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以前は完璧だったが今はひどいように見えるGoogleドキュメントのバージョンを見ているときの恐怖は本当です。チーム全体が同じドキュメントで作業しているときは、誰が編集を行っているのか、いつ編集が行われたのかを正確に把握する必要があります。 Googleドキュメントのバージョン履歴を使用すると、数回クリックするだけですべてのリビジョンに戻ることができます。
それがどのように機能するかを学びましょう。
バージョン履歴にアクセスする方法
Googleドキュメントでドキュメントのバージョン履歴にアクセスするには2つの方法があります。
ファイルメニューを使用する
- クリックしてください ファイル >> バージョン履歴。
- 次の2つのオプションが表示されます。 現在のバージョンに名前を付ける 、これについては後で説明します。 バージョン履歴を見る 。クリック バージョン履歴を見る 。右側のパネルは、ドキュメントに加えられた変更のタイムラインです。
ツールバーの最後に編集されたリンクを使用する
このセクションにアクセスするもう1つの方法は、最後の編集が行われてからの時間を表示するリンクがあるため、少し速くなります。バージョン履歴にリダイレクトされますが、このリンクは、ドキュメントに実際に変更を加えた場合にのみ表示されます。
- クリックしてください バージョン履歴リンクを開きます。
バージョン履歴にアクセスするこの方法では、現在のバージョンに名前を付けるための代替オプションは表示されません。バージョン履歴にリダイレクトされた場合でも、ドキュメントの任意のバージョンの名前を変更できます。
バージョン履歴の確認
バージョン履歴にアクセスすると、特にGoogleドキュメントを使用している場合に役立つデータがたくさんあります。
画面の左上隅にある日付は、ドキュメントが最後に編集された日時を示します。バージョンの名前を変更すると、日付と時刻の代わりにこの名前が表示されます。日付の下には、ドキュメントを印刷するか、コンピューターに保存するオプションと、ドキュメントを拡大するオプションがあります。
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右側には、メインドキュメントウィンドウに行われた編集の総数が表示されます。この番号は、現在表示しているバージョンに固有です。
2つの矢印をクリックして各編集を循環し、そのバージョンにどのような変更が加えられたかをよりよく理解します。
右側には、保存されているすべてのバージョンのドキュメントの追加情報を含むサイドバーがあります。
チームの誰が変更を加えたか、名前の横にある別の丸で囲んだ色でいつ変更したかを正確に確認するのは簡単です。その色は、メインドキュメント画面に表示される変更に対応します。
これにより、チームの誰がドキュメントに特定の変更を加えたかを簡単に特定できます。保存された各バージョンのドキュメントの横には、日付と時刻を指す矢印があります。
矢印をクリックすると、追加の詳細が復元するものを選択するのに役立ちます。その日に行われた編集の一部を含めることを選択できますが、他の編集は除外できます。
以下に表示されるようなその他のオプションについては、日付と時刻の横にある3つのドットをクリックしてください。サイドバーの上部には、名前が付けられたバージョンのみを表示できるトグルもあります。
これが役立つ理由と、ドキュメントのバージョンに名前を付けるためのベストプラクティスについて説明します。
以前のバージョンを復元
[バージョン履歴]セクションにいる間、特定の編集が行われる前に、ドキュメントの古いバージョンに戻る機会があります。
ドキュメントの古いバージョンの1つに移動すると、画面の上部に大きな青いボタンが表示され、次のように表示されます。 このバージョンを復元する 。
クリックしてください このバージョンを復元する ボタンをクリックして、このバージョンのドキュメントを復元するかどうかを確認します。
あなたはGoogleドキュメントであり、古いバージョンを反映するように自動的に更新されます。画面の上部には、表示しているバージョンを知らせる小さなポップアップもあります。
古いバージョンにはそれぞれ、日付と時刻の左側にある矢印を使用してセクションを展開することで表示できる、さらに多くの非表示バージョンがあります。これらのバージョンには、その日に行われた個々の編集が含まれ、これらのバージョンのいずれかを復元するオプションもあります。
以前のバージョンを保存することもできますが、それでも ページの1つを削除します すべてではなく一部の資料を書き直そうとしている場合。
ドキュメントバージョンを保存するためのベストプラクティス
執筆と編集のプロセス全体を通して、特に複数のチームメンバーがいる場合は、スマートな保存方法を使用することをお勧めします。これにより、潜在的な問題がある場合に、古いバージョンを簡単に確認できるようになります。
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バージョンの名前を変更するには、をクリックします ファイル >> バージョン履歴 >> 現在のバージョンに名前を付ける 。ポップアップが表示され、現在のバージョンの名前を思い付くように求められます。
その日にドキュメントに何が行われたかを説明するシンプルな名前を付けてください。ドラフトが初めて作成された場合は、そのバージョンの名前をFirstDraftに変更できます。
エディターが改訂を行った場合は、そのバージョンにエディターという名前を付けることができます。フィードバックと最終ドラフトを実装するために同じプロセスに従うことができます。
これにより、編集をさかのぼって、どの段階が実行され、いつ完了したかを理解するのがはるかに簡単になります。
右側のトグルを使用して、名前が付けられたバージョンのみを表示して、さらに明確にすることもできます。
Googleドキュメントでの編集と改訂が簡単
執筆のすべての段階で、ドキュメントのさまざまなバージョンに名前を付けます。これにより、問題が発生した場合に以前のバージョンに簡単に戻すことができます。
バージョン履歴には、どのチームメンバーがどのような変更を加えているかが表示されます。これらの手順は、必要なときに記事の完璧なバージョンを取得するのに役立ちます。
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