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数週間前から、会議の議事録を保存して保存できる、使いやすいWebサイトまたはアプリケーションを探していました。従来のテキストドキュメントアプローチは、もはや生産的な議事録の方法ではありません。空のファイルを入力するだけでは、迅速なコラボレーション、議事録の更新、過去の議事録をバックアップして確認する場所はありません。
1月に、チームとコラボレーションするための6つの無料オンライン会議ツールについて説明しましたが、今度は追加します 同意する アジェンダ設定、議事録作成、およびレポート作成に役立つツールとして。
ミーティングの設定
まず、Agreedoで会議を設定し、チームメンバーがサイトにサインインして会議の議題を表示したり、入力を提供したりするための招待状を送信します。
オンライン会議は、すべての人に表示されるパブリックとして設定することも、出席者としてリストされている人だけに表示されるプライベートとして設定することもできます。議事録を「モデレート」するように選択できます。これは、会議の作成者のみがアイテムを追加または変更できることを意味します。他のすべての参加者はコメントのみを追加できます。
招待状を送信すると、招待者には、Outlook、Notes、またはiCalで開くことができるカレンダーの日付が添付された電子メールが送信されます。オンラインツール自体は、すべての主要なブラウザで動作します。
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会議の準備
Agreedoは、4つの異なるアジェンダアイテムを提供しています。 情報、決定、タスク 、 と トピック 。これらの項目は、実際には、会議の議事録に追加する最も重要な情報を確認するのに役立ちます。通常、会議では非常に重要な問題について多くの議論があり、時には議論がありますが、物事を成し遂げるためには、タスクを特定して割り当て、重要な決定を下す必要があります。
したがって、会議を開催する前に、会議の議題項目のリストを作成して優先順位を付けることが重要です。会議が同じチームメンバーで構成されている場合は、他の人が議事録にアイテムを追加できるように、議事録をモデレートしないでおくことをお勧めします。
会議アイテムは移動できますが、残念ながら、会議全体の期間を設定することはできますが、各議題アイテムに期間時間を割り当てる方法はありません。
各主要アイテムの下にサブアイテムを配置することもできます。また、会議で完了すると、アイテムの各セクションを非表示にすることができます。
コラボレーション機能
Agreedoの最も便利な点は、アジェンダがオンラインで投稿されることです。これにより、コラボレーションが可能になります。チームメンバーは、サイトに登録するか、Googleログインを使用して、Agreedoにサインインすることもできます。
議事録のモデレートを解除することを許可すると、招待された参加者は議題項目を変更できます。これは良い考えですが、より高度なプロセスでは、選択した招待者のみが議題項目を変更でき、すべての参加者が会議に招待されるわけではありません。
会議をモデレートすることを選択した場合、参加者は議題項目にのみコメントを追加できます。このタイプのコラボレーションでも、会議が開催される前に実際に会議への入力を開始できるため、会議の生産性を高めるのに役立ちます。会議アイテムにコメントが追加されるだけでなく、ファイルを議題アイテムに添付することもできます。ただし、オンラインリソースへのリンクは、コメントセクションに投稿する必要があります。 URL専用のツールはありません。
私がAgreedoに望むもう1つの機能は、決定項目を設定して、イベントの日付、予算項目に費やす金額、およびその他の必要な投票決定について直接投票を投稿できるようにすることです。作る。
会議の開催
会議を開催するとき、Agreedoにはタイマーが組み込まれています。オンラインで会議を開催している場合、参加者はWebExなどのツールを使用して議事録をオンラインで表示できます。または、参加者は会議の議事録にログインし、会議中に議事録が更新されたときにページを更新できます。
会議の前と最中に、会議の個人にタスクと期日を割り当てることができます。
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会議後の機能
Agreedoのようなオンラインツールが従来の方法よりも便利なのは、すべての議事録をオンラインで保存して確認したり、Excelドキュメントとして印刷またはエクスポートしたりできることです。オンラインで議事録へのリンクを送信することもできます。参加者は、サインアップしたタスクに関する電子メールのリマインダーを受信したり、割り当てられたすべてのタスクを表示したりできます。
前の会議から次の会議に議題項目を確認して持ち越すことができる「フォローアップ」会議機能もあります。これは、特に議事録を取り、フォローアップを行うように割り当てられた人々にとって、少し時間の節約になります。
Agreedoの多くのユーザーがこのオンラインサイトに対してさまざまな機能のリクエストを持っていることは間違いありませんが、それが長い間延期されているので、今のところ私はそれが存在することを嬉しく思います。
Agreedoは現在完全に無料で、料金プランはありません。このサイトについてのあなたの考えと、このサイトに追加してほしいことを教えてください。
画像クレジット： シャッターストック
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バカリはフリーランスのライター兼写真家です。彼は長年のMacユーザーであり、ジャズ音楽のファンであり、家族の男性です。
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