アイゼンハワーマトリックスを使用してToDoリストを作成する方法

タスクを適切にスケジュールし、気を散らすものを最小限に抑えることで、生産性を向上させることができます。しかし、どのようにタスクに優先順位を付けるのでしょうか？すべてをやることリストに入れることで、最も重要なタスクを最初に実行し、次に2番目のタスクを実行することが保証されます。

すべてのタスクのリストを取得したら、適切なタイミングで適切なことを実行できるように、タスクの整理と優先順位付けに時間をかけます。この記事では、タスクに必要な注意の量に応じてタスクに優先順位を付ける方法と、アイゼンハワーの原則を使用してタスクを正しく実行する方法を学習します。

さまざまな種類の注意

タスクに優先順位を付ける前に、各タスクに必要なさまざまな種類の注意を理解しましょう。

1.1。 積極的な注意： 最も困難または複雑なタスクを完了するために集中して維持する必要があるのは、一種の注意です。論文の執筆、プロジェクト提案メールの送信、学術的な問題の解決、YouTubeビデオの作成は、最も焦点を当てる必要のあるタスクです。これらのタスクを実行するには、積極的な注意を払う必要があります。

2.2。 積極的な注目： 積極的な注意とは、毎日繰り返される中程度のレベルのタスクに対処するために必要な注意を指します。 Googleカレンダーでの会議のスケジュール設定、保留中のメールの送信、同僚への重要なドキュメントの送信など、よりマイナーな日常の活動のほとんどには、積極的な注意が必要です。あなたは積極的に何かを作り上げているわけではありませんが、それでも物事を成し遂げるためにいくらかの注意が必要です。

3.3。 非アクティブな注意： 自動化できる比較的簡単なタスクの場合、最小限の注意が必要です。メールからスパムを削除したり、ドラフトメールをキャンセルしたり、同僚のリストにイベントの招待状を送信したりする場合、これらすべてのアクティビティにワンクリックが必要です。このようなタスクでは、適切な積極的な注意を払う必要はありません。

注意のレベルに応じたタスクの優先順位付け

必要な注意のレベルに応じてタスクに優先順位を付けることは、日常の活動を一覧表示するための優れた方法です。

積極的な注意を必要とするこれらすべてのタスクは、あなたにとって非常に重要であることは間違いありません。これらのタスクにより多くの時間を費やす価値があるので、それらはあなたがあなたの一日を始めるものでなければなりません。また、これらの活動に1日の中で最も集中的で新鮮な時間を割り当てるようにしてください。一杯のコーヒーを飲み、ヘッドホンを装着すると、積極的に行動し続けることができます。

非アクティブな注意を必要とするタスクは、プロアクティブなアクティビティと非アクティブなアクティビティの間にあります。これらの時間は、プロアクティブでも非アクティブでもない日中に割り当てることができます。あなたがあなたの友人に電話をしなければならないならば、朝はそれをするのに適切な時間ではないかもしれません。だから、そのような活動にあなたのアクティブな時間を無駄にしないでください。

怠惰なゾーンに入ったときに、1日のそれらの時間に非アクティブな注意を払うだけでよいタスクをスケジュールできます。これは、やることリストからそれらをすばやくチェックするのに最適な時期です。このように、あなたは一日が進むにつれて生産的な何かをするのにあなたの怠惰な時間を利用するでしょう。

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上記の概念を実装して、todoistのto-doリストに優先順位を付けましょう。そのためには、日中にしなければならない6つのタスクのリストを見てください。

上記のタスクのリスト、スクリプトの作成、およびYouTubeビデオの撮影には、ほとんどの注意が必要です。したがって、これらのタスクの両方をクリックして、優先度を1に設定します。

1.1。 クリック 3つのドット 各タスクの前に。

2.2。 をセットする 優先順位 赤い旗に。

優先度1のすべてのタスクが、他のすべてのタスクよりも上に移動することがわかります。

上司に会い、友達に電話をかけている間、積極的に行動する必要はありません。ただし、怠惰なときと無気力なときの両方を行うことはできません。したがって、優先度設定からオレンジ色のフラグを選択して、これらのタスクを2番目の優先度として設定します。

同僚に招待メールを送信することと、データをMS-Excelに転送することは、非アクティブな注意を必要とする2つのタスクです。したがって、優先順位設定から青いフラグを選択して、それらを優先順位ツリーに設定します。

これは、何をプロアクティブ、非アクティブ、アクティブにするかを決定することにより、やることリスト内のタスクに優先順位を付ける方法です。各タスクの注意に適合する適切な注意を与えるだけで、効率の目標を達成する必要があります。

毎日のタスクに優先順位を付け、それぞれに必要な注意を理解したら、実際の就業日にそれらを合わせる時が来ました。アイゼンハワー法は、さまざまな種類の日常的なタスクを処理する方法を教えるよく知られた方法です。

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アイゼンハワーマトリックスを使用してタスクを毎日のスケジュールに入れる

アイゼンハワーによれば、タスクの重要性と緊急性に応じて、すべてのタスクを4つの異なるカテゴリに分類できます。次に、それを即座に実行するか、委任するか、延期するか、または完全にダンプします。

これらの各カテゴリについて簡単に説明しましょう。

やれ： それはあなたが避けられないタスクの完了を指します。その重要性と時間感度を知ることにより、あなたはすぐにそれを完了します。
委任する： あなたは他の誰かにタスクを引き渡し、彼らがそれを引き受けます。
それを延期する： しかし、あなたはそれを自分でやりたいのですが、その日のうちに。これらは、脇に置いてそれに応じてスケジュールできるタスクです。
それを捨てなさい： それはあなたの時間の価値がないそれらのタスクを捨てることを指します、そしてこれらのタスクは気を散らすだけです。

アイゼンハワー法がtodoistのタスクにどのように適用されるかを次に示します。

YouTubeビデオの撮影は最初のタスクなので、やれそれがあなたの優先事項なので、最初に。次の優先事項は、スクリプトを書くことです。委任あなたの作家に。同様に、データをExcelに転送するタスクを委任できます。

上司との面会や友達への電話は遅れる可能性があるので延期これらの2つのタスク。最後に、時間が足りない場合は、ごみ招待メールを送信し、後で実行します。

これは、作業ルーチンを適切に管理するための最も簡単で効果的な方法です。そうしないと、生産的である以外に、間違った時間にタスクを非効率的に完了するのに非常に忙しい場合があります。

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ToDoリストをさらに活用する

あなたが朝型であろうと夜型型であろうと、あなたの最も効果的な時間を除外し、積極的な注意を必要とするタスクを実行するためにそれらを割り当てます。非アクティブでアクティブなタスクがプロアクティブなタスクから気をそらさないようにすることを優先する必要があります。

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著者について シャンアブドゥル|（46の記事が公開されました）

Shan Abdulは、機械工学の卒業生です。教育を終えた後、フリーランスのライターとしてキャリアをスタート。彼は、さまざまなツールやソフトウェアを使用して、学生や専門家としての生産性を高めることについて書いています。暇なときは、生産性に関するYouTubeの動画を見るのが大好きです。

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