MicrosoftWordでプロフェッショナルなレポートとドキュメントを作成する方法

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Microsoft Officeが国だったとしたら、世界で3番目に人口の多い国だったでしょう。 12億人 単一のアプリスイートを使用するのは気が遠くなるようなことです。そして、彼らは107の言語を「話します」！

しかし今、あなたと私は英語で話しているので、MicrosoftOfficeの武器庫で最も人気のあるツールについて話します- マイクロソフトワード 2016年 。

whatsappでオンラインステータスをオフにする方法

このドキュメントエディタは、さまざまなドキュメントの作成に使用されます。簡単な申請から必要な履歴書まで。プレーンなバケットリストからオフィスメモまで。 Wordで作業できると思います。しかし、私たちが真面目な専門家の報告書を書くために座っているとき、私たちは重要な事実を発見します。

専門的なレポート作成には、異なるスキルのセットが必要です。

だから、これを自問してください -単一のドキュメントから長いレポートに飛躍できますか？この大規模なドキュメントプロジェクトの管理に役立つすべてのMicrosoftWord機能を知っていますか？他のチームメンバーと共同作業できますか？

あなたは学生、中小企業の経営者、または会社員かもしれません...あなたはレポートまたはある種の専門的にフォーマットされた文書を作成する必要があります。このMakeUseOfガイドは、テクニックを更新し、デザインアプローチを研ぎ澄ますのに役立ちます。

このガイドの内容：

レポートを書く - 序章 | レポートチェックリスト

便利なMicrosoftWordツール - スペシャルペースト | 研究者 | ドキュメントの一部をフリーズする

参考資料とコラボレーション - 索引 | 参考文献 | 相互参照 | コメント

レポートを完成させる - 署名 | 透かし | 読み取り専用 | PDFに印刷

次のステップ - 結論

レポートを書く

レポートの作成には、調査とその分析結果の公開が含まれます。専門家の世界では、公開するものの「外観」または外観が最も重要です。目を楽しませてくれる最終結果は、あなたの評判を磨き、あなたのパーソナルブランドを高める可能性があります。

以下の手順は、Microsoft Word2016のエキスパート機能を紹介します。計画に多くの時間を費やしてください。これらのガイドラインから始めてください…

ステップ1：目的を決定する

レポートを開始する前に、最初にレポートを作成する理由を最初に知っておく必要があります。レポートにはさまざまな種類がありますが、情報を提供するか、説得することを目的としています。これは、技術プロセスの説明、背景情報の共有、またはプロジェクトの進捗状況のデモンストレーションを目的としています。

自問してみてください - 何と どうして 。これにより、目的を1つの主要なポイントに絞り込み、不必要な詳細に取り掛かる代わりに、それに固執することができます。

ステップ2：オーディエンスを特定する

2番目の重要な考慮事項は、オーディエンスを評価することです。彼らはあなたが話していることを理解することができますか？レポートを読む読者のレベルは異なりますか？主題に関する読者の知識は、あなたが含める必要のある情報に大きく影響します。

主要な対象者を決定してから、適切な技術レベルでレポートのスクリプトを作成します。セカンダリオーディエンスは、レポートの最後にある補足情報でサポートできます。

ステップ3：トピックを知る

あなたはあなたが話していることを知っている必要があります。したがって、トピックを調査し、あなたの主張を証明するためにすべての関連情報を含めてください。個人的な意見ではなく、事実に基づいて結論を出すようにしてください。情報は正しく、最新で、十分に参照されている必要があります。

また、ジャーナル、新聞記事、本、ウェブサイト、パンフレット、生データ、年次報告書、スピーチなどのさまざまなリソースを使用して、あなたの主張を裏付けてください。ウィキペディアに固執しないでください。

ステップ4：レポートの概要を説明する

あなたは研究をしました。入力して印刷するのを待っている情報がたくさんあります。ちょっと待って！水に入る前に溺れないでください。最初から最後までナビゲートするのに役立つウェイポイントのチャートとなるレポートの最終的な概要を準備します。アウトラインは青写真です。それはあなたに土地の鳥瞰図を与え、またあなたが詳細を記入する必要がある場所をあなたに示します。

アイデアレポートの構造には、次の要素を含めることができます。

タイトルページ
エグゼクティブサマリー
目次
序章
レポートの本文
結論
推奨事項
付録
参考文献と参考文献

MicrosoftWordのドキュメントの概要は、調査で埋め始める前でもドキュメントを整理するのに役立つ強力な機能です。活用するブレーンストーミングとマインドマッピングのテンプレートそれも。

ステップ5：書き込み、編集、校正、および終了

レポートを構成したら、ヘッダーにコンテンツを入力します。個人的には、各セクションを少しずつ取り上げてから、情報をまとめるのが最善だと思います。必要に応じてこれを行うことも、レポート構造を下るときに各セクションを終了することもできます。最初につづりや文法ではなく、アイデアを提示し、裏付けとなる証拠を使用することに集中するようにしてください。あなたの議論の概要を説明し、あなたの主なアイデアを投げかけるいくつかの文章を書いてください。引用する価値のあるものを見つけたら、それを引用してください。

あなたのテキストの大部分が書かれたら、それを読んで、それがうまく流れることを確認する時が来ました。「この情報は…」、「言い換えれば…」、「同様に…」などの移行語で読者の理解を導き、関連する重要なポイントを強調してください。

最後に、時間をかけて校正し、文法とスペルをチェックしてください、およびすべての関連情報とその論理フローを再確認します。作業を確認して校正するために、少なくとも1日は残しておくことをお勧めします。書いたものを読み逃す傾向があるので、終わったと思った直後に編集しようとしないでください。少し寝て、翌日校正してください。

レポートチェックリスト

懸命に取り組んできたレポートを提出または提出する前に、次のことを確認してください。

タイトル、あなたの名前、日付、レポートの対象者、およびレポートの内容について考えられる説明を記載したタイトルページを完成させました。
コンテンツページには適切な見出しがあり、ページ番号は正しいです。
イントロダクションが重要なポイント、レポートの範囲、および達成したい目的をカバーしていることを確認してください。
表の上と画像/グラフの下にキャプションを追加しました。
レポートの内容は、論理的、事実的、トピックにとどまる明確な方法で情報を提示していますか？
結論は結果を述べ、主要なアイデアを言い換え、新しい情報を含んでいませんか？
見出しと小見出しは明確にラベル付けされていますか？
見積もりは関連性があり、最新で、正しく参照されていますか？
必要に応じてページ分割を使用しましたか？

それでは、Microsoft Wordを起動して、レポートのドラフトをまとめて専門的なドキュメントとして提示するのに役立つ機能を紹介しましょう。

レポート作成に役立つMicrosoftWordの機能

これらを一口サイズのヒントとして、1つずつ習得してください。

Microsoft Wordは、多くの要点を備えた大きな榴弾砲です。専門的なレポートを計画、準備、提示するために必要な主要なスキルセットとツールに焦点を当てましょう。以下で説明するMicrosoftWordの機能は、作業を容易にする生産性のショートカットでもあります。

ヒント： Microsoft Word 2016の「TellMe」アシスタントを使用して、Officeスイートの新機能の詳細を確認してください。

3つの予備ツールから始めましょう...

特殊貼り付けを使用

私たちのほとんどにとって、テキストや画像をWordにコピーする必要がある場合は、CTRL + Vショートカットで問題ありません。ただし、コピーしたデータを、Excelデータなどの別の形式に画像として貼り付けたい場合があります。とともに スペシャルペースト 他のプログラムからWordに画像、プレゼンテーションデータ、表、またはオブジェクトを貼り付けるときに、形式を破棄または指定できるコマンド。

プロフェッショナルなドキュメントでExcelの表やグラフを頻繁に操作します。

必要なものをコピーして[貼り付け]をクリックすると、データがテーブルとして挿入されることがわかります。ただし、貼り付けたいセルの領域が広く、編集したくない場合は、編集するための追加オプションを使用して、画像として貼り付けることができます。

の マイクロソフトエクセル： コピーするセルを選択して強調表示し、>を押します。 CTRL + C。

の マイクロソフトワード： に移動 ホーム>貼り付け>特殊貼り付け 。選択する スペシャルペースト ダイアログから選択します Microsoft OfficeExcelワークシートオブジェクト 。

データを画像のようにサイズ変更でき、ダブルクリックすると値を編集できます。表またはグラフを変更して再設計できます。また、Excelでグラフや表のデータを更新すると、Wordでグラフを自動的に更新できます。

右クリックのコンテキストメニューも試してください。 [形式を選択して貼り付け]メニューが表示されます。

もっとあります ExcelからWordにデータをインポートするオプション。 NS MicrosoftOfficeサポートページもそれらを詳細に説明しています。

研究者を使用する

はい、グーグルとウィキペディアがあります。ただし、Wordからブラウザに絶えず切り替えると、生産性が低下する可能性があります。 Office 2016は、このうんざりする作業に強力な研究統合をもたらします。リサーチャーは、Microsoft Word内からコンテンツを見つけるのに役立つだけでなく、引用をすばやく追加するのにも役立ちます。 Bingナレッジグラフを使用して、ドキュメントをサポートする適切なコンテンツを見つけます。

に移動 リボン> [参照]タブ およびc選択 研究者 。検索オプションを含むペインが右側に開きます。

検索するトピックのキーワードを入力して、Enterキーを押します。

[結果]ペインには、ドキュメントで使用できるソースのリストが表示されます。詳細に調べるトピックを選択してください。

右上のプラス記号をクリックして、トピックをMicrosoftWordドキュメントに追加します。結果のプラス記号をクリックして、研究文書の出典を引用することもできます。引用ソースは、Webソースや書籍で研究をサポートするのに役立ちます。

後で見るように、注釈付きの参考文献は、ドキュメントの最も難しい部分の1つです。研究者は、介入するインテリジェントアシスタントです。

Wordドキュメントの一部をフリーズする

あなたの専門的な報告は長くて複雑な仕事になることを当然のことと思いましょう。 Wordウィンドウを2つのペインに分割して、ドキュメントの2つの異なる部分を同時に表示できます。ある場所から別の場所にパーツをコピーして貼り付けたり、別の場所で作業しているときにドキュメントのある部分を参照したりする場合に、時間を節約できます。

に移動 リボン> [表示]タブ> [分割] 。

分割を削除するには、をクリックします スプリットを削除 同じタブで。

Windowsグループには、2つ以上のドキュメントの操作方法を変更するためのいくつかのオプションがあります。機能は一目瞭然です。

両方のドキュメントを同時にスクロールするには、をクリックします 同期スクロール [表示]タブの[ウィンドウ]グループにあります。をクリックすることもできます 並べて表示 ドキュメントの2つの部分を並べて配置します。

ヒント： 分割ビューを使用して、2つの異なるレイアウト（たとえば、印刷とアウトライン）を表示します。分割を設定します。次に、変更するペインをクリックし、[表示]タブで別のレイアウトを選択します。

レイアウトとデザインに取り組む

レポートの提示は、そもそも誰かにレポートを読ませる理由であり、それがあなたのレポートがうまく提示されることが重要である理由です。読むレポートを4つ選択した場合、何を選択しますか？

手書きのレポート。
白黒で印刷されたドキュメント。
通常のA4用紙にカラーで印刷されたレポート。
キャッチーなタイトルページ、きちんと境界があり、滑らかなカラーで印刷されたレポート？

4番目のレポートは、見た目だけで引き寄せられるため、取り上げます。

表紙だけが理由ではありません。適切に設計されたレポートは読みやすくなります。読む時間がないときもスキャンが簡単です。そのため、ヘッダーとフッター、およびさまざまなスタイルとテーマに時間を費やす必要があります。つまり、レポート内のすべての要素のフォーマットです。

フォーマットは難しい雑用のように思えるかもしれませんが、それはあなたの創造的な筋肉をすべて行使する楽しい運動です。重要なポイントは、今後MicrosoftOfficeのあらゆるものに適用できるスキルです。そして、ここで学んだすべての生産性のヒントで時間を節約できます。

Microsoft Word 2016には、豊富な機能セットがあります。これらは、レポートのデザインが他のデザインよりも際立ってプロフェッショナルになる方法のほんの一部にすぎません。それでは、レイアウトとデザインのスキルを分析してみましょう。

このセクションでは、これらの機能について段階的に説明します。

表紙から始める
目次を作成する
ヘッダーとフッターを作成する
ページ番号を追加する

（コンテンツのフォーマット）

適切なフォントを選択してください
段落のスタイルを設定する
コントロールページ分割
スタイルとテーマを使用する
キャプション
クイックパーツを使用する
ページの境界線で飾る

1.表紙から始める

最初のページは、読者との最初の接点です。好印象を与えるチャンスでもあります。 Wordはタイトルページの組み込みギャラリーで仕事を引き受けるので、芸術的スキルの欠如を言い訳にしないでください。あなたがしなければならないのは、レポートのテーマと結婚することだけです。

Microsoft Word2016はあなたに提供します 16個のフォーマット済みテンプレート そしてOffice.comでさらに3つ。

に移動 挿入>ページグループ>表紙 。

デフォルトでは、表紙はドキュメントの先頭に表示されます。

提供されている「公式」テンプレートは16個しかないため、他のすべてのピアが同じ表紙を持っていることに気付く場合があります。だから、それをカスタマイズして、もう少しユニークにしてみませんか。

あなたはできる Microsoft Wordでタイトルページ（またはカバーページ）をデザインするそれはスタック内のオリジナルである可能性があります。テンプレートとして保存するか、その場で簡単にデザインを変更できます。

2.目次を作成します

カジュアルな読者がスキャンします。優れた読者は、最初にスキャンしてから深く掘り下げます。目次は、両方に役立つウェイポイントを提供します。長くて複雑な文書の場合は、興味のあるセクションに行く前に、土地の配置を確認してみませんか？

ドキュメントの長さが10ページを超える場合は、目次（TOC）を検討してください。まず、必要がないことを確認する必要がありますドキュメント内のページを再配置します TOCを作成する前に。

Microsoft Wordでは、目次全体を手書きで書く必要はありません。あります 目次自動ツール 下 参考文献 あなたのアウトラインを取り、あなたのためにそれをデザインするタブ。また、何かを変更したいときに簡単に更新しておくことができます。

ダウンロードしてコンテンツの性質に合わせることができるテンプレートもあります。たとえば、論文の目次は、会社の年次報告書の目次とは異なります。

完全なチュートリアルがあります Wordで目次ページを作成する方法。

その要点はこれです：

アウトラインを作成し、見出しスタイルを使用して階層を整理します。自動目次ツールを見出しスタイルに適用します。 Word 2016はこれらの見出しを検索し、目次をドキュメントに挿入します。その後、ドキュメントに変更を加えた場合、目次を自動的に更新できます。

より実践的な制御については、 手動目次 スタイル。 Wordはプレースホルダーテキストを挿入し、リスト内の各コンテンツを挿入してフォーマットする必要があります。

3.ヘッダーとフッターを作成します

主な目的はすべてのページでレポートに関する情報を提供することであるため、ヘッダーとフッターはレポートで重要です。これらは、ページ番号の一般的な表示領域です。ドキュメントのヘッダーには、レポートのタイトルと、場合によってはレポートの作成者の名前が含まれている必要があります。現在のセクションのタイトルが役立ちます。

一方、フッターには、ページ番号、発行日、およびその他の必要な管理情報を含める必要があります。いくつかのことに注意してくださいスタイルガイドには、ヘッダーとフッターに関する特別なガイドラインがあります。

ドキュメントのヘッダーから始めて、ユニークな外観を与えましょう。

選択する 入れる 、次にいずれかを選択します ヘッダ また フッター グループから。組み込みのギャラリーには、選択できるいくつかのオプションが表示されます。

ヘッダーとフッターのスペースは、プレースホルダーテキストまたはテーブルとともにドキュメントに挿入されます。 NS ヘッダーとフッターのツール 日付、時刻、画像などの他の書式設定作業のためにリボン上で開きます。

テキストを入力して、 ヘッダーとフッターを閉じる 。

空白のヘッダーとフッターから始めることができます。デザインスキルがある場合は、 ヘッダーとフッターのツール あなた自身を設計する。組織のカスタムレターヘッドを作成する場合は、ヘッダーとフッターのスペースをマスターします。上部に会社や組織のロゴ、下部にきちんとフォーマットされた脚注などのブランド要素を使用できます

組み込みのヘッダーの1つを試して変更してみましょう。選択しました男ギャラリーから。

最終的な外観は、単純なテキスト効果とMicrosoftOfficeアイコンギャラリーから供給されたアイコンを組み合わせるのに2分かかりました。

ヘッダーとフッターが配置されています。しかし、ドキュメントのどこにいるかをどうやって知るのでしょうか。次の重要な道標としてページ番号を挿入します。

4.ページ番号を追加します

ページ番号はフッターで最もよく見えます（上の画像のようなヘッダーとは異なります）。から基本的なページ番号を追加できます 挿入>ページ番号 リボンのボタン。から追加することもできます設計ヘッダーとフッターを追加すると表示されるタブ。

ページ番号を細かく制御できます。さまざまな数値形式から選択し、ニーズに合わせてカスタマイズします。この場合、フッターに番号を追加していますが、上部または余白に配置することもできます。この例では、左下にページ番号を配置しました。ただし、デフォルトの外観と形式を変更したいと思います。

例：「XXXのページX」を使用すると、長いドキュメントでより適切なインジケーターが作成されます。

ページ番号を選択します。に移動 挿入>クイックパーツ 。ドロップダウンメニューから、分野。 [ヘッダーとフッターのデザイン]タブから[フィールド]ダイアログにアクセスすることもできます。

選ぶ NumPages フィールド名の長いリストから。右側のボックスから、特定の形式を選択できます。通常の1、2、3を選択しました。クリック わかった 、ページ数が表示されます。これで、ページX of XXXなどのテキストを追加し、[ホーム]タブから利用できる通常のテキスト書式設定ツールを使用して数字の外観を変更するだけです。

これで、次のようになります。

ドキュメント内の任意のページ番号の外観をデザインすると、Wordは残りのすべてを自動的に更新します。ページ番号はフッターの最も一般的な要素ですが、ヘッダーなどの他の情報を保持することもできます。 [挿入]グループのオプションから、日付と時刻、ドキュメント情報、画像などをヘッダーまたはフッターに追加できます。

次に、コンテンツのフォーマットに進みます。

あなたのプロのレポートの視覚的な描画は、あなたがコンテンツに適用する「美化」と一緒に来ます。書式設定は、ドキュメントの流れが良好であるための重要なステップでもあります。したがって、適切なフォント、段落スペース、および色を選択することに多くのエネルギーを集中する必要があります。

心配しないでください。 Microsoft Wordにはデフォルトのテーマと視覚スタイルがパッケージ化されているため、芸術的に挑戦している人でも、この部分は簡単です。ドキュメントの最も基本的な要素から始めましょう。

5.適切なフォントを選択してスタイルを設定する

あなたのプロのWordレポートでのフォントの選択テキストがどのように目立つかだけでなく、それがどのように印刷されるかも決定します。最大の影響を与えるには両方が必要です。

書体（つまり、フォントの視覚的な外観）は、ドキュメント全体またはドキュメントの特定の部分に適用できます。すべてのフォントの選択肢は、[ホーム]タブから利用できます。に移動 ホーム>フォント 。

Microsoft Word2016のデフォルトフォントはCalibriです。他にもたくさんの選択肢があるので、それを超えて見てください。 Times New Romanを選択した場合、怠惰と見なされる可能性があります。Windingsを選択した場合、まあ…それを説明する必要はないと思います。したがって、読みやすく、レポートに適したフォントを選択するようにしてください。安全にプレイするには、これらのいずれかから選択してくださいプロ並みのGoogleフォント ;それらは無料で利用できます。

ヒント： バスカヴィルとジョージアは、使い古されたTimes NewRomanの良い代替手段です。

本文と見出し（および小見出し）に異なるフォントの組み合わせを試してください。のようないくつかのウェブサイト FontJoy と TypeWolf フォントの組み合わせを試すのに役立ちます。あなたはできるカスタムフォントをダウンロードして使用するそれも。ただし、経験則を覚えておいてください。ドキュメントで3つ以上の異なる書体を使用しないでください。

その余分なピザズについては、テキストを強調するためのドロップキャップ。

6.段落のスタイルを設定する

行をダブルスペースまたはシングルスペースにしたい場合は、段落の形式を変更する必要があります。間隔を変更することで、ドキュメントを読みやすくしたり、ドキュメントが長くなり、より多くの作業を行ったような印象を与えることができます。

ドキュメント全体の段落を変更するには、テキストの各ブロックを選択するのが最善です。そうしないと、レポートでヘッダーを使用している場合、ヘッダーも変更されます。もう1つの優れたオプションは、段落の書式設定に使用している特定のスタイルをカスタマイズする場合です。

これを行うには、に移動します家 >スタイル 。変更するスタイルを右クリックして選択します変更。クリック フォーマット>段落 これはダイアログボックスの下部にあります。次に、段落の間隔、インデント、および配置を変更します。クリック わかった ダイアログを閉じます。

ドキュメントのより小さな部分を変更したい場合 、変更するものを選択します。ハイライトされたテキストを右クリックして、段落。上記と同じダイアログボックスが表示されます。

7.制御ページ分割

ページ分割（その名前による）は、テキストの連続ブロックを2ページに分割します。ページ分割は、長いドキュメントの重要な構造要素です。 Wordは、ページの最後にページ分割を自動的に挿入します。ただし、長いドキュメントでは、必要な場所にページ分割を配置できます。

手動のページ分割を挿入するには、をクリックします挿入> ページ分割。（キーボードショートカット：CTRL + Enter）

クリックすると、ページ分割は次のようになります。 表示/非表示 のコマンド 段落グループ 。

しかし、ページまたは列に多数の行をまとめて、ページ分割のためにそれらを分離させたくない場合はどうでしょうか。レイアウトはあなたの管理下にあります。段落グループの右下に表示される小さな矢印をクリックします。

の中に段落ボックスをクリックします 行とページの区切り。次の4つのページ付けオプションから選択します。

未亡人/孤児 コントロールは、段落の少なくとも2行をページの上部または下部に配置します。
次を続ける 一緒にいたい段落間の区切りを防ぎます。
行を一緒に保つ 段落の途中でのページ分割を防ぎます。
前のページ分割 特定の段落の前にページ分割を追加します。

私達はまた示しましたページ分割を削除する方法必要に応じて。

8.スタイルとテーマを使用する

スタイルとテーマは、おそらくMicrosoftWordであまり使用されていない機能の2つです。しかし、多くの時間を節約するために、あらゆる機会にそれらを使用する必要があると思います。

しかし、テーマとスタイルの違いは何ですか？マイクロソフト言う：

テーマは、全体的な色とフォントをすばやく変更する方法を提供します。テキストの書式をすばやく変更したい場合は、Wordスタイルが最も効果的なツールです。

したがって、テーマは色、効果、フォントで一般的な外観を制御するため、最初にドキュメントに適したテーマから始めます。 それで 、スタイルを使用して、外観を変更する特定の部分を掘り下げます。

にとって テーマ： に移動します設計タブ。ギャラリーからテーマを選択します。あなたは色の組み合わせがどのようなものであるかのプレビューを見ることができます。

にとって スタイル： 変更するテキストの部分を選択します。に移動します スタイル 上のグループ家タブ。あなたはそれらがどのように見えるかのプレビューを見ることができます。コンテンツに適したスタイルを選択してください。たとえば、ドキュメントの見出しの見出しスタイルを選択します。または、引用符の特定のスタイル。既存のスタイルを変更して、新しいスタイルを最初から作成することもできます。

9.キャプション

すべての写真、図表、またはイラストには、それを明確に説明するためのキャプションが必要です。これは1行のテキストで、通常はグラフィックの下にあります。キャプションは、別の場所で言及する必要がある場合の重要なリファレンスでもあります。多くのドキュメントでは、この小さな詳細が省略されています。

キャプションを追加するのは簡単です。キャプションを追加するイラストを右クリックします。選択する 字幕を追加 。

ダイアログボックスで、キャプションテキストを追加し、残りのオプションを構成します。キャプションはWordで自動的に参照できます。

10.クイックパーツを使用する

専門的な文書は繰り返しになる可能性があります。これが、常に再利用するボイラープレートコンテンツにクイックパーツの使用を開始する必要がある理由です。たとえば、すべてのドキュメントに含める契約条項があるとします。または、いくつかの紹介情報。コピー＆ペーストを繰り返す代わりに、クイックパーツとして保存し、何度も再利用します。

クイックパーツも一種です 建築用ブロック 。あなたはコンテンツのすべての再利用可能なブロックのギャラリーを見ることができます ビルディングブロックオーガナイザー 。

次の2つの手順で、独自のクイックパーツを保存して再利用します。

ギャラリーに保存するフレーズ、文、またはドキュメントの他の部分を選択します。
に移動 挿入>テキストグループ>クイックパーツ>選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存 。必要に応じて、名前を変更し、説明を追加します。クリック わかった 。

同様に簡単に、保存したコンテンツのスニペットを再利用できます。

クイックパーツギャラリーから選択範囲を挿入する場所にカーソルを置きます。に移動 挿入>テキストグループ>クイックパーツ 。次に、再利用する文、フレーズ、またはその他の保存された選択をクリックします。

クイックパーツメニューには、他に3つのカテゴリがあります。

定型句： Word2016は古いものを保持しています 定型句 特徴。頻繁に使用するテキストブロックのクイックパーツのように機能します。例：すべてのドキュメントで使用するメモ。

ドキュメントプロパティ： すべてのドキュメントに含めることができる一連の定数プロパティ。例：会社名または作成者。

田畑： これらは、自動的に更新される事前定義された要素です。例：日付、時刻、ページ番号など。

ドキュメントプロパティのエントリには、全員と共有したくない情報が含まれている場合があることに注意してください。したがって、これらのフィールドを注意深く監視し、必要に応じて非表示の個人データを削除してください。

11.ページの境界線で飾る

ページの境界線は、チラシや招待状だけでなく見栄えもします。正しく行われれば、ドキュメントにちょっとしたクラスを追加できます。リボンの[デザイン]メニューから、さまざまな線のスタイルと幅、およびアートの境界線を使用できます。

に移動 デザイン>ページの境界線。

の中に ボーダーとシェーディング ボックス、使用 ページの境界線 境界線をデザインするためのタブ。

設定は一目瞭然です。適切な色のシャドウまたは3Dを試して、微妙でエレガントな境界線を追加してください。クリップアートの境界線を持つアートスタイルは、プロのドキュメントには派手すぎるかもしれません。

の四隅のボタンを使用します プレビュー 境界線を描画するページの側面を選択するウィンドウ。必要に応じて、これらのボタンをクリックして境界線を削除または追加します。

最初のページだけに境界線を付ける場合は、ドキュメントの最初のページにカーソルを置きます。セクション内の特定のページの周囲に境界線を配置することもできます。セクションの最初のページまたは次のページのいずれかにカーソルを置きます。

参考資料とコラボレーション

Wordレポートは、手に負えない雑用のように見える場合があります。それは、何百万もの干し草の山をきちんとした小さな積み重ねに整理するようなものです。アイデアは、どのスタックに探しているピンがあるかを正確に知ることです。これらの機能は、それを簡単にすることを目的としています。

1.インデックスを作成します

情報量の多いレポートなどの大きな文書を書く場合、目次ページでは不十分な場合があります。 NS 索引ドキュメントの最後に、キーワードのページ番号とレポートの情報を表示する必要があります。読者がページ番号だけで正しい情報を参照できるように、索引を作成します。

ドキュメントが20ページを超える場合は、インデックスを作成します。 Microsoft Word 2016は、プロセスに圧倒されることはありません。基本的に2つの部分があります。

インデックスに含める単語または情報を選択します。
ドキュメントの適切な場所にインデックスを配置します。

完成したドキュメントをスクロールして、インデックスに含める単語やフレーズにマークを付けたり、進行中にマークを付けたりすることができます。いずれの場合も、インデックスエントリとして使用するテキストを選択するか、エントリを挿入する場所をクリックします。

1.をクリックします 参考文献 >> マークエントリ 。

2.のテキストを編集します インデックスエントリをマークする ダイアログボックス。インデックスで使用したメインワードをさらに定義するサブエントリを追加することもできます。複数のレベルを追加でき、それぞれがメインエントリの下にインデントされて表示されます。

3.下 オプション 、別のメインエントリへの相互参照を作成することもできます。読者はこれを使用して、同じドキュメント内の他の場所で関連情報を参照できます。

4.ページ番号形式を使用して、索引内のページ番号の外観を決定します。

MacをRokuにストリーミングする方法

5.をクリックします マーク インデックスエントリをマークします。このテキストがドキュメントに表示されるすべての場所にマークを付けるには、をクリックします すべてマーク 。

6.インデックスに含めるすべての単語とフレーズに対してこのプロセスを繰り返します。

これでインデックスが作成されました。ドキュメントの終わりに向かって適切な場所に挿入します。

1.インデックスを挿入するページをクリックします。

2.をクリックします 参照>インデックスの挿入 。

3。索引ダイアログボックスが表示されます。ここでは、テキストエントリ、ページ番号、タブ、および引出文字のフォーマットを選択できます。

4.リスト内のさまざまな形式から外観を選択し、右側のプレビューウィンドウを確認します。プレビューウィンドウには実際のインデックスは表示されないことに注意してください。これは、どのように見えるかの単なる「シミュレーション」です。

5.をクリックします わかった 。これでインデックスの準備が整いました。

ページに挿入した後、インデックスにエントリを追加する必要がある場合があります。エントリをマークして、に移動します 参照>インデックスの更新 新しい言及を含める。

また、Wordでは自動的に行われないため、インデックスの見出しを追加します。

2.参考文献の作成

ドキュメントはほぼ完成です。今、あなたはあなたがあなたの文書で参照した他のすべての研究とアイデアを信用する必要があります。参考文献の時間です。

会社のレポートには参考文献は必要ないかもしれませんが、学術論文は参考文献なしでは完成しません。参考文献は、学術レポートで最も骨の折れる仕事の1つです。参考文献を組み立てるために座る前に、すべての引用を順番に行う必要があります。また、引用スタイル（通常はMLA、何、またシカゴスタイル）あなたの主題のガイドラインに従って。

このセクションを作成するために、サードパーティの引用および参考文献ジェネレータを利用することを躊躇しないでください。

ただし、Microsoft Word 2016には、このプロセスを可能な限り簡単にするための完全なツールセットがあります。したがって、参考文献を配置するドキュメント内のポイントに移動します。含める引用が少なくとも1つあると便利ですが、含まない場合でも、Word 2016ではプレースホルダー引用を使用して、後でソースに入力できます。

クリック 参考文献>参考文献 。

Wordは、見出し名のみが異なるいくつかの参考文献スタイルを提供します。適切なスタイルを選択し、ボタンから引用を挿入します 引用と参考文献グループ 。

参考文献ツールには、いくつかの手順があります。簡潔にするために、私はあなたを優秀な人に案内します MicrosoftOfficeヘルプページこれはステップバイステップガイドです。

いくつかの学術論文はあなたに頼むでしょう注釈付きの参考文献を作成する。これは、ジャーナル、本、記事、およびその他のドキュメントへの引用のリストとそれに続く短い段落を含む、より具体化されたバージョンの参考文献です。この段落は、出典とそれがあなたの論文をどのようにサポートしているかの説明です。

3.相互参照

相互参照を使用して、読者が長いドキュメントをナビゲートするのに役立てることができます。ドキュメントの任意の時点で、見出し、ページ番号、画像、グラフ、脚注、文末脚注、および段落を参照するように読者に指示できます。相互参照リンクは、関連情報を相互に接続するための優れた方法です。読者は、リンクをクリックするだけで、その情報スニペットに移動できます。

開始方法は次のとおりです。

1.相互参照の場所を選択し、読者にそのことを伝えるテキストを入力します。例：「将来の傾向については、チャート3を参照してください。」

2.に移動します 挿入>相互参照 。

3.で 参照型 ボックスで、ドロップダウンリストをクリックして、リンク先を選択します。

4.のオプション 参照を挿入 ドロップダウンは、上記の選択に応じて変わります。

5.で どちらのために フィールドで、選択肢を確認し、リンクする正確な情報をWordに伝えます。

6.を確認します ハイパーリンクボックスとして挿入 参照情報のハイパーリンクを作成します。

7.をクリックします 入れる ドキュメントに相互参照を含める。

キャプションについての言及を覚えていますか？その下にキャプションを使用した場合は、方程式、図、グラフ、および表への相互参照を作成できます。

Wordは、存在しないものの相互参照を作成できません。 Wordはこれらのエラーについて通知し、参照されるアイテムのページ番号またはテキストを変更すると、相互参照を自動的に更新します。

4.コメントの使用

専門的なレポートは、単独の仕事にすることも、チームの助けを借りて最初のドラフトを準備することもできます。謙虚な コメント Word文書で最も使用されていないツールの1つです。余白またはレビューペインに長方形のバルーンとして表示されます。

コメントは、小さな「付箋」または自己メモとして使用できます。レポートや原稿を書いたり、編集したり、修正したりするときは、余白に小さなメモを残してください。創造性を発揮する–他のリソースへのリンクを追加したり、ヒントやポインタに使用したり、ドキュメントのさまざまな部分にリンクしたり、読者向けのフィードバックリンクを設定したりできます。そして、あなたがファイナライズするとき、あなたは簡単にできます Wordのすべてのコメントを削除する。

Microsoft Word 2016は、強化された共同作成ツールでもあります。コメントは、チーム全体でフィードバックを伝達する上で大きな役割を果たします。コメントシステムの仕組みは次のとおりです...

1.コメントを追加するテキストを強調表示するか、テキストブロックの最後をクリックします。

2.に移動します 挿入>コメント 。ボックスにコメントを入力します。コメントは右側のマークアップ領域に表示されます。通常、印刷レイアウトビューは、テキストと一緒にコメントを表示するための最良の方法です。

3.に移動します レビュー タブをクリックして、コメントのその他のオプションを表示します。このタブには、変更とコメントの追跡共同ドキュメントで。マークアップオプションを使用して、コメントを表示または非表示にします。例えば： マークアップなし コメントと右側のマークアップ領域を非表示にします。

レポートを完成させる

レポートの大部分が完成して保存されたら、レポートを完成させます。私がファイナライズと言うとき、私はそれを校正することを意味しません。それも行う必要があります。ここで、不正な変更や盗用からレポートを保護するためのセキュリティ対策を講じる必要があります。

これらのセキュリティ対策により、電子ファイルを共有する前に、電子ファイルの信頼性がさらに高まります。

このセクションでは、以下について説明します。

署名
透かしを挿入する
ドキュメントを「読み取り専用」にする
ドキュメントをパスワードで保護する
ドキュメントをPDFに印刷する

1.署名

レポートに個人的なタッチのテキスト署名を追加できます。ただし、単純なテキスト署名には認証は必要ありません。デジタル署名は、不正アクセスからドキュメントを保護するためのより良い方法です。デジタル署名は、ドキュメントが署名者からのものであり、改ざんされていないことを確認します。

Microsoft Word2016で署名欄を作成しましょう。

ドキュメント内で、署名欄を作成する場所にカーソルを置きます。

1.に移動します 入れる >> 文章 グループ >> 署名欄 をクリックします MicrosoftOffice署名ライン 。

2。 署名の設定 ダイアログボックスが表示されます。示されているようにフィールドに入力します。署名のためにドキュメントを他の人に送信する場合は、そのドキュメント用に予約されているフィールドに署名者への指示を追加します（ 署名者への指示 ）。署名者は、次の場合に署名の目的を追加することもできます。 署名者が[署名]ダイアログボックスにコメントを追加できるようにする チェックされます。

3.をクリックします わかった これで、ドキュメントに署名のプレースホルダーが表示されます。

署名を入力してください：

デジタル署名を使用してドキュメントに署名する必要がある場合は、署名行に移動して右クリックします。

デジタルIDで署名するように求められます。持っていない場合、マイクロソフトは署名サービスパートナーから入手するように指示します。

デジタルIDをお持ちでない場合は、署名欄のテキスト表現を挿入します。認証を必要としない署名または画像を使用できます。

2.透かしを挿入します

Microsoft Wordの透かしは「偽物」ですが、それでもドキュメントのステータスを視覚的に示すのに役立ちます。たとえば、「下書き」と書かれた透かしを使用して、ドキュメントの最終バージョンと区別することができます。または、透かしを使用して、ドキュメントが「著作権で保護されている」または「機密」であることを示します。

「ドラフト」マークが最も一般的です。ただし、Microsoft Wordには、他にもいくつかの透かしが用意されています。

1.に移動します設計 >> ページの背景 と選択します 透かし 。透かしボタンは、印刷ビューでのみ有効になります。

2.ギャラリーから画像またはテキスト透かしを選択できます。水平バージョンと斜めバージョンの両方が利用可能です。ダイアログボックスには、透かしの最終的な外観に関するすべてのカスタマイズオプションが表示されます。さまざまなフォント、レイアウト、サイズ、色を試してください。

3. [テキスト]フィールドに独自のテキストを入力して、カスタム透かしを作成できます。

4.を選択します わかった ドキュメントに透かしを適用します。 Wordは、タイトルページを除くすべてのページに透かしを自動的に適用します。

3.ドキュメントを「読み取り専用」にする

専門的なレポートは、その性質上、読者が編集する必要はありません。ドキュメントをPDFに変換することは1つの方法です。ただし、Microsoft Wordにさらにいくつかの制限を適用して、偶発的な変更やあらゆる種類の脱落を防ぐこともできます。

ドキュメントを保護する方法は3つあります。

まず、ドキュメントを「読み取り専用」にします。

これにより、ドキュメントの読み取りまたはコピーのみが可能になります。誰かがファイルをコピーしてコピーに変更を加えることを妨げることはありません。

1.に移動します ファイル タブ> 情報 >> ドキュメントを保護する >> ファイナルとしてマークします。

2.読者がドキュメントを開くと、上部のバーが読者にこのドキュメントを読み取り専用として扱うように促します。ただし、[とにかく編集]をクリックして、ドキュメントを編集モードで開くことができます。

2番目-ドキュメントをパスワードで保護します。

パスワードバリアを使用して、不要な編集からドキュメントを保護します。

1.下 ドキュメントを保護する 、選ぶ パスワードで暗号化 。パスワードを入力してクリック わかった 。

2.で パスワードを認証する ボックスにパスワードをもう一度入力し、をクリックします わかった 。ドキュメントが開き、リーダーにパスワードの入力を求められます。

Microsoftは、AES（Advanced Encryption Standard）、128ビットキー長、SHA1（プレーンテキストを置き換えるために、ほぼ一意の160ビットキーを生成する暗号化ハッシュアルゴリズム）、およびCBC（暗号ブロックチェーン）を使用して、ハッカーに問題を解決します。 -当然の頭痛。

3番目-編集を制限します。

この制御機能は、作成者が他のユーザーが編集できるドキュメントの部分とロックアウトされる部分を決定するのに役立ちます。それを、VIPを入れても、それ以外の場合は一般の人々のドアを閉ざす警備員と考えてください。

1.に移動します レビュー >> 編集を制限する 。

2.下 編集制限 、チェック ドキュメントでこのタイプの編集のみを許可する 、リストに記載されていることを確認してください 変更なし（読み取り専用） 。

変更なし（読み取り専用）がデフォルトの制限タイプです。ドキュメントの別の制限レベルについては、メニューをクリックして、[変更の追跡]、[コメント]、または[フォームへの入力]から選択します。

3.一部のセクションを編集の封鎖から解放するには、制限なしで編集するセクションを選択します。複数の領域を選択するには、をクリックします NS マウスを使用して領域を選択している間。

4.確認できます みんな [編集の制限]パネルの[例外（オプション）]の下。または、をクリックします より多くのユーザー …そして特定のユーザーだけがセクションを変更できるようにします。許容領域は角括弧でマークされます。

5.をクリックします はい、保護の実施を開始します 。

次に、開いたボックスに一意のパスワードを入力します。確認するには、もう一度入力する必要があります。

パスワードはオプションです。しかし、それは誰もクリックすることができないことを保証します 保護を停止します ドキュメントを編集します。それでも偏執的である場合は、上記の2番目のプロセスで行ったように、先に進んでMicrosoftWordドキュメントを暗号化します。

4.レポートをPDFに印刷します

ポータブルドキュメントフォーマットには多くの利点があります。特に、すべてのコンピューター間でのクロスプラットフォームの互換性があります。ドキュメントの準備ができたので、印刷するには、ドキュメントを共有するか、送信する必要があります。多くの専門的なレポート（たとえば、法的文書）は、意図したとおりの形式を保持する必要があります。

コピーを保存するか、PDFに変換します。 Microsoft Word 2016には、サードパーティのアドインは必要ありません。

に移動 ファイル >> 書き出す >> PDF / XPSを作成する 。

Word文書には、PDFに含めたくない機密情報が含まれている可能性があることに注意してください。 PDFに公開する前に削除してください。の中に PDFまたはXPSとして公開 ウィンドウ、選択 オプション 。次に、書類クリア ドキュメントのプロパティ 。必要な他のオプションを設定して選択します わかった 。

ファイルを保存する場所を参照し、をクリックします公開。

次のステップ...

あなたはフィニッシュラインに近づいています。レポートは読者に渡す準備ができています。しかし、最後の仕事が1つ残っています。

ページをめくって、レポートが読みやすいものであることを（もう一度）確認してください。読者の目でアプローチしてください。あなたは自分の考えを整理し、説得力を持って書いていますか？チャートやイラストとうまく情報が流れていますか？彼らはざっと目を通し、情報をすばやく見つけることができますか？テキストは読みやすいですか？最後のステップとして、読みやすさスコアを使用して、ドキュメントの読みやすさのレベルを測定します。

また、MicrosoftWordの一部の側面について説明しなかったことにお気づきかもしれません。例えば、 MicrosoftWordテーブルデータ表示のための重要なツールです。またはリストの力情報管理において。

Microsoft Wordは四半世紀以上前のものであり、機能はほとんどありません。 MakeUseOfでは、この獣の隅々までカバーしてきました。したがって、このソフトウェアの詳細については、無料でリソースを使用してください。各 MicrosoftWordの新機能学んだことはあなたの人生を楽にするでしょう。

レポートを輝かせる

著者のナサニエルホーソーンが言ったように、

読みやすさはひどい書き方です

これはプロのレポート作成にも当てはまりませんか？結局のところ、選択肢が与えられた場合、誰もそれを読みたくないかもしれません。ビジネスレポートの作成とそれを使用したコミュニケーションは、2つの異なるものです。 Microsoft Wordは単なるツールであり、関与するのはあなたの仕事です。

いくつかの選択肢については、チェックアウトしてください最高のオンラインワードプロセッサ。そして、プロの執筆の詳細については、を見てくださいメールで謝罪し、それを意味する方法。

専門的なビジネスレポートを作成するためのベストプラクティスは何ですか？コメントで教えてください。

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著者について Saikat Basu（1542件の記事が公開されました）

Saikat Basuは、インターネット、Windows、および生産性の副編集長です。 MBAの汚れを取り除き、10年間のマーケティングキャリアを積んだ後、彼は現在、他の人がストーリーテリングスキルを向上させるのを支援することに情熱を注いでいます。彼は欠落しているオックスフォードコンマを探し、悪いスクリーンショットを嫌っています。しかし、写真、Photoshop、および生産性のアイデアは彼の魂を落ち着かせます。

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