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メールマージは時間と労力を節約できるので、このガイドで最初から最後までのプロセスを学びましょう。
Officeスイートに精通しているほぼすべての人がMailMergeについて聞いたことはありますが、多くの人はプロセスがどのように実行されるかを正確に知りません。ドキュメントを事前に設定し、Wordでマージする方法が明確である限り、想像以上に簡単です。
起動して実行すると、この機能を使用してからすべてを作成します カスタマイズされたインデックスカード あなたの職場での大量郵送に。 Mail Mergeは初めて気が遠くなるようなものであり、このウォークスルーを実行することで、それを自分で証明できます。
このガイドでは新しいOffice2016を使用しましたが、このプロセスは古いバージョンのMicrosoftWordとExcelに適用されます。
ソースドキュメントの設定方法
メールマージは、ドキュメントの指定されたフィールドに別のソースからのデータを入力することで機能します。 通常、データベースまたはスプレッドシート 。メールマージを成功させるための最初のステップは、ソースドキュメントを設定し、Wordが理解できる方法でフォーマットされていることを確認することです。
この手法の最も一般的な使用法を考えると、この例では、一般的な大量郵送に個人の名前と住所を配置することに重点を置きます。含めるフィールドは、名前、会社、住所、市区町村、州、郵便番号ですが、包括的なプロセスに従っている限り、これらの詳細は必須ではありません。
Excelを使用する
Excelを使用してソースドキュメントを作成している場合は、このメールマージまたは将来のメールに含まれる可能性のあるすべての関連情報のテーブルを作成する必要があります。
ここでの基本的な考え方は、さまざまな情報を別々の列に分割し、それぞれに適切なヘッダーを付けることです。これにより、後でこれらの詳細から簡単に選択できるようになり、同じソースドキュメントを使用して、IDバッジから住所ラベルまで何でも作成できるようになります。
次に、すべてのデータ（列ヘッダーを含む）を選択し、に移動します 数式 タブをクリックして選択します 名前を定義する 。
データセットの名前を尋ねられるので、適切なものを選択してください。異なるメーリングの複数のMailMergeプロジェクトを監督する可能性がある場合は、認識できるものを追加して、それらをさらに区別することをお勧めします。それが完了したら、作業を保存してスプレッドシートを閉じます。
Wordの使用
Wordファイルをソースドキュメントとして使用することもできますが、少し手間がかかります。あなたがする必要があります 物事を管理するためのテーブルを設定する 、だからに向かう 入れる タブ、を見つけます テーブル セクションをクリックし、ドロップダウンをクリックします。プロジェクトに必要なテーブルのサイズを指定してから、データの入力を開始します。
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このドキュメントは純粋にメールマージのソースファイルとして機能することを目的としているため、ここでのフォーマットについてあまり心配する必要はありません。ただし、正確さが重要であるため、すべてのデータが正しい列に配置され、適切なタイトルが付けられていることを確認してください。終了したら、ドキュメントを保存して、しばらくの間閉じます。
メールマージの開始
Wordを開き、新しいドキュメントを作成します。に向かう 郵送 タブをクリックし、 メールマージを開始 ドロップダウンを使用して、目的のプロジェクトを選択します。
ここで、作成しようとしているものに応じて、プロセスが少し異なる場合があります。ラベル、または非標準の紙に印刷される可能性のある他の何かを作成している場合、いくつかの追加の印刷オプションを指定できる別の画面が表示されます。
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この場合、 ディフォルト 特に理由がない限り、トレイを使用してから、Wordが正しいテンプレートを適用できるように適切な製品番号を選択します。
ソースデータのインポート
これらの基盤が整ったので、プロセスの開始時にソースドキュメントに入力した情報のインポートを開始できます。に向かう 郵送 タブをもう一度クリックします 受信者を選択します と選択します 既存のリストを使用する 。
WordまたはExcelのどちらで作成されたかに関係なく、ソースドキュメントに移動します。MicrosoftのOfficeスイートは、ほとんどの状況でうまく連携します。スプレッドシートを使用している場合は、選択しているテーブルを確認するように求められます。ボックスにマークが付いていることを確認する必要があります データの最初の行には列ヘッダーが含まれています がチェックされています。今すぐに向かいます フィールドの書き込みと挿入 のセクション 郵送 タブをクリックしてクリックします アドレスブロック （またはプロジェクトにとって意味のあるものは何でも）。
ここでは、ソースドキュメントから最終的なメーリングに転送されるフィールドを正確に微調整できます。この段階でさらに多くのオプションを使用するには、受信者の名前、ミドルネーム、ラストネームを個別の列として追加できます。これにより、で使用可能な選択肢のリストが拡張されます。 この形式で受信者の名前を挿入します 分野。ただし、これは厳密にオプションです。
アドレスブロックツールは、メールマージを高速化することを検討している人には最適ですが、規定したい場合は ドキュメントがどのようにレイアウトされているか 、の使用を検討してください マージフィールドの挿入 下のオプション フィールドの書き込みと挿入 各フィールドを手作業で配置するセクション。フィールドをドキュメントに挿入すると、次を使用できます。 結果のプレビュー 入力するとどのように印刷されるかを確認します。
今こそ、実行する必要のあるフォーマットの微調整を行うときです。フォントを変更したり、各フィールドがページ上にどのように配置されるかを調整したり、追加したい美的感覚を高めたりします。それが完了したら、もう一度[メーリング]タブに移動して、[ 終了とマージ 下 終了 セクション。完成したドキュメントは準備ができており、印刷して郵送するのを待っている必要があります。
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現在アメリカを拠点に活動している英語の作家。 Twitterで@radjonzeを介して私を見つけてください。
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