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私たちは毎日メールを送受信しています。それでも、私たちは恥ずかしい間違いを犯し、それを完全に元に戻すことはできません。」したがって、私たちの世界の課題に留意しながら、読者の行動を保持する効果的なメールを書くのは難しい場合があります。
それを念頭に置いて、私たちは人々に電子メールを送るときに知っておく必要のあるいくつかの重要なルールをまとめました。これらの簡単なルールに従って、より良いメールを簡単に作成してください。
1.敬礼とサインオフを再検討する
素晴らしい1週間をお過ごしください。以前はメールを開始するための素晴らしい方法でした。もう違います！人生がどれほど不確実であるかを考えると、これは不注意で過度に切り離されたものとして外れる可能性があります。
よろしく、最高の願い、乾杯などのサインオフについても同じことが言えます。これらは以前は完全に正常に機能していましたが、現実から離れているように聞こえることもあります。
だから、それをシンプルで本物に保ちませんか？ 「安全を確保する」、「気を付ける」、「誠実に」などのサインオフを選択してください。敬礼に関しては、すべてが順調であることを願っています。または、あなたとあなたの愛する人が安全を保っていることを願っています。
2.明確な件名を含める
この電子メールルールは、電子メール自体と同じくらい古いものです。これは、件名に基づいてメールを開くかどうかを決定することがよくあるためです。
すべての作業がオンラインになっているため、重要なものに優先順位を付け、重要でないものを無視する必要があります。したがって、件名を空白のままにすると、メールが無視される可能性があります。
理想的な件名は10語未満です。あなたの懸念に対処し、電子メールが何であるかを伝えるものを選択してください。航空プロジェクトの提案、会議の再スケジュール、またはプレゼンテーションに関する簡単な質問は、手がかりを得ることができるいくつかの良い件名の例です。
3.プロの署名を使用する
すべての個人用デバイスで電子メールに返信するために使用する、事前に設定された署名ブロックを用意します。それはあなたの名前、あなたの会社の肩書き、そしてあなたの連絡先情報を持っているべきです。
これにより、受信者はあなたが誰であるか、必要が生じた場合にどのように連絡するかについての良いアイデアを得ることができます。あなたのプロの署名のフォントとサイズに関しては、それが電子メールの他の部分と同じであることを確認してください。
また、 自信を持ってメールを終了する しかし、ことわざや個人情報で行き過ぎないでください。
4.事実上初めて会う場合は、自己紹介します
私たちは皆、会ったことのない人に電子メールを送信しなければならない状況に遭遇しました。見知らぬ人からメールを受け取るのは奇妙なことです。そして、それはそれを軽く置いています。
ですから、メールの受信者に自己紹介してください。コンテキストは重要であり、第一印象は依然として重要です。だから、こんにちはのような行を追加します！ MultiseonPvtのTracyです。株式会社、そして私はあなたが私たちの電子製品を購入することに興味を示したので私は電子メールを送ります。
または、メールで誰かに紹介されているときに、e-meetがどれほど素敵かを伝える行をドロップすることもできます。
5.思いやりのあるメールを書く
これの重要性を強調することはできません。人生は難しいです。何よりも、それは非常に不確実です。
彼らは締め切りを逃しましたか？彼らはその予定されたGoogleMeetに参加しませんでしたか？厳しいメールを送信する前に、立ち止まって考え抜いてください。救急治療があった場合はどうなりますか？
したがって、思いやりを持って、すべてが彼らに問題がないかどうかを尋ねてください。今日の会議であなたがいなくて寂しかったようなメール。チェックインしてすべてを確認するだけで大丈夫です。時の試練に耐える関係を築くことができます。
6.可能な場合は、添付ファイルを圧縮/サイズ変更して名前を付けます
大きな添付ファイルを送信すると、受信者に十分なスペースがあると自動的に想定されるため、このメールルールについてはあまり説明しません。大きなファイルはダウンロードに時間がかかり、すぐに煩わしくなります。
したがって、それらを圧縮またはサイズ変更することが重要です。一度に共有するファイルが多すぎる場合は、添付ファイルの目的を示す丁寧なメモを追加することをお勧めします。
また、添付ファイルを送信する前に名前を付けてください。あなたの履歴書を送っていますか？ファイルの名前をTracy_Mackenzie_CVに変更し、右足から始めます。
7.メールを別のインスタントメッセージングアプリとして使用しないでください
私たち全員がインスタントメッセージングを愛する理由は、それがインスタントであるということです。
しかし、この2つを組み合わせて、インスタントメッセージングの代わりに電子メールを使用すると、煩わしくて専門的でないリスクがあります。
したがって、いつ電子メールを送信し、いつ別の人にフォローアップするかを知っておく必要があります。自宅で仕事をしている可能性があるため、フォローアップメールをあまりにも多く送信することを間違えないでください。メールをチェックするように誰かに電話をかけないでください。
緊急の場合は、別の通信モードを使用してください。
8.ユーモアを使って癒しますが、控えめに
多くの人がこれらの異常な時代に気分を明るくするためにユーモアを使用していますが、電子メールでユーモアを使用することの問題は、それが裏目に出る可能性があることです。
メールでユーモアを使いたい場合は、その人をよく知っている場合にのみ行ってください。誰かが深刻な状況にある場合、あなたは無礼または失礼として外れたくありません。その上、面白そうに聞こえるものは面白く読まないかもしれません。
賢明な言葉：疑わしい場合は、除外するのが最善です。
不在時の返信を設定し、ワークライフバランスを改善する
最近人々に電子メールを送る間、あなたは時間にも注意する必要があります。在宅勤務のライフスタイルが勢いを増しているため、仕事と私生活の境界があいまいになっています。不在時の返信により、誰かが会議に出席したり、電子メールに返信したりできる時期を簡単に理解できます。
Chromebookでターミナルを開く方法
メールクライアントの設定を調べて、不在時またはデスクにいないときにオートレスポンダーを構成します。たとえば、GmailはこれをVacation Responderと呼びますが、MicrosoftOutlookは不在時の返信を使用します。
効果的なメールを作成するためのこれらの黄金のルールと適切なメールの習慣が、時間を節約し、適切な応答を作成するのに役立つことを願っています。
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ガルジは作家、語り部、研究者です。彼女は、国や業界を超えたクライアントのために、インターネット上のあらゆるものに魅力的なコンテンツを書くことを専門としています。彼女は、編集と出版の学位を取得した文学卒業生です。仕事以外では、彼女はTEDxショーや文学フェスティバルを主催しています。理想的な世界では、彼女は山に向かうことから常に1分離れています。
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