や段落の最後に挿入するのではなく、新しい行に配置する必要があります。
これにより、他の人があなたのコメントに返信するのがはるかに簡単になり、各ポイントで行われている会話のスキャンがはるかに合理化されます。
4.マルチレベルの返信をインデントする
1つの電子メールで複数のポイントがアドレス指定されている場合、1つのメッセージ内で複数のスレッドが発生します。
これらを整理しておくには、スレッド化された返信をインデントして、どのコメントが各ポイントに関連しているかが明確になるようにする必要があります。個人的には、ここでは山かっこ（>）を使用するのが最も直感的な文字だと思います。これは、箇条書きがプレーンテキストの電子メールに表示されない場合があるためです。
これにより、会話のどの部分に注意を払う必要があるかを理解するための労力を大幅に節約できます。
5.最後の手段：より良いツールを使用する
インライン返信がここでの完璧な解決策であると偽っている人は誰もいません。しかし、電子メールを使用せざるを得ない場合は、時間をかけて効率的で効果的な電子メールを作成してください。上記の理由に基づいて、インライン返信はプロジェクトを進行させ続けるための最良の方法です。また、過去の電子メールの長いリストを調べる時間を無駄にすることなく、誰もが電子メールスレッド内の複数の会話に追いつくのに役立ちます。
ただし、インライン返信でさえ複雑になりすぎている場合や、同僚がインライン返信を適切に行う習慣を身に付けられない場合は、別のツールを探す時期かもしれません。
などのコミュニケーションツール スラック 、 Yammer 、 と ハドル 複雑なチームコミュニケーションを容易にします。それなら、電子メールと格闘し続けるのではなく、これらの1つを試してみる時期かもしれません。
言葉を広める
これらの単純なインライン返信ルールを採用すると、多くの受信者は、この電子メールの動作がいかに効率的であるかを理解し、自然にアプローチを模倣し始めます。
しかし、彼らがあなたの思慮深い電子メールのエチケットを自然にコピーしない場合は、それを引き上げてください。彼らにこの記事を送ってください。彼らにどのように返信してほしいかを説明し、誤解されたメッセージ、無駄な時間、コンテキストの喪失を大幅に節約できることを説明します。
本当にマイナス面はありません。
これらのルールは、複雑な電子メールスレッドを常に把握するのに役立つと思いますか？他に役立つと思われるインライン返信のヒントはありますか？
画像クレジット：sangoiri / ✓
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ロブナイチンゲールは、英国ヨーク大学で哲学の学位を取得しています。彼はソーシャルメディアマネージャーおよびコンサルタントとして5年以上働いており、いくつかの国でワークショップを行っています。過去2年間、Robはテクニカルライターでもあり、MakeUseOfのソーシャルメディアマネージャーであり、ニュースレターの編集者でもあります。彼は通常、世界中を旅し、ビデオ編集を学び、写真を試しています。
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