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2週間の休暇と忙しい仕事の生活を組み合わせると何が得られますか？あなたが家に帰ったらあなたを待っている巨大なプロジェクト-それらのすべての電子メールをふるいにかけるだけです！待ってください-OutlookでOutof Office Responderを有効にして、それらの応答の一部を自動化してみませんか？
ここMakeUseOfでは、Tinaの休暇レスポンダーの指示やMarkのメールフィルターを使用した方法など、Gmailでこれを行う方法について説明しました。まだ取り上げていないクライアントの1つはOutlookです。残念ながら、Gmailとは異なり、無料版のOutlook.comは不在時の応答機能を提供していません。ただし、Outlook2010とMSExchangeサーバー上のアカウント（多くの企業が従業員に提供している）をお持ちの場合は、幸運です。
Outlookで不在時のレスポンダーを使用する
マイクロソフトは、あなたがオフィスから離れている間にあなたに電子メールを送る人に即座に応答を送信する自動システムをセットアップすることを非常に簡単にしました。 24時間の場合でも、2週間の休暇の場合でも、Outlookクライアントを構成して、希望どおりに、正確に必要な時間だけ応答することができます。
Outlook 2010でこれらの設定を取得するには、[Windowsロゴ]ボタンで[情報]を選択します。ここには、ドアと矢印アイコンが付いた「自動返信」という大きなボタンが表示されます。
[自動返信]ボタンをクリックして、Outlookの不在ツールを起動します。表示されるポップアップウィンドウは、想像以上に高度です。一見すると、「自動返信の送信」を有効にする簡単な方法であり、Outlookがあなたに代わってあなたにメールを送信するすべての人に自動的に送信するという簡単なメモを入力するだけです。
彼らが知らないうちにスナップショットを撮る方法
ただし、詳しく調べると、ここには目に見えるよりもはるかに多くの機能があることがわかります。
まず、特定の日付範囲を定義して自動返信機能を有効にすることができます。これにより、休暇から戻ったときに、休暇をオフにすることを忘れないようにする必要がなくなります。
また、2つのタブがあることに気付くでしょう。左側は、社内からメールを送ってきた人だけに自動返信を設定するものです。
左側のタブでは、社外からメールを送信した人に特定の返信を設定できます。
メールルールの設定
このウィンドウの下部に、「ルール...」というラベルの付いた、一見取るに足らない小さなボタンがあることに気付くでしょう。
このボタンを使用すると、特定の人物、件名または本文の単語、または電子メールが直接送信されたかCCで送信されたかを定義することで、Outlookが自動応答する方法をさらに定義できるため、実際には非常に重要です。
ここで非常に具体的なルールを作成できます。たとえば、母親からメールが届いた場合、休暇中に監視する個人アカウントにそのメールを転送できる（または母親との関係によっては直接ゴミ箱に送る）というルールを作成できます。
[詳細...]ボタンをクリックすると、さらに興味深いものになります。
ここでは、標準の自動返信とは異なる方法で返信するメッセージに関する詳細を定義できます。特定のサイズ以上または以下のメッセージ、受信時、重要度などを選択できます。
電子メールルールを使用して不在時のレスポンダーを作成する
サイカットは以前にOutlookフィルターの使用に関するいくつかのヒントを提供し、ジャックは同じことをしました Google、Hotmail、Yahooのフィルター 。あなたがそれについて考えるならば、不在時のレスポンダーは実際にあなたがただクリックした場合にあなたがすることができることの代替バージョンです ルールの管理 Outlookメニューから。
ルールウィザードを使用して、オプションまでスクロールダウンし、「特定のデータスパンで受信した」メッセージを確認します。
その期間を、休暇に出かけた瞬間から家に帰る予定の瞬間までと定義します。
最後に、あなたがしなければならないのは、着信メッセージがこの基準を満たしているときにルールが実行する応答またはアクションを定義することだけであり、基本的に不在のレスポンダーがいます！
ご覧のとおり、休暇中でもメールに返信できない理由はありません。時間をかけてOutlookにどのように応答させたいかを伝えるだけで、マルガリータを飲みながらビーチに座っているときでも、これまでと同じように生産的であると人々は考えるでしょう。
Outlookの不在時レスポンダーをどのような創造的な方法で使用していますか？ 伝えるべきいくつかの良いヒントやストーリーがありますか？以下のコメントセクションでそれらを共有してください！
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画像クレジット：ロボットの手[壊れたURLが削除されました] Shutterstock経由
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ライアンは電気工学の理学士号を取得しています。彼は自動化エンジニアリングで13年間、ITで5年間働いており、現在はアプリエンジニアです。 MakeUseOfの元編集長であり、データの視覚化に関する全国会議で講演され、全国のテレビやラジオで取り上げられました。
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