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ほとんどのPCユーザーは、次のようなOfficeソフトウェアに習熟していると主張します。 言葉 とExcel、パッケージのさらなる範囲はおそらくもう少し気が遠くなるでしょう。アクセスと 同様のデータベースソフトウェア 始めるのに特に不親切なソフトウェアになる可能性がありますが、自分が何をしているのかを知っていれば、それほど問題にはなりません。
このガイドでは、データベースを作成し、データベースに情報を入力し、クエリを使用してデータベースに一目でアクセスするための基本的な手順について説明します。基本を理解すれば、真のアクセスの習得に向けて順調に進むことができます。
データベースを作成する
Accessを開くと、さまざまなオプションとテンプレートが表示されます。選択する 空のデスクトップデータベース 開始するには、ファイル名とハードドライブ上の保存場所を選択します。私が所有する本のデータベースを作成しますが、これらの同じ概念をメーリングリストに使用できます。あなたの電話帳または他の多くの目的。
データベースの最初の列には各本のタイトルが含まれているので、 クリックして追加 これが 短いテキスト エントリ—プロジェクトに適したエントリのタイプを選択する必要があります。その後、列ヘッダーの名前を適切な名前に変更します。この時点で、最初のテーブルの名前をデフォルトの「Table1」から変更することも価値があります。
含めようとしているすべての異なる列に対して同じことを行います。私の場合、それは著者名の別の短いテキストエントリ、リリース年の番号セル、および問題の本がハードカバー版であるかどうかの[はい/いいえ]チェックボックスでした。また、[追加日]フィールドを設定しました。これは、すぐに自動化されます。作成後にデータ型を編集する必要がある場合は、 田畑 リボンのタブで、目的の列を強調表示し、 データ・タイプ ドロップダウンメニュー。
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今すぐに切り替えます デザインビュー 画面の右下隅にあるアイコンを使用します。タイムスタンプを自動化するには、目的のフィールド名を選択し、ドロップダウンメニューから日付形式を選択して、次のように入力します。 = Now（） の中に デフォルト値 下のフィールド。これにより、新しいアイテムがデータベースに入力されるたびに、エントリが追加された日付がセルに自動入力されます。同じ方法を使用して、標準のテキストエントリであろうと、このような数式であろうと、他のデフォルトを確立できます。
主キーの確立
成長し続けるデータベースを作成する場合は、主キーが不可欠ですが、小規模で作業している場合でも、それに入るのは良い習慣です。 2つのアイテムが同じ名前を共有している場合、混乱が生じる可能性がありますが、主キーにより、常に別の一意の識別子を使用できるようになります。
Access 2013はデフォルトでIDフィールドを作成し、それから自動的に数値識別子が入力されます。ただし、必要に応じて、別の主キーを指定できます。これを行うには、デザインビューで目的のフィールド名を右クリックし、[ 主キー。 ただし、これは、物事が正常に機能することを保証するために、真にユニークなエントリである必要があります。
フォームを使用したデータの追加
Accessドキュメントに大量のデータを入力する場合は、 フォームを設定する価値があります 。まず、に移動します 作成 リボンのタブをクリックし、をクリックします 形 。デフォルトのレイアウトが作成され、個々のコンポーネントを適切な位置にドラッグして編集できます。
フォームをテストするには、リボンの左側にある[表示]オプションを使用して、に切り替えます。 フォームビュー 。ここでは、さまざまなフィールドに入力することでエントリを追加できます。ここで追加して、すべてが意図したとおりに機能することを確認します。進捗状況を確認するには、フォームからテーブルに戻り、[ データセットビュー 。最初のエントリが意図したとおりに表示された場合は、フォームに戻って作業内容を保存してください。
データを入力する他の方法
フォームは、特に複数のユーザーがデータベースを使用する場合に、データ入力を標準化するための優れた方法です。ただし、Accessでファイルにデータを入力する方法はこれだけではありません。最も簡単な方法は、データセットビューで手動でエントリを追加することです。
または、既存のデータを含むファイルをインポートすることもできます。 Access 2013は、さまざまな種類のファイルをサポートしています。 Excelスプレッドシートを含む 、CSVファイル、XML、およびHTMLドキュメント。ソースからデータをインポートするには、リボンから[外部データ]タブを選択し、目的のファイルタイプを選択します。 Accessは、データベースにインポートするために必要な手順を案内します。
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Accessは、データのインポートとリンクを区別していることに注意してください。データが変更されない場合は前者が正しい方法ですが、後者では、Accessでのこれらの変更を反映して、別のドキュメントを継続的に更新できます。必要に応じて、これにより時間を節約できる場合があります。
クエリの使用
データベースに十分なデータが入力されたら、大量の情報を整理することのメリットを享受し始めます。クエリは、データベースをすばやく効率的に並べ替えるシンプルで強力な方法です。それらの使用法を説明するために、特定の期間の本をデータベースで検索する簡単なクエリを次に示します。
新しいクエリを作成するには、に移動します 作成 リボンのタブをクリックして、 クエリウィザード 、次に選択します シンプルクエリウィザード 。目的のテーブルと、関心のあるフィールドを選択します。私の場合、これはリリース年であり、タイトルでもあるので、どのエントリを見ているのかがわかります。
次の画面で、すべてのレコードのすべてのフィールドを含む詳細ビューを表示するか、要約のみを表示するかを決定します。次に、[完了]を選択してプロセスを終了します。選択したデータが表示され、列ヘッダーのドロップダウンを使用してさらにスリム化できます。 1970年代に書かれた本を探しているので、[リリース年]ドロップダウンをクリックして、[ 数値フィルター>間 。
次に、データの上限と下限を設定し、1970年から1980年の間にリリースされた書籍のリストが表示されました。もちろん、同じ方法を使用して、テキスト文字列、チェックボックス、またはその他の種類の情報を照合できます。データベースに入力されている可能性があります。
Accessを使い始めるためのヒントはありますか？データベース作成の特定の側面に苦労していて、助けが必要ですか？ 以下のコメントセクションで、アドバイスや問題についてお知らせください。
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現在アメリカを拠点に活動している英語の作家。 Twitterで@radjonzeを介して私を見つけてください。
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