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Googleドライブは、素晴らしい生産性とコラボレーションツールです。ただし、使い始めると、すべてを整理することが難しくなります。
ありがたいことに、Googleドライブには、探しているものを簡単に見つけるためのさまざまな方法が用意されています。これは、情報を探すための無駄な時間を減らすためにGoogleドライブを整理するためのガイドです。
1.基本的なGoogleドライブのセットアップとファイルの追加
標準のファイルエクスプローラーと同様に、Googleドライブではフォルダーを使用してファイルを整理できます。これは、個別のプロジェクトで作業している場合に便利です。ただし、これを少し複雑にしているのは、ファイルが2つの異なるソースから発信されている可能性があることです。
これらは、のサイドバーに一覧表示されます。 Googleドライブウェブアプリ 。 マイドライブ ドライブに保存したファイルを保持します。 私と共有 収集する 他の人があなたをドライブにアクセスするように招待したコンテンツ 。これらには、チームコラボレーションフォルダー、配布に使用されるパブリックドライブフォルダーなどが含まれる場合があります。
また、表示されます コンピューター ここで、Googleドライブのバックアップ機能を使用しているが、それは別の機能であるため、現在は実際には適用されません。
検索するファイルは、これらのカテゴリのいずれかに含まれる可能性があり、ブラウジングによる検索が困難になります。これを簡単にするために、共有ファイルまたはフォルダへのショートカットを自分のドライブに追加できます。これを行うには、ファイルをクリックしてドラッグします。 マイドライブ サイドバーで、またはそれを右クリックして選択します ドライブへのショートカットを追加 。ショートカットは、自分のドライブの好きな場所に配置できます。
ファイルは元の場所に残りますが、ドライブのショートカットを使用すると、独自の階層からファイルに簡単にアクセスできます。これにより、共有データを通り抜ける必要がなくなります。
2.日付およびその他の要因で並べ替える
これは基本的なヒントですが、どこにあるのかすぐにはわからない可能性があるため、説明が必要です。現在のファイルビューの右上に、ファイルの並べ替えを変更するオプションがあります。次のような現在の並べ替え方法として表示されます 名前 。
このテキストをクリックして、次のような別の並べ替え方法を設定します 最終更新日 また 私が最後に開いた 。矢印を使用して、昇順と降順の並べ替えも切り替えます。
シンプルですが、これは何百ものファイルがあるフォルダをすばやく理解するための便利な方法です。
3.ファイルをより速く選択します
多くのファイルエクスプローラーと同様に、Googleドライブでは シフト と NS クリックやクリックアンドドラッグと組み合わせて、複数のファイルを選択します。
所有 NS 複数のファイルをクリックしてすべてを選択します。行にあるファイルを選択するには、最初のファイルをクリックしてから、押したまま最後のファイルをクリックします シフト 。必要に応じて、クリックしてドラッグするのも簡単です。
右上のボタンを使用してファイルビューを変更できることに注意してください。このボタンは、並べ替えオプションの上と横に表示されます。 情報 アイコン。これを使用して、リストビューとグリッドビューを切り替えます。これにより、ファイルのグループを簡単に選択できます。
4.高度な検索ツールを使用する
画面上部の検索バーを使用してファイルを検索することは、紛失したものを見つけるための最良の方法です。数回クリックするだけの高度なツールを使用すると、さらに効果的になります。
検索バーをクリックすると、次のようなファイルタイプを選択できます。 PDF また スプレッドシート 、その種類のファイルのみを表示します。
これらのいずれかをクリックすると、 タイプ：プレゼンテーション または同様のものが検索バーに表示されます。具体的には、タイプの横に検索語を入力してみてください。これにより、探しているコンテンツの種類がわかっている場合に、検索を簡単に絞り込むことができます。
また、クリックすることができます その他の検索ツール ファイルタイプ選択メニューの下部（または検索ボックスの右側にある小さな矢印）で、高度な検索オプションを確認できます。これらを使用すると、変更日、所有者、共有者などの基準でドリルダウンできます。
ドライブに大量のファイルを保存していて、それらのほとんどをどこに置いたか覚えていない場合は、検索が親友になります。
5.色と星を利用してカテゴリを作成します
フォルダの深い階層を作成することもできますが、より視覚的なシステムを使用する方が簡単な場合もあります。フォルダを右クリックすると、 色を変える 一目で識別しやすくなります。
すべての標準の（そして退屈な）灰色の代わりに、明るい色のフォルダは、ドライブ内の他のフォルダの塊の中から見つけるのがはるかに簡単です。最も重要なフォルダのみに色を適用するか、同様の種類のコンテンツに配色を使用してみてください。
同様の手順として、を選択してアイテムにスターを付けることもできます スター付きに追加 右クリックメニューで。スターを付けたすべてのファイルとフォルダーを表示するには、をクリックします スター付き 左側のメニューにあります。最も重要なデータ用に星を予約すれば、どこで星を探すかをいつでも知ることができます。
6.ドキュメントをプレビューしてすばやくスキャンする
ファイルの内容をすばやく思い出して、正しいファイルがあることを確認したいですか？ここでプレビューボタンが便利です。ファイルを選択し、をクリックします 目 表示されるツールバーの右上にあるアイコン。これによりクイックプレビューが生成されるため、ファイルを完全に開かなくてもファイルを確認できます。
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これはロードに1秒かかる場合がありますが、ファイルを完全に開くよりも高速です。プレビューしたファイル（Googleドキュメントのドキュメントやスプレッドシートなど）を編集できる場合は、 [アプリ]で開く 上部のリンク。
7.リビジョンを確認し、マイドライブから履歴を編集します
ドライブで所有しているファイルについては、過去のバージョンを確認し、誰がファイルに変更を加えたかを確認できます。何かを右クリックして、 バージョンを管理する そのファイルの古いバージョンを確認（およびダウンロード）し、新しいバージョンをアップロードします。
一方、ファイルを右クリックして、 詳細を見る ファイルに関する情報が表示された右側のパネルを開きます。に切り替えます アクティビティ タブをクリックして、変更を加えたりドキュメントを共有したりする人など、最近何が起こったかを確認します。
8.アプリを試してさらに整理するのに役立てる
組み込みのコントロールだけでは不十分な場合は、サードパーティのアプリをGoogleドライブに接続して機能を強化することもできます。これらを参照するには、ファイルを右クリックして、 で開く>他のアプリを接続する 。
これにより、Googleドライブで動作するアドオンを閲覧できるマーケットプレイスが開きます。それらを調べて、魅力的なものがあるかどうかを確認してください。開始するには、次のリストをご覧ください。 Googleドライブに最適なツール 。
9.ドライブ編成のミニヒント
ドライブのコンテンツを整理するのに役立つ一連の小さなヒントを紹介します。
- フォルダ名に絵文字を使用してみてください 。 Windowsでは、を押します 勝利+期間 Googleドライブのフォルダ名で機能する絵文字を入力します。フォルダーの色と組み合わせると、これらは非常に視覚的な人に役立ちます。
- ハッシュタグをその場しのぎのタグとして使用する 。 Googleドライブには適切なタグ付け機能がないため、ハッシュタグを使用して独自のタグ付け機能を作成できます。公式にはサポートされていませんが、 ＃重要 また ＃ファイナンス 関連するドキュメントにアクセスすると、すばやく検索してすべてを1か所で確認できます。
- スマートな命名規則を使用する 。ファイルを常に特定の順序で表示する場合は、 001 簡単に整理できるように、名前の先頭にあるものなど。また、ファイル名は管理しやすいように短くしてください。ただし、今後の検索で見つけやすくするためのキーワードを含めることを忘れないでください。
効果的なGoogleドライブの編成が不可欠
これで、Googleドライブ内のすべてを制御下に置くための最良の方法のいくつかがわかりました。特に数十のフォルダに数百のファイルが散在している場合は、ファイルに簡単にアクセスできるようにすることが重要です。
Googleドライブをマスターするには、ソフトウェアの一般的な問題を修正する方法も知っておく必要があります。
共有 共有 つぶやき Eメール 10の一般的なGoogleドライブの問題（およびそれらを解決する方法）Googleドライブで問題が発生しましたか？これらのヒント、修正、および回避策を試して、Googleドライブの問題を解決してください。
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- ファイル管理
- 組織ソフトウェア
- グーグルドライブ
ベンは、MakeUseOfの副編集長およびオンボーディングマネージャーです。彼は2016年にフルタイムで執筆するためにITの仕事を辞め、振り返ることはありませんでした。彼は7年以上にわたり、プロのライターとして技術チュートリアルやビデオゲームの推奨事項などを扱ってきました。
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