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Mail Mergeは、何年も電話をかけていない古い友人の1人のようなものです。あなたがそれらをひどく必要とする日まで、過小評価され無視されます。
土壇場で数百の招待を管理する仕事を委任されるまで、その可能性に気付かないだけです。たぶん、彼らは結婚式の招待状の束か、差し迫ったゾンビの黙示録への赤い警告です。または、住所ラベルや名札を大量に印刷するなど、無害なものである可能性もあります。
心配しないでください。数回クリックするだけで、Microsoft Outlook2016を使用してパーソナライズされた大量の電子メールを数分で送信できます。そして、その日を救ってください。
メールマージはいつ使用する必要がありますか？
先に進む前に、メールマージは、基本的に同じであるが各ドキュメントに固有の詳細が含まれている複数のドキュメントを作成する場合に使用されます。電子メールは、同じ形式、同じテキストおよびグラフィックを共有します（存在する場合）。たとえば、テキストは同じままですが、名前、住所、または件名ビットさえもそれぞれ固有である招待状。
メールのマージ—メッセージをグループの人々に電子メールで送信するのとは異なり— メッセージの各受信者を唯一の受信者にします 。
私がこれまでに見つけた彼らの最善の使用法–大量の電子メールを、雇用主ごとにカスタムの詳細を含む就職活動の電動工具として使用します。
メールマージ機能は2つの部分を使用します。
- NS メイン定数ドキュメント （ここでは：Microsoft Word）電子メールの本文を記述します。
- NS 変更可能なデータソース （ここでは：Microsoft Outlookの連絡先）これは通常、受信者のアドレスと名前です。
これら2つは「マージ」されます。 OutlookはMicrosoftOfficeスイートの一部であるため、この機能を使用して、それぞれが異なる連絡先用にパーソナライズされたメールをまとめて送信できます。スパムではありませんが、悪意のある人の手に渡ると思いますが、メールマージを使用して、迷惑メールで爆弾を仕掛けることができます。
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Microsoft Officeでは、住所の詳細にさまざまなデータソースを使用できます。たとえば、次のことができます。 Excelスプレッドシートを使用する またはAccessデータベースですら。ここでは、MicrosoftOutlookの連絡先を使用して電子メールを送信します。
メールマージのために連絡先のプールを準備する
それでは、MicrosoftOutlookを起動した後の手順を詳しく見ていきましょう。
1.開く 人 連絡先のリストを表示します。
パーソナライズされた電子メールリストに含める連絡先を選択します（CTRL +クリック）。膨大なリストの管理を容易にするために、 選別 利用可能なオプション（横にあるドロップダウン矢印をクリックします 全て ）。管理しやすくするために、次のことができます。 カテゴリで並べ替え 同じドロップダウンを介して。
注意してください： メールマージはしません 配布リストを操作する 。
2.選択します メールマージ から リボン>ホーム>アクショングループ 。
3.表示されるはずの[連絡先のメールマージ]画面で、[連絡先]を選択します。 選択した連絡先のみ パーソナライズされた電子メールが連絡先の選択されたバッチを対象としている場合。下の[マージオプション]セクションで、次のパラメータを選択します。
- ドキュメントタイプ： フォームレター
- 移動： Eメール
- メッセージの件名： すべてのメールの件名が変更されるわけではありません。
4.をクリックします わかった 次に、Microsoft Wordが起動して、パーソナライズされたメッセージを作成します。
パーソナライズされたメッセージをMicrosoftWordで書く
リボンの[メーリング]タブは、正面と中央に表示されます。ここで、あなたはあなたの大量の電子メールを始めたいと思うでしょう パーソナライズされたグリーティングライン 。から 郵送 Microsoft Wordのタブで、 あいさつ文 。
ご覧のとおり、ダイアログボックスにはランドール氏の名前が事前に入力されています。これは、連絡先リストの名前の単なるプレースホルダーです。そのすぐ下で、リストから名前のプレビューを確認できます。ここに記載されているオプションを使用して、エントリをカスタマイズできます。
マージフィールドは、メーリングリストの列見出しから取得されることに注意してください。したがって、不一致がある場合は、 マッチフィールド マージが正確に保たれるようにします。必要なフィールドに「一致しません」と表示されている場合は、そのフィールドのドロップダウンリストを選択してから、リスト内のその列に一致する列名を選択します。
クリックすると わかった ここを終了すると、あいさつ文のプレースホルダー（DearMr。…）がWord文書に配置されます。
これを覚えて： 追加のフィールドを使用して、ドキュメントに追加情報を入力できます。
クリック マージフィールドを挿入します。 このデータは、元のデータソース（この場合はMicrosoft Outlookの連絡先情報）に存在する必要があります。例としては、自宅の住所、自宅の電話番号、役職などがあります。小さなドロップダウン矢印をクリックすると、完全なリストが表示されます。
あいさつ文をフォーマットします。 あいさつ文を希望どおりにフォーマットするには、両端のマークを含むフィールド全体を強調表示します。に移動します 家 タブをクリックし、フォント設定を使用します。また、 行間隔 行間隔がドキュメントの残りの部分の間隔と一致することを確認します。
今すぐメッセージを入力してください
メッセージの始まりは<>プレースホルダーおよび/または追加のマージフィールドを使用して挿入したその他のフィールド。メッセージを作成します。覚えておいてください、これは最高の状態で大量の電子メールです。だから、あなたが集めることができるすべての電子メールのエチケットを使用するようにしてください。
メールの本文が完成したら、をクリックします 終了してマージ>電子メールメッセージを送信する 。
NS 電子メールに移動 ダイアログボックスが開きます。クリック わかった 。
その後、MS Wordは、電子メールをフラッシュで自動的に投稿する役割を果たします。 Wordは、各アドレスに個別の電子メールを送信します。他の受信者をCCまたはBCCすることはできません。 添付ファイルを追加できません メールに。
メールマージに使用したドキュメントを保存できます。これは、データソース（連絡先）とのリンクも保存するためです。メールマージドキュメントを開くときに、 はい Wordが接続を維持するように要求したとき。
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一度コツをつかめば、プロセス全体は開始から終了までわずか数分かかります。同時に、1人だけのメールを作成するのにかかるので、グループで作成できるようになりました。グループの大きさは関係ありません。
また、受信者の名前を挨拶として使用することは、グループの電子メールの適切な動作です。それは電子メールにより個人的なタッチを与えます。何か、CCで送信された電子メールはひどく欠けています。
次に、メールマージを試して、レター、ラベル、封筒を印刷できます。あなたはまたについて学びたいかもしれません Microsoft OutlookPSTファイルをマージする簡単な方法 。 Outlookのヒントをもっと知りたいですか？次に、Outlookのあまり知られていない機能を調べます。
共有 共有 つぶやき Eメール AndroidでGoogleの組み込み水準器にアクセスする方法何かがピンチで水平になっていることを確認する必要がある場合は、数秒で携帯電話の水準器を取得できるようになりました。
次を読む 関連トピック- 生産性
- メールのヒント
- 連絡先管理
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- Microsoft Outlook
- メールマージ
- Microsoft Office 2016
Saikat Basuは、インターネット、Windows、および生産性の副編集長です。 MBAの汚れを取り除き、10年間のマーケティングキャリアを積んだ後、彼は現在、他の人がストーリーテリングスキルを向上させるのを支援することに情熱を注いでいます。彼は欠落しているオックスフォードコンマを探し、悪いスクリーンショットを嫌っています。しかし、写真、Photoshop、および生産性のアイデアは彼の魂を落ち着かせます。
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