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Excelは 素晴らしく便利 スプレッドシートプログラムですが、完璧なスプレッドシートを作成して印刷し、最後の1行を含む9枚の紙に印刷することほど悪いことはありません。紙の上でひどく見える場合、美しく細工されたスプレッドシートは何が良いですか？
幸い、スプレッドシートとプログラム設定を微調整して、すべてを1つのページに表示し、そのページの見栄えをできるだけ良くすることができます。スプレッドシートが1ページに対して大きすぎる場合は、これらの設定を使用して、スプレッドシートを複数のページに分散させることができます。
印刷する前にプレビューする
これは重要なステップです。問題について知っていれば、印刷する前に多くの問題を回避できます。印刷して、それがどの程度うまく機能しているかを確認すると、最後の行または列を紙に貼り付けようとして、大量の紙を無駄にしてしまう可能性があります。
Excelのバージョンによっては、クリックする必要がある場合があります ファイル>印刷プレビュー 、 ファイル>印刷>印刷プレビュー 、 あるいは単に ファイル>印刷 スプレッドシートがプリンタから出力されたときにどのように表示されるかを確認します。見た目が良ければ、先に進んで印刷してください。そうでない場合は、以下にリストされている戦略のいくつかを試してください！
ページレイアウトビューを使用する
ページレイアウトビューには、作業中にドキュメントがどのように印刷されるかが表示されます。スプレッドシートで作業するのに最適なビューではありませんが、列と行がスペースを最大限に活用できるように調整するのに役立ちます。ビューをアクティブにするには、に移動します 表示>ページレイアウト 。
これで、スプレッドシートが印刷されたとおりに表示されます。このビューで以下にリストされているツールを使用して調整を行うと、それらがうまく機能したかどうかをよりよく理解できます。 （これと同じ機能がWordで利用可能であり、 プロ並みのドキュメントを作成する そこにも。）
ページの向きを変更する
スプレッドシートの幅が高さよりも広い場合は、水平方向にすると、より多くのスプレッドシートをページに収めることができます。背の高いスプレッドシートは、垂直方向の恩恵を受ける可能性があります。スプレッドシートで使用する方向を選択するには、 ページ設定 メニューをクリックし、[ページ]タブで[縦]または[横]を選択します。
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行または列を削除または非表示にする
大きなスプレッドシートでは、冗長な行や列、古い情報が含まれている行、または特定の状況で印刷する必要がない列がよくあります。これらの行と列はページ上の貴重な領域を占有し、スプレッドシートを適切に適合させることをはるかに困難にする可能性があります。
そのデータの一部を削除できる場合は、使い慣れたデータを使用してください ハイライト>編集>削除 それらを取り除くためのシーケンス。後でもう一度必要になると思われる情報が含まれている場合は、行または列のヘッダーを右クリックして選択することで非表示にできます。 隠れる 。データを再度表示するには、非表示のデータの両側の行または列を強調表示し、ラベルを右クリックして、を選択します。 再表示 。
ページ分割を使用する
お気に入りのワードプロセッシングプログラムと同じように、ページ分割を挿入して、Excelが便利だと判断する場所ではなく、スプレッドシートを目的の場所に複数のページに分割することができます。使用するだけ 挿入>ページ分割 ドキュメントを分割する場所をExcelに指示します。
印刷領域を変更する
スプレッドシートに大量のデータがあり、その一部だけを印刷する必要がある場合は、選択したスプレッドシートの一部だけを印刷できます。印刷するセルを選択してクリックします 印刷 。変更 印刷内容： オプション 選択 、およびプレビューが更新され、選択したデータのみが含まれるようになります。
同じ選択範囲を定期的に印刷する傾向がある場合は、そのセクションだけを含む永続的な印刷領域を設定できるため、毎回選択する必要はありません。これを行うには、頻繁に印刷する領域を選択してから、に移動します。 ファイル>印刷領域>印刷領域の設定 。これで、この選択がスプレッドシートの標準の印刷領域になります。その設定を取り除くには、 ファイル>印刷領域>印刷領域のクリア 。
ページマージンの変更
スプレッドシートをページに収めるためにもう少しスペースが必要な場合は、ページの余白にスペースを追加することで問題を解決できます。 [ページ設定]ダイアログには、次のいずれかからアクセスできます。 ファイル>ページ設定 または、印刷ダイアログの[ページ設定]ボタンを使用します。各余白に1インチの端数を追加し、印刷プレビューをもう一度確認します。
ページにできるだけ収まるように余白にスペースを追加することで、簡単に船外に出ることができます。ただし、紙の端までテキストが表示されると、見た目が悪くなるだけでなく、読みにくくなる可能性があることに注意してください。これに注意してください！
テキストの折り返しと列のサイズ変更
Excelは通常、数値データに使用されますが、テキストにも非常に役立ちます。セルに大量のテキストがある場合、スプレッドシートが実際に伸びて、1ページまたは複数ページに収まるのが難しくなる可能性があります。ドキュメントが次のように見える奇妙な印刷スキームになってしまう可能性があります。
一部のテキストが切り取られており、切り取られていないセルは右に移動しすぎています。スプレッドシートの幅を1ページの幅に制限するには、列の幅を制限し、テキストの折り返しを使用して、印刷するデータが失われないようにします。まず、 フォーマット>セル>配置 確認してください テキストを折り返す 有効になっています。
これで、セル内のテキストが列幅よりも広い場合、テキストは次の行に折り返されます。ここから、行または列ヘッダーの端をドラッグしてサイズを変更することにより、列の幅を調整できます。
下のビデオに示すように、行または列のラベルをダブルクリックして、必要に応じて自動的に幅を広げることもできます。列が希望どおりにページに収まるようにするには、上記のページレイアウトビューを使用します。
スプレッドシートを拡大縮小する
他に何もしていない場合は、スプレッドシートを1ページ（または特定のページ数）に収まるように拡大縮小できます。の ページ設定 、横にあるラジオボタンをクリックします 合う： スプレッドシートを印刷するページ数を選択します。少数の「幅の広い」ページを選択するとドキュメントが水平方向に拡大縮小され、少数の「背の高い」ページを選択すると垂直方向に拡大縮小されます。パーセンテージスケールを選択することもできます。
スケーリングオプションを使用すると、紙に貼るときのドキュメントのサイズを制限できますが、テキストが非常に小さくなり、読みにくくなる可能性もあります。プレビューをチェックして、データを読み取ることができないほどスケーリングしていないことを確認してください。印刷しようとしているときにスケーリングは本当に便利です Excelチャート 、 それも。
印刷物を読みやすくする
スプレッドシートを許容可能なページ数にできたら、さらに一歩進んで、できるだけ読みやすくします。他のいくつかの印刷設定を微調整することで、印刷物の外観を最適化できます。ここにあなたが知っておくべきカップルがあります。
グリッド線と行または列の見出しの印刷
の中に ページ設定 メニュー（印刷ダイアログまたは ファイル>ページ設定 ）、[シート]タブをクリックして、[ グリッド線 下 印刷 セクション。選択することもできます 行と列の見出し これらのラベルをプリントアウトに追加します。
ヘッダーとフッターの情報の追加
Excelは、ドキュメントのヘッダーとフッターに有用な情報を自動的に追加して、読みやすくすることができます。の中に ページ設定 メニューをクリックし、 ヘッダー/フッター タブをクリックし、ドロップダウンメニューを使用して、ページ番号、ファイル名、作成者名などの情報をヘッダーまたはフッターに追加します。スプレッドシートが非常に長い場合、この情報はページをより簡単に整理するのに役立ちます。
をクリックしてカスタムテキストを追加することもできます ヘッダーをカスタマイズする また フッターをカスタマイズする 。
印刷が不十分なスプレッドシートに甘んじないでください
スプレッドシートを印刷するときに見栄えを良くしようとすると、特に1ページに収める必要がある場合は、イライラする可能性があります。ただし、ドキュメントの設定と形式を少し調整するだけで、すばらしい印刷物を作成できます。オフィスでExcelを成功させるための他のヒントも忘れずに学んでください。
Excelからスプレッドシートを印刷するための他のヒントはありますか？ 以下で共有してください！
画像クレジット： 疑問符の実業家 Shutterstock経由のDooderによる
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ダンは、企業が需要とリードを生み出すのを支援するコンテンツ戦略およびマーケティングコンサルタントです。彼はまた、dannalbright.comで戦略とコンテンツマーケティングについてブログを書いています。
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