Word 文書でリアルタイムに共同作業する方法

Word 文書で他の人と一緒に作業するのは、非常に困難な場合があります。経験豊富な Microsoft 365 ユーザーでも、共有ドキュメントの編集とレビューが難しいと感じる場合があります。

ただし、変更を追跡し、承認または拒否しながら、Word 文書でリアルタイムで簡単に共同作業することができます。必要なツールと、最も効率的なコラボレーションを実現するためにそれらを使用する方法を見ていきます。

Word 文書で共同作業するには何が必要ですか?

Word ドキュメントでリアルタイムで共同作業したい場合は、それを OneDrive アカウントに保存する必要があります。これを行うには、ドキュメントを開いて、次の場所に移動します。 [ファイル] > [名前を付けて保存]、 そしてそれをOneDriveに保存します。

さらに、より新しいバージョンの Microsoft 365 を使用し、アクティブなサブスクリプションを持つことをお勧めします。によるとマイクロソフト、他の人と同時にドキュメントを編集することはできますが、リアルタイムのコラボレーション機能はありません。

他の人の変更を確認するには、ドキュメントを定期的に更新する必要があります。サブスクリプションの有効期限が切れた場合は、いくつかの方法があります新しい Microsoft 365 サブスクリプションの割引を受ける。

同じ Word 文書で他のユーザーと作業するために何が必要かがわかったので、それを共有する方法を見てみましょう。最初のオプションは、Word 内から共有することです。を開きます。 ファイル メニューを選択して共有。

2 つの異なるオプションがあることがわかります。

メールで共有 。ドキュメントを共有したい人の電子メールアドレスを入力する必要があります。
リンク付きで共有 。こうすることで、リンクを知っている全員がドキュメントにアクセスできるようになります。ドキュメントを多くの人と共有する必要がある場合は、このオプションの方が効率的である可能性があります。ただし、機密事項に取り組んでいる場合は、各投稿者を手動で追加した方がよい場合があります。

どの方法を使用する場合でも、時間をかけて適切な権限を設定してください。クリック編集アイコンをクリックして、ドキュメントを共有している相手がそのドキュメントを表示または編集のみできるかどうかを選択します。

次に、 共有設定 オプション。そこでは、ドキュメントの有効期限を設定したり、情報を安全に保つためのパスワードを設定したりすることもできます。共有設定に問題がなければ、をクリックします。 適用する。

または、ファイルを右クリックして [ OneDrive > 共有 。次に、上に示したように共有設定を行う必要があります。

Microsoft Word での変更を追跡および確認する方法

設定された権限に応じて、ドキュメントを共有したユーザーはドキュメントを編集できます。全員による変更を監視するには、 変更を追跡する 特徴。

これを行うには、 レビュー タブをクリックして、追跡メニュー。そこで、開きます 変更を追跡する メニューを選択して すべての人のために 。この機能を有効にすると、追加されたテキストに下線が表示され、削除されたテキストには取り消し線が付きます。

ここで、他の人が誤ってこの機能をオフにしないようにするには、 ロック追跡 オプションを選択してパスワードを設定します。こうすることで、ドキュメントに加えられた変更を見逃さないようにすることができます。

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Microsoft Word の表示の変更方法を選択します

効率を高めるために、Word では文書に加えられた変更をどのように表示するかを選択できます。の中に レビュー タブで、次のドロップダウンメニューを開きます。 レビュー用に表示 アイコン。そこで、次のオプションのいずれかを選択します。

オリジナル 。オリジナルの文書を表示します。ただし、他の人が行ったコメントや変更は削除されません。
マークアップなし 。マークアップを削除し、すでに承認した変更を含むドキュメントを表示します。
すべてのマークアップ 。共同作業者ごとに異なる色を使用して変更を表示します。
単純なマークアップ 。マークが赤線で変化します。

Microsoft Wordで変更を承認または拒否する方法

変更を受け入れるか拒否するには、追跡された変更を右クリックして、次のいずれかを選択します。 挿入を受け入れる または 挿入の拒否 誰かがテキストを追加または削除したかどうかに応じて。他の人がドキュメントの一部を削除した場合は、 削除を受け入れる そして 削除の拒否 オプション。

プロセスは単純ですが、多数の寄稿者が同じドキュメントで作業している場合、一部の変更を見逃す可能性があります。何も見逃していないことを確認したい場合は、 変更点 ドキュメントを手動で確認する代わりに、セクションを参照してください。そこで、前のそして次ボタンを使用して変更をナビゲートします。

追跡された変更を管理する方法は他にもあります。たとえば、次のようにクリックできます。 同意する > 同意して次へ進む 。編集についてすでに同僚と話し合っている場合は、 すべての変更を受け入れる オプション。

同様に、変更を拒否するには、 拒否する ボタンまたは 拒否 > 拒否して次へ進む 。すべての変更を削除するには、「レビュー」タブに移動し、下の矢印をクリックします。 拒否する を選択し、 すべての変更を拒否 。これは、次のような場合に非常に便利です。大量のデータをWordにインポートしました最初に相談せずに。

校閲ウィンドウを使用して Microsoft Word の変更を追跡する

変更を追跡するもう 1 つの効率的な方法は、レビューペインを使用することです。このツールは、文書内で追跡された変更とコメントの数を表示します。

アクセスするには、次の場所にアクセスしてください。 レビュー > 追跡 をクリックして、 レビューペイン 。次に、次のいずれかを選択します。 垂直ペインの確認 または 水平ペインの確認 オプション。

Microsoft Wordで特定の人による変更を追跡する方法

変更内容を作成者ごとに分類する方が効率的かもしれません。 Microsoft Word でこれを行うには、次の場所に進みます。 レビュー > 追跡 そして延長します マークアップを表示 メニュー。そこで、選択してください 特定の人 そして、変更を確認したい作成者に対応するボックスを除くすべてのボックスのチェックを外します。

特定の投稿者とのドキュメントの共有を停止したい場合は、ドキュメントを開いて、共有メニュー。そこで、選択してください アクセスを管理する 。

いずれかの寄稿者へのアクセスを削除するには、その寄稿者のユーザー名を選択します。次に、クリックします 直接アクセス をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。選択する アクセス権の削除 そしてアクションを確認します。あるいは、同じメニューを使用して、共有ドキュメントへのアクセス方法を変更します。

Microsoft Wordで簡単に共同作業

Microsoft Word のコラボレーションツールを使用すると、ドキュメントに加えられた変更についてチームメンバーにメールで送信する必要がなくなるため、時間を大幅に節約できます。 Microsoft Word には共同作業能力に加えて、豊富な機能とツールがあるため、プロジェクトを完了するために別のワードプロセッサは必要ありません。たとえば、外出先で表をグラフに変換したり、言語を翻訳したりできます。