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クラウドベースのサービスとアプリに1つの欠点がある場合、それらを使用するには常にオンラインである必要があるということです。インターネットがダウンした場合、または旅行中の場合、作業は停止します。
幸いなことに、現在はGoogleドライブとして知られているGoogleドキュメントがこれをカバーしています。インターネットに接続していなくても、サービスをオフラインにして、ファイルにアクセスして編集することができます。
何よりも、事実上すべてのプラットフォームまたはデバイスでそれを行うことができます。このガイドでは、Googleドライブを使用するすべての場所で設定して機能させる方法について説明します。
ブラウザのデスクトップ上
デスクトップでオフラインでGoogleドライブにアクセスするには、Chromeブラウザが必要です。これはWindows、Mac、およびLinuxで使用でき、各プラットフォームで同じように機能します。サポートされていないブラウザでは、オフラインアクセスを有効にするための設定がありません。
開始するには、 Chromeウェブアプリを駆動する Chromeにインストールされています。 Chromeにはデフォルトのオプションがありますが、必要な場合は、続行する前にインストールするように求められます。
Googleドライブでオフラインモードを有効にする
Googleドライブでアカウントにログインします。 drive.google.com 。クリック 設定 画面の右上隅にあるアイコン（歯車）を選択します 設定 。
開いたウィンドウで、 Googleドキュメントを同期… ラベルの付いたセクションのオプション オフライン 。ファイルがコンピュータにダウンロードされ始めます—これらには、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、および図面が含まれます。
Googleドキュメントでオフラインモードを有効にする
Googleドキュメントに移動— docs.google.com —そしてログインします。画面の左上にあるハンバーガーメニューアイコンをクリックして、 設定 。
下 オフライン同期 クリック オンにする 。新しいタブが開き、必要に応じてChromeウェブアプリをインストールして、オフラインアクセスを有効にするかどうかを確認します。
ファイルの編集
ファイルをダウンロードしたり、ドキュメントアプリのコピーをキャッシュしたりするのに数分かかります。インターネットからすぐに切断しないでください。そうしないと、インターネットにアクセスできなくなります。必要な特定のファイルをオフラインで使用できるようにするには、ファイルを開いてからもう一度閉じます。
オフラインの場合は、オンラインモードで使用しているのと同じURLにアクセスして、ブラウザでGoogleドライブまたはGoogleドキュメントを開きます。すべてのファイルは通常どおりリストされますが、オフラインで利用できないファイルはグレー表示されます。
ダブルクリックしてファイルを開きます。ファイル名の横に灰色の「オフライン」アイコンが表示されます。
ドキュメントを編集すると、変更が自動的に保存されます。オンラインに戻ると、アカウントに同期されます。ローカルで編集されたがまだ同期されていないファイルは、ドキュメントリストに太字で表示されます。
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オフラインで作業するときに新しいドキュメントを作成することもできます。これらは、次にオンラインになったときにアカウントにアップロードされます。
ドライブアプリを使用したデスクトップ
Googleドキュメントをオフラインで使用するもう1つの方法は、 専用のGoogleドライブアプリ 。これは、WindowsとMacのデスクトップデバイス、およびモバイルのAndroidとiOSで利用できます。
デフォルトでは、デスクトップ用のドライブアプリは、ドライブアカウントのコンテンツ全体をコンピューターにダウンロードします。これは、Dropboxのようなデスクトップクラウドクライアントの動作に似ています。特定のフォルダのみをダウンロードするには、 設定>同期オプション アプリ内。
インストールすると、WindowsのエクスプローラウィンドウまたはMacのFinderから、ドキュメントだけでなくすべてのドライブファイルにアクセスできます。
ドライブアプリからダウンロードしたファイルはどれでも編集できます。に保存されたGoogleドキュメントファイル .gdoc 、 .gsheet などの形式は、Chromeで編集されます。
.aiファイルを開く方法
ファイルを開くにはファイルをダブルクリックする必要があるため、Chromeをデフォルトのブラウザとして設定する必要があります。別のブラウザで開くとファイルにアクセスできなくなります。上で概説したように、ドライブWebアプリ自体のオフライン機能もアクティブにする必要があります。
選択したローカルアプリで開くその他のファイル— OfficeのExcelスプレッドシート、Photoshopの画像など。
これらを編集して、通常どおり変更を保存します。次にインターネットに接続すると、クラウドアカウントに同期されます。
ドライブアプリは、主に1台のコンピューターでサービスを使用する場合に、おそらく最も便利なオプションです。何ギガバイトものデータをローカルに保存しなければならないという不便が伴うため、複数のマシンに保存するのには理想的ではありません。
Chromebookの場合
一般に信じられていることとは異なり、Chromebookはさまざまな機能のためにオフラインで動作します。これには、ドキュメントをオフラインで使用することも含まれます。
設定のプロセスは、Windows、Mac、またはLinuxでChromeを使用する場合とまったく同じです。ドライブアプリまたはドキュメントアプリを開いてChromeブラウザに対応するサイトを読み込み、他のプラットフォームと同じ方法でオフライン機能を有効にします。
Google Apps atWorkで
Googleドキュメントへのオフラインアクセスは、企業向けGoogleアプリでも有効にできます。ただし、この機能は個々のユーザーが利用することはできず、アクティブ化するには管理者が必要です。いつものように、ユーザーはChromeを使用している必要があります。
Google管理コンソールにログインし、に移動します アプリ> Googleアプリ>ドライブ>データアクセス 。ラベルの付いたボックスをチェックします ユーザーがオフラインドキュメントを有効にできるようにする に続く 保存する 。
これらの設定は組織全体に適用されます。 Google AppsUnlimitedまたはGoogleApps for Educationアカウントの場合、セキュリティ上の理由から、個々のユーザーまたはグループへのオフラインアクセスを制限できます。
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モバイルで
NS iOSおよびAndroid用のGoogleアプリ スマートフォンとタブレットのユーザーにオフラインサポートを提供します。 Windowsタブレットでは、上記のChromeのデスクトップメソッドを使用する必要があります。 Windows Phoneの場合、サポートはありません。サードパーティのアプリGDocsは、Windows Phoneでオフラインで表示できますが、編集はできません。
iOSとAndroidでドキュメントをオフラインで使用する
iPhoneとiPadのアプリ、およびAndroidデバイスは同じように機能します。これらはすべてを網羅する「オフライン」設定を備えていませんが、代わりにファイルごとにコンテンツをオフラインで利用できるようにする必要があります。
これを実現するには、3つの異なる方法があります。アプリのメイン画面から、選択したファイルの下にある[3つのドット]メニューボタンをタップして、[ オフラインにしておく 。
または、ファイルを開いているときに、 オフラインにしておく メニューから。または選択 詳細 そこから同じオプションを選択します。いずれの場合も、デバイスからオフラインバージョンを削除するオプションの選択を解除するだけです。
選択すると、ファイルがダウンロードされます。プロセスが完了すると、通知が通知されます。
画面の左端からスワイプして、 オフライン オフラインで利用可能なファイルのみを表示するオプションから。
行った編集はすべて自動的に保存され、デバイスが次にインターネットに接続したときに、それらの変更がアカウントに同期されます。
オフラインで作業するときの問題を回避する
Googleドキュメントをオフラインで操作するときに注意する必要のある問題がいくつかあります。
- 同期の問題。 Googleドライブの主な利点の2つは、どのデバイスからでもファイルにアクセスできることと、他のユーザーとドキュメントを簡単に共同編集できることです。ドキュメントをオフラインで編集する場合、変更は別のブラウザや別のユーザーがすぐに利用できるわけではないことに注意してください。ドキュメントが他の場所で編集された後にオフライン編集を同期すると、ファイルの2つのバージョンがマージされます。混乱を避けるために、ファイルをオフラインにしたときに共同編集者に知らせて、共同作業者が自分でファイルを操作しないようにする必要があります。
- オフラインスプレッドシートの互換性。 2013年12月より前にGoogleスプレッドシートで作成されたスプレッドシートは編集できず、読み取り専用モードでのみアクセスできます。古いスプレッドシートを編集する必要がある場合は、コンテンツをコピーして新しいドキュメントに貼り付けます。
- 限られた機能。 デスクトップでGoogleドキュメントをオフラインにすると、基本的なテキストエディタに過ぎなくなります。基本的なフォーマットオプションがありますが、多くの一般的な機能が削除されています。これには、スペルチェック、画像の追加、インストールしたアドオンへのアクセスが含まれます。これは、アプリの機能がすでに軽量化されているモバイルではそれほど問題にはなりません。
オフラインでの作業は妥協です
Googleドキュメントをオフラインにしても、 MSOfficeの完全な代替品 、またはその他の従来のデスクトップオフィススイート。インターネットに接続できる場合はいつでも、オンラインでサービスを利用することで、このサービスを最大限に活用できます。
ただし、制限といくつかの潜在的な落とし穴を認識している限り、この機能は非常に便利です。これにより、どこにいても、データが安全であるという知識で安全に作業を続けることができ、接続が再開されるとシームレスに同期されます。この機能をオンにしてもパフォーマンスに影響はないため、それほど頻繁に必要になるとは思わない場合でも、今すぐアクティブ化することをお勧めします。
また、Googleドキュメントと同様に、オフラインで動作する優れた生産性アプリが他にもたくさんあることを忘れないでください。
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Andyは、テクノロジーについて15年間執筆している、元印刷ジャーナリスト兼雑誌編集者です。その間、彼は数え切れないほどの出版物に貢献し、大規模なテクノロジー企業のためにコピーライティングの仕事を生み出してきました。彼はまた、メディアに専門家のコメントを提供し、業界のイベントでパネルを主催しました。
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