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オフィスでの紙への過度の依存は環境を傷つけます。それとは別に、機密性の高いオフィス文書を保護するのは面倒な場合があります。その結果、ミッションクリティカルなファイルは、ランダムな訪問者を含むすべての人に公開される可能性があります。
オフィスから紙を排除することで、このようなリスクをすべて回避できます。ここでは、オフィスをペーパーレスにするために使用できるオンラインアプリとヒントをいくつか紹介します。
1.訪問者管理ツール
紙ベースの訪問者ログブックからオンライン訪問者管理システムに切り替えます。革新的で堅牢な訪問者管理ツールは、オフィス訪問者を管理するプロセス全体を管理できます。
ロビートラック 写真の撮影とバッジの印刷を同時に行いながら、すべての訪問者を追跡できます。また、ホストへの通知、緊急避難の管理、セキュリティ担当者への警告などの機能も備えています。
Proxyclick は、人の流れを制御するのに役立つクラウドベースのソリューションです。このツールはカスタマイズ可能であり、統合されたアプローチに従って、フロントデスクを効率的に保ち、機密データを安全に保ちます。
2.会計アプリ
紙でオフィスの会計を管理することは、多忙で、時間がかかり、混乱を招く可能性もあります。会計アプリの助けを借りて、あなたはプロセスをペーパーレス、迅速、そして楽にすることができます。
セージ会計 経理の経歴がなくても使える経理アプリです。銀行口座に接続すると、トランザクションフローがシームレスになります。簡単なレポート機能を使用して、売上、購入、およびキャッシュフローを追跡できます。
QuickBooks は、VAT、税金、および従業員の給与の自己申告を処理できるもう1つのオンライン会計ツールです。 QuickBooks POSは、中小企業の所有者がペーパーレスで小売店のカウンターを運営できるようにする拡張版です。
3.プロジェクト管理アプリ
プロジェクト管理段階で紙を使用することを計画している場合、それは簡単に多額の費用がかかる可能性があります。すべてのチームメンバーを同じページに保持するには、同じファイルの複数のコピーを印刷する必要があります。ただし、タスクまたはプロジェクト管理ツールを使用することで、このような費用を回避し、環境に配慮することができます。
プロジェクト管理ツール アサナ 誰でもタスクの割り当てと追跡に使用できる直感的なユーザーインターフェイスを備えています。このアプリは、リアルタイムのファイル共有、タスクのコメント、およびデジタルレポートの生成に役立ちます。
ClickUp は、多くのサードパーティアプリを統合できる別のプロジェクト管理ツールです。また、個々のリソースのワークロードを追跡するのに役立つワークロードビューも提供します。
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4.To-Doリストツール
あなたはまだあなたの仕事を書き留めるために付箋を無駄にしていますか？あなたはそれを取り除き、やることリストアプリを選ぶべきです。
Todoist 整理された方法ですべてのタスクを一覧表示できます。また、タスクを分類するためのセクションとサブタスクを追加することもできます。このアプリで優先度レベルとお気に入りのタグを追加することもできます。
Any.do どこからでも、どのデバイスからでも、やることリストにアクセスできます。また、指定された時間に重要なタスクを実行するように通知します。
5.メモを取るアプリ
メモを取るプロセスをペーパーレスにすると、メモ帳やペンのコストを節約できます。さらに、会議の前に雑然とした机でメモ帳を探すのに時間を費やす必要はありません。
のようなメモを取るアプリで Evernote 、オンライン同期機能のおかげで、デバイス間ですべての重要な情報にアクセスできます。また、メモのフォーマットをパーソナライズし、選択に応じて画像、オーディオファイル、およびドキュメントをメモに追加することもできます。
Simplenote マークダウン形式でメモを追加、表示、編集、公開できます。あなたとあなたのチームは、共同作業やアイデアのためにグループ内のメモを共有できます。
6.ドキュメントスキャンツール
ペーパーレス化を決定した場合は、既存の紙の文書のデジタル化されたコピーを作成することを戦略に含める必要があります。
使用する Adobe Scan スマートフォンで紙ベースのドキュメントをPDFファイルに変換します。このアプリは、切り抜き、回転、注釈付け、署名、色編集などの機能を提供する以外に、ファイルのサイズを管理するのにも役立ちます。
ABBYY FineReader PDF は、190以上の言語をサポートし、12の異なるファイル形式で保存する高度なドキュメントスキャナーです。印刷されたテキストと手書きのテキストの両方をスキャンするだけでなく、コメントや署名を追加することもできます。
7.ファイル共有およびセキュリティアプリ
レポートの印刷コピーを作成して受信者に配布しなければならなかった時代は終わりました。オンラインファイル共有アプリを使用すると、ファイルをクラウドに保存し、資格のある受信者とのみアクセスを共有できます。
箱 業界のコンプライアンスおよびデータプライバシーポリシーに準拠して、ファイルとドキュメントをクラウドに保存および共有できます。チームメンバー間のコラボレーションがシームレスになります。
使用することもできます グーグルドライブ オフィスファイルを安全に保存し、目的の受信者とのみ共有します。さらに、このツールを使用すると、さまざまなフォルダーを使用してファイルを整理できます。
8.カレンダーアプリ
カレンダーアプリは、職業生活の不可分の一部になっています。紙ベースの日記に予定を書き留める代わりに、あらゆる種類の企業がカレンダーアプリを使用することで恩恵を受けることができます。
カレンダーリー あなたが専門的かつ効率的にあなたの会議をスケジュールすることができるオンライン予約スケジューリングアプリです。あなたはこのアプリでリマインダーとフォローアッププロセスを自動化することができます。
Googleカレンダー は人気のあるオンラインカレンダーで、カレンダーエントリに色を付けてカレンダーイベントを整理できます。その提案ツールアシストは、時間を節約するためにエントリを自動入力します。このオンラインカレンダーでは、オンライン会議のスケジュールを簡単に編集できます。
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9.デジタル契約と電子署名ツール
今こそ、印刷された法的文書を捨てる時です。デジタル契約と電子署名の世界に移動して、紙を節約し、チームの作業効率を向上させます。
提案する は、あらゆる種類の契約、提案、および合意を作成、追跡、送信、および電子署名できるオンラインプラットフォームです。このアプリのコンテンツライブラリから事前に設計された提案テンプレートを使用できます。
PandaDoc ドキュメントを簡単に作成、編集、署名することで、契約管理を合理化できます。提案書、見積もり、契約書、フォームなどのサービスをすべて紙なしのデジタル形式で提供します。
10.オンラインファックスアプリ
すべてのFAXを削除する予定であっても、クライアントがそれらの使用を主張している場合は、それが不可能な場合があります。まだ、 オンラインファックスアプリ ファックスから紙を取り除くのに役立ちます。これらのアプリは、FAXをコンピューター、スマートフォン、またはその他の選択したデバイスにリダイレクトします。したがって、ファックスを自動化し、毎年何千枚もの紙を節約することもできます。
RingCentral は、かなりの節約を提供しながら、オンラインで着信および発信ファックスを管理できるオンラインファックスソフトウェアです。使用することもできます HelloSign 機密性とセキュリティを維持しながらFAXを送受信するため。
紙をオンラインツールに置き換えることで環境に配慮する
これで、どこで仕事をしていても、オフィスや自宅でペーパーレス化を計画するために、頭の中で明確な絵を描くことができます。上記のオンラインアプリがサービスを提供している場合、ペーパーレスの職場ポリシーを実装するのにそれほど時間はかかりません。
2つの異なるラムスティックを使用できますか
紙を取り除くことは、ワークスペースを整理して生産性を向上させる多くの方法の1つです。
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TamalはMakeUseOfのフリーランスライターです。 ITコンサルティング会社での前職でテクノロジー、財務、ビジネスプロセスの豊富な経験を積んだ後、3年前にフルタイムの職業として執筆を採用しました。生産性や最新の技術ニュースについては書いていませんが、彼はスプリンターセルをプレイしたり、Netflix / PrimeVideoを一気見したりするのが大好きです。
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