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メールマージを使用すると、プレースホルダーを使用して一括メールやレターをパーソナライズできます。必要なのは、連絡先のデータベースと、連絡先への電子メールまたは手紙のテンプレートだけです。
この記事では、Excelデータベースを使用してMicrosoftWordのメールマージを作成する方法を紹介します。手順はMicrosoftWordとExcel2016から取得されますが、プロセスはすべてのエディションで同じです。
Excelからメールマージを行う方法
メールマージは、データベースのデータソースを使用し、それらをそれぞれのプレースホルダーに配置して、一括メールをパーソナライズします。これらのデータベースは、以下のリストからのものである可能性があります。
1.を開きます マイクロソフトエクセル スプレッドシート。
2.で手動連絡先リストを作成します 言葉 メールマージを使用する場合。
3.を選択します 連絡先データ MicrosoftOutlookアプリから。
次の2セットのオプションから選択できます。
32ビットまたは64ビットが必要ですか
- 互換性のあるファイル内のGmailの連絡先。
- MicrosoftSQLServer。
Wordでメールマージを使用する必要がある場合は、MicrosoftExcelワークブックデータベースが最も適しています。メールのマージでは、Excelを使用して、Wordが後で使用するデータベースを作成します。
連絡先の詳細が記載されたExcelファイルがない場合は、これを使用できます 試用用のサンプルExcelファイル 。
大量の電子メールや手紙の不一致を避けるために、以下に述べるようにExcelファイルを微調整する必要があります。
- 最初の行には、から始まる列ヘッダーのみを含める必要があります セルA1 。 Wordはこれらの列ヘッダーを次のように使用します フィールドをマージ MicrosoftWordのメールマージを使用する場合。
- メールまたはレターテンプレートドキュメントで使用するプレースホルダー名と一致するように列ヘッダーを編集する必要があります。
- スプレッドシートファイルに、行パターンごとに1つのレコードとして連絡先データが含まれていることを確認する必要があります。たとえば、現在のチュートリアルでは、顧客の利用可能なすべての連絡先の詳細 ジェームスバット 間でアクセス可能 セルA2 と J2 。
- 郵便番号、割引率、走行距離、通貨などの連絡先の数値データは、適切な数値形式である必要があります。
- 変更を加えるには、数値を含むセルまたはセルの範囲を選択します。
- の中に ホームタブ 、 以内 リボン 、 クリック ドロップダウン矢印 その上 全般的 。
- メールマージWord文書をExcelデータベースファイルにリンクする前に、すべての追加を行います。すべての変更を加えたら、 保存する Excelファイル。
- 連絡先のExcelデータベースファイルは、コンピューターのローカルストレージに存在する必要があります。
- すべてのデータがExcelブックの最初のシートにあることを確認してください。
Wordでメールマージを行う方法
Excelでデータベースを作成したら、多くの受信者に送信する電子メールまたはレターテンプレートを開く必要があります。以下に概説する手順に従います。
1.上で リボン 、 クリックしてください [メーリング]タブ 。
2.で メールマージグループを開始します 、をクリックする必要があります メールマージを開始 。
3.6つのメールマージドキュメントタイプが表示されます。クリック 手紙 また 電子メールメッセージ 。
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4.上で メールマージを開始 グループ、をクリックします 受信者を選択します 。 [新しいリストを入力する]、[既存のリストを使用する]、[Outlookの連絡先から選択する]などのオプションが表示されます。
5.連絡先リストをテンプレートレターにリンクする方法に応じて、上記の3つのオプションのいずれかを選択できます。このチュートリアルでは、を選択しましょう 既存のリストを使用する 利用する Excelデータベース 以前に作成またはダウンロードしたもの。
6.上で データソースを選択 ダイアログボックスで、Excelデータベースファイルを使用できるフォルダを見つけます。ファイルを見つけたら、それを選択して、をクリックします 開ける データベースをWordのメールマージにロードします。
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7.が表示されます テーブルを選択 ダイアログボックス。クリックしてボックスを終了します わかった ダイアログボックスを変更せずに。
8.それは素晴らしいです！これで、ソースデータがWordメールマージプログラムに正常にリンクされました。
9. Wordは、データベースの列ヘッダーをマージフィールド項目と自動的に照合します。適切なマッチングを確実にするために、 フィールドの書き込みと挿入グループ に [メーリング]タブ の リボン 次にをクリックします マッチフィールド 。
10.10。 マッチフィールド ダイアログボックスが表示されます。左側の列に、マージフィールドアイテムが表示されます。右側には、リンクされたExcelデータベースからの一致するデータがあります。
11. Outlookの連絡先やGmailからエクスポートされた連絡先など、他のソースデータを使用する場合も同じです。リストをスクロールして、不一致がないことを確認します。クリック わかった 閉じます。
12.テンプレート文字で、最初の文字の前にカーソルを置き、を押します 入力 文字の本文の上にスペースを作るために数回。
13.カーソルをドキュメントの上部に置き、をクリックします。 アドレスブロック の中に フィールドの書き込みと挿入グループ に [メーリング]タブ の リボン 。
14.左側に アドレスブロックの挿入 ダイアログボックスでは、名前、会社名、住所、国など、フォーマットオプションを選択できます。右側に、住所ブロックのプレビューが表示されます。
15.あなたは使用することができます マッチフィールド 入力データの不一致を修正するためのオプション。クリック わかった たす AddressBlock シェブロン内。
16.次に、をクリックします。 あいさつ文 の中に フィールドの書き込みと挿入 後のグループ AddressBlock 、行間隔を指定します。
17。 あいさつ文を挿入 ダイアログボックスが表示されます。必要に応じて変更を加えてから、 わかった 。 NS GreetingLine シェブロン内は手紙に表示されます。
18.をクリックすることができます 結果のプレビュー のコマンド リボン 手紙がどのように見えるかを見るために。
19.別のカスタムマージフィールドを追加することもできます AddressBlock と GreetingLine 。追加したいとしましょう 車両のメーカーとモデル 文字本文内。
20.これを行うには、メールマージにリンクされているExcelデータベースファイルを開き、 車両のメーカーとモデル 列ヘッダー。車両の詳細を入力し、 保存する Excelファイル。
21.ここで、メールマージWord文書に移動し、繰り返します ステップ4 、 五 、 と 六 。
22.次に、文字本文内の任意の単語またはいくつかの単語を選択して、をクリックします。 マージフィールドの挿入 に フィールドの書き込みと挿入グループ 。
23。 マージフィールドの挿入 ボックス、選択 データベースフィールド 、次に選択します 車両のメーカーとモデル 。クリック 入れる カスタムマージフィールドを追加します。
24.これは、送信する各文字または電子メールをカスタマイズするために必要な数の可変プレースホルダーを追加する方法です。 Microsoft Wordのメールマージは、データを受信者の名前に自動的に照合します。
25。 リボン 、 クリック 終了とマージ コマンドを選択してから選択 ドキュメントを印刷する また 電子メールメッセージを送信する 。クリックすることもできます 個々のドキュメントを編集する メールや手紙を送る前に校正する。
メールマージを使用してメールの生産性を向上させる
これで、MicrosoftWordとExcelを使用してメールマージを実行する方法がわかりました。メールマージを使用して、カスタマイズされた電子メールをより速く送信し、専門家または個人の連絡先との良好な関係を確立します。 Wordを使い続けて、仕事や私生活を以前よりも簡単にします。
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Microsoft Wordは、その生産的な機能がなければ、ツールにはなりません。ここに毎日あなたを助けることができるいくつかの機能があります。
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TamalはMakeUseOfのフリーランスライターです。 ITコンサルティング会社での前職でテクノロジー、財務、ビジネスプロセスの豊富な経験を積んだ後、3年前にフルタイムの職業として執筆を採用しました。生産性や最新の技術ニュースについては書いていませんが、彼はスプリンターセルをプレイしたり、Netflix / PrimeVideoを一気見したりするのが大好きです。
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